Die Personalabrechnung (Lohn und Gehaltsabrechnung) ist das Herzstück jeder HR-Abteilung. Hier werden nicht nur Löhne und Gehälter berechnet, sondern auch die sensiblen Daten der Mitarbeiter verwaltet.

Mit der Sage HR Software steht Ihnen die sehr etablierte und vor allem sichere Gehaltsabrechnungssoftware Lösung zur Verfügung, die Ihnen dabei hilft, die Abrechnungsprozesse zu optimieren und dabei wertvolle Zeit für strategische HR-Themen freischafft.

Unterstützt werden Sie bei der Personalabrechnung durch das Team von HRWare. So steht Ihnen weit mehr als nur die klassische HR-Softwarelösung zur Verfügung, die von unserem Partner Sage immer schnell an neue Anforderungen angepasst wird.

Gesetzlich und technologisch bleiben Sie stets up to date. Das ist auch notwendig, z.B. aufgrund komplexer neuer Meldeverfahren und stetiger Änderungen für die Arbeitgeber.

Sie erhalten ein sicheres Gefühl durch die Zusammenarbeit mit starken Partnern. Wir erlauben es uns, Sie als Partner an die Hand zu nehmen und sicher auf diesem Weg zu begleiten.

Inhalt

1. Vorhandene Systeme anbinden
   
2. Alles im Blick, alles im Griff
   
3. Optimierte Prozesse für mehr Effizienz
   

Vorhandene Systeme anbinden

HRWare kann Ihnen alle gewünschten Systeme an die Sage HR Suite anbinden und neben den Standardschnittstellen auch wirklich maßgeschneiderte Ansätze bieten, die perfekt auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind.

Mit der Sage HR Suite und der Unterstützung von HRWare berechnen Sie Ihre Löhne und Gehälter rechtskonform, pünktlich und fehlerfrei. Dabei profitieren Sie von HRWare als Partner, der nicht nur “per click” Softwarelösungen bietet, sondern umfassende HR-Kompetenz und individuelle Betreuung bietet, die Ihre spezifischen Anforderungen abdeckt.

Unsere Belegschaft besteht nämlich nicht nur aus kompetenten Entwicklern, sondern vor allem auch aus professionellen Lohnabrechnern, die stets auf Augenhöhe mit Ihnen über Ihre aktuellen HR-Aufgaben sprechen werden. Hier ein paar Beispiele, die Ihnen sicher bekannt vorkommen:

• Allgemeine Pflichten des Arbeitgebers bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Integriertes Bescheinigungswesen
• Integrierte Digitale Personalakte
• Aktualisierung persönlicher Änderungen der Mitarbeiter im Abrechnungssystem (auch durch Einbindung der Mitarbeitenden über ein Portal)
• Neueinstellungen
• Kündigungen samt Kündigungsgrund
• Mitarbeiter im Mutterschutz oder in Elternzeit
• Krankheitsfälle, mit oder ohne Lohnfortzahlung

Digitalisierung der Personalabrechnung: Effizient und rechtssicher

Stellen Sie sich vor, es ist Monatsende, und Sie sitzen in der Personalabteilung vor einem riesigen Stapel Unterlagen für die Gehaltsabrechnungen. Der Prozess der manuellen Eingabe der Abrechnungs- und Meldedaten erfordert nicht nur Präzision, sondern raubt Ihnen wertvolle Zeit, die Sie viel besser für strategische Aufgaben nutzen könnten. Jetzt klingelt das Telefon und eine Mitarbeiterin fragt nach, wie viel Resturlaub ihr noch zusteht. Immer wieder stellen Sie sich die Frage: „Habe ich wirklich alles korrekt erfasst?“ Ein Fehler in der Stammdatenpflege könnte gravierende Konsequenzen haben – nicht nur für die Buchhaltung, sondern auch für das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter.

Deren Anforderung ist, dass sie ihr Geld pünktlich bekommen und dass mit den Daten der Beschäftigten jederzeit sorgfältig umgegangen wird.

Abrechnungssicherheit erlangen Sie auch über integrierte Assistenten. So lassen sich in der Software direkt Prüfläufe und kontextbezogene Plausibilitätsprüfungen durchführen.

