Digitale Zeiterfassung: Effizienz und Transparenz im Arbeitsalltag
In diesem BLOG-Artikel erfahren Sie, wie Sie der gesamten Belegschaft die digitale Zeiterfassung schmackhaft machen und was es sonst noch zu beachten gibt.
Ich kann mich noch sehr lebhaft an meinen allerersten Arbeitgeber erinnern.
Lange vor der Zeit, als ich bei HRWare begann. Der Konzern, bei dem ich angestellt war, hatte als „elektronische Zeiterfassung“ eine klobige, sandfarbene Stechuhr an der Rezeption hängen und rechts davon ein großes schwarzes Board, in dem meine Karte aus dünner gelber Pappe -mit meinem handgekritzelten Namen darauf – steckte.
Neben hunderten anderen Kärtchen.
Start in den Tag – Zeit im Blick
Jeden Morgen habe ich mich bei der Ankunft im Büro registriert, indem ich meine Karte in die Stechuhr gesteckt habe.
Abends habe ich mich genauso auch wieder abgemeldet.
Ebenso in der Mittagspause. Mein Arbeitgeber konnte damit exakt erfassen, welche Zeit der einzelne Mitarbeitende für das Unternehmen an jedem einzelnen Tag geleistet hatte. „Mitarbeiter stempeln“ war für uns normal. Eine aus heutiger Sicht beinahe prähistorische elektronische Zeiterfassung.
Personalsoftware
Von Personalsoftware waren wir noch meilenweit entfernt. Die Dame aus der Personalabteilung holte meine Mappe aus einem Hängeregister, wenn ich mit ihr sprach und zum Beispiel mal schnell wissen wollte, wie viel Resturlaub mir noch zusteht für einen spontanen Ausflug nach Kopenhagen. Mit einem Prozessdesigner lassen sich Abläufe, wie zum Beispiel die Urlaubsbeantragung, heute individuell anpassen. Auch der Korrekturprozess für fehlende oder fehlerhafte Stempelzeiten kann direkt über das Mitarbeiterportal zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem abgewickelt werden. Die korrekten Zeitbuchungen werden anschließend automatisch im Zeitmanagementsystem für HR bereitgestellt.
Was war schon immer gut an der Zeiterfassung?
Klingt heute urkomisch, ulkig und altmodisch, wie das Arbeitszeit-Reporting in den 90er Jahren aussah. Heute bei HRWare sind wir in der Personalabteilung natürlich längst digitalisiert und wir benutzen neben den Standardprodukten von Sage auch Eigenentwicklungen, die uns unterstützen. Aber man sieht: Arbeitszeiterfassung war und ist erforderlich und ich als Mitarbeiterin habe das System der Gleitzeit persönlich immer extrem geschätzt. Weil es nämlich gerecht ist.
Positive Aspekte des Arbeitszeit-Reporting
Das Zeiterfassungssystem war für die Mitarbeitenden schnell und einfach erledigt.
Es war mein Freund und nicht mein Feind.
Ich konnte dadurch nach individuellem Bedarf flexibel mal länger und mal kürzer Mittagspause machen und meine Gleitzeit insgesamt persönlich auskosten, wie ich wollte, solange ich die Mindestarbeitszeit pro Monat einhielt. In der Pause ins Schwimmbad oder joggen gehen war so mit angesparten Stunden für mich möglich.
Was hatte der Arbeitgeber von Zeiterfassung?
Der Arbeitgeber hat auch profitiert, weil ich mit ihm nicht abgerechnet habe, wenn ich aus persönlichen Gründen meine Mittagspause überziehen musste. Ich musste mich dafür auch nicht rechtfertigen, sondern bin am nächsten Morgen etwas früher gekommen oder ich bin abends länger geblieben, um mein Team zu unterstützen, wenn es meine Hilfe brauchte. Mein Arbeitgeber war fair zu mir und ich war fair zu ihm. Ich habe mich sehr gut gefühlt damit.
Fairness durch Echtzeit-Zeiterfassung
Notwendige Überstunden wurden besprochen und Fleiß bei Bedarf auch leistungsgerecht vergolten. Für mich als junge Mitarbeiterin war die Aufzeichnung meiner Arbeitszeit also absolut kein Nachteil, sondern es bot mir ein sehr hohes Maß an persönlicher Freiheit und Flexibilität, die auch heute von den Mitarbeitenden (nicht nur der Gen-Z) geschätzt wird.
Abrechnung von Überstunden
Um festzustellen, wie viel Bonuszeit ich im aktuellen Monat flexibel abrechnen oder abfeiern konnte, musste ich jedoch meine Personalabteilung bemühen, die alle geleisteten Arbeitsstunden aller Mitarbeitenden in einer Excel Tabelle erfasst hatten. Mühsam manuell aus den hunderten Stechkarten übertragen. Wie viel Zeit eine elektronische Zeiterfassung und mobile Zeiterfassung sparen, wird an diesem Beispiel deutlich. Prozesse und Workflows sind wichtig, da ist ein Partner wie HRWare natürlich Gold wert, wenn man diese aktuell noch entwickelt.
Projektzeiterfassung
Auch wenn wir