Mit der Unterstützung durch HRWare profitieren Sie direkt von der Automatisierung, beispielsweise durch den HR Data Service, der das Meldewesen erheblich vereinfacht. Ihnen gelingt die Abbildung branchenspezifischer Tarifwerke (z.B. Öffentlicher Dienst, Chemie, Gesundheitswesen, Metall- und Elektroindustrie, Baugewerbe…).

Dies wird ebenso berücksichtigt wie andere komplexe Abrechnungssachverhalte wie Kurzarbeit, Versorgungsbezüge, Altersteilzeit oder betriebliche Altersvorsorge.

Ein neues Kapitel in der Personalabrechnung

Mit der digitalen Personalabrechnung von Sage betreten Sie eine völlig neue Arbeitswelt. Treu unserem Motto „Konservativ & Innovativ“ finden Sie aber auch nach der Digitalisierung alles Vertraute wieder. So wie zum Beispiel die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder das Teilen der Lohnabrechnungsdaten per DATEV-Export.

Üblicherweise wird die Entgeltabrechnung nach wie vor auf Papier ausgedruckt und per Post an die Privatadresse des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin geschickt. Pflicht ist das jedoch nicht. 

Bis heute hält sich hartnäckig die Meinung, der Postversand sei vertrauenswürdiger und sicherer als der Versand per E-Mail, wenn es um vertrauliche Informationen geht. Doch dies darf angezweifelt werden, zumal viele Briefkästen öffentlich zugänglich sind oder Briefe nicht selten an einen falschen Adressaten zugestellt werden. E-Mails hingegen können persönlich adressiert und verschlüsselt zugestellt werden. Wir bieten die Varianten Druckservice, Versand per E-Mail und die Bereitstellung über die DPA an.

Alles im Blick, alles im Griff

Sie sehen, wie die Software im Hintergrund eigenständig die automatisierte Abrechnung durchführt, alle relevanten Informationen verarbeitet und sogar die elektronische Lohnsteueranmeldung (ELStAM) übermittelt.

Wenn Sie sich für die Lösung entscheiden, ist der BG-Abruf und das automatische Meldeverfahren selbstverständlich integriert.

Das Compliance Management sorgt dafür, dass alle komplexen gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Sage hält die Software für alle Kunden aktuell und Sie erhalten rechtzeitig Hinweise, falls Anpassungen erforderlich sind. Anstatt Stunden über den Abrechnungen zu verbringen, können Sie sich nun auf strategische HR-Themen konzentrieren, in dem Wissen, dass die Abrechnung zuverlässig im Hintergrund abläuft.

Die Zukunft der Personalabrechnung liegt klar vor Ihnen

Mit Sage haben Sie nicht nur eine Lösung an Ihrer Seite, die ITSG-zertifiziert ist, sondern auch die Gewissheit, dass dank HRWare Ihr Abrechnungsprozess stressfrei und rechtssicher abläuft.

Integrierte Bescheinigungswesen-Funktionen, wie das automatische Ausfüllen von Verdienst- oder A1-Bescheinigungen mit vorhandenen Daten, vereinfachen die Erstellung administrativer Dokumente erheblich. Gleichzeitig behalten Sie dank umfassendem Controlling jederzeit den Überblick. Standardauswertungen und individuell erstellte Reports ermöglichen es Ihnen, fundierte Entscheidungen auf Basis transparenter Daten zu treffen.

Auch Ihre Mitarbeitenden sind aktiv eingebunden: Über ein Mitarbeiterportal können sie auf die eigene Urlaubsübersicht, Lohnscheine, Lohnsteuerbescheinigungen und andere Dokumente zugreifen oder Stammdatenänderungen bequem selbst beantragen. So bekommen Sie weniger Anfragen, die Sie unterbrechen.

Sozialversicherung: Ein unverzichtbarer Bestandteil der Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Die Sozialversicherung ist ein zentraler Aspekt der Lohn- und Gehaltsabrechnung und umfasst die Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Arbeitgeber sind verpflichtet, diese Beiträge für ihre Mitarbeiter korrekt zu berechnen und fristgerecht abzuführen. Mit der Sage HR-Software wird auch dieser Prozess einfach und zuverlässig unterstützt: Die Abrechnung erfolgt nicht nur pünktlich, sondern auch rechtssicher.

Die automatisierte Abrechnung  übernimmt die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge, prüft die Daten auf Plausibilität und sorgt für eine fristgerechte Übermittlung an die zuständigen Träger. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und minimiert das Risiko von manuellen Fehlern, die zu Sanktionen führen könnten.

Flexibilität für alle Abrechnungsfälle

Mit der Sage HR-Software meistern Sie jede Aufgabe in der Personalabrechnung – sei es Kurzarbeit, Altersteilzeit oder Betriebsrente. Die Software ermöglicht Ihnen, selbst komplexe Abrechnungsfälle problemlos und transparent zu erledigen. Sie profitieren von maximaler Flexibilität und Kontrolle.

Mithilfe der Möglichkeit einer Vorwegabrechnung können Sie einzelne Abrechnungssachverhalte simulieren. Sie haben jederzeit den vollen Überblick über alle Abrechnungsdetails.

Optimierte Prozesse für mehr Effizienz

Durch die Automatisierung der Abrechnungsprozesse sorgt die Sage HR Software dafür, dass Ihr Team sich auf strategische HR-Aufgaben konzentrieren kann. Sie übernehmen nicht nur die Berechnung der Gehälter, sondern auch die Verwaltung der Finanzbuchhaltung, die Übermittlung der Daten an Krankenkassen und Behörden sowie die Generierung von Bescheinigungen – alles gelingt Ihnen schnell und einfach mit Hilfe der Software.

Ein Beispiel für strategische Aufgaben ist die Mitarbeiterbindung durch Entgeltoptimierung, um Personalengpässen vorzubeugen.

Entgeltoptimierung bezeichnet Strategien, die Unternehmen anwenden, um das Nettoeinkommen ihrer Mitarbeiter zu steigern, ohne die eigenen Bruttolohnkosten zu erhöhen. Dies geschieht durch die Nutzung steuer- und sozialversicherungsfreier oder -begünstigter Gehaltsbestandteile, wie z. B.:

• Sachleistungen (z. B. Gutscheine, Tankgutscheine)
• Betriebliche Altersvorsorge
• Fahrkostenzuschüsse
• Essenszuschüsse
• Kinderbetreuungskostenzuschüsse

Das Ziel der Entgeltoptimierung ist es, Mitarbeitern mehr Netto vom Brutto zu ermöglichen, indem bestimmte Bestandteile des Gehalts anders gestaltet werden, um Steuer- und Sozialabgaben zu sparen. Unternehmen profitieren, indem sie die Mitarbeitermotivation steigern, während ihre Lohnkosten stabil bleiben.

Es handelt sich also um eine win-win-Situation für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Auch das gelingt spielend, wenn die Software Sie dabei unterstützt.

Outsourcing leicht gemacht

Sie möchten Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung vollständig auslagern? Mit dem Abrechnungsservice von HRWare können Sie Teile oder die gesamte Abrechnung an die Experten Ihres Vertrauens übergeben und sich so auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Dabei gewährleistet die ITSG-zertifizierte Lösung höchste Sicherheit und Zuverlässigkeit bei der Verwaltung Ihrer Abrechnungs- und Meldedaten.

Lohnabrechnung mit maximaler Effizienz

Wünschen Sie sich, dass die Lohnbuchhaltung „fast wie von selbst“ läuft? Ihr Lohnabrechnungssystem verarbeitet alle relevanten Daten inklusive der Reisekostenabrechnung im Handumdrehen, und Sie haben endlich die Freiheit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Die Nettolohnberechnung erfolgt fehlerfrei, und das Meldewesen wird automatisch bedient. Keine Sorgen mehr um Fristen oder fehlende Angaben.

So bleibt Ihnen nicht nur der Überblick in Form von Reports erhalten, sondern es entsteht auch mehr Raum für Verbesserungen und Entscheidungen, die Ihr Unternehmen nach vorne bringen.

Zusammenfassung: Moderne HR-Software für alle Abrechnungsanforderungen

Mit der Sage HR Software profitieren Sie von einer modernen, ITSG-zertifizierten Lösung, die Ihre Abrechnungslösungen und das ganze Personalwesen auf ein neues Level hebt. Von der Verwaltung komplexer Abrechnungsfälle wie Altersteilzeit und Betriebsrenten bis hin zur automatisierten Erstellung von Bescheinigungen und Meldungen – alles wird effizienter und sicherer. Setzen Sie auf eine Software, die mit Ihrem Unternehmen wächst und die Ihre Entgeltabrechnung zukunftssicher macht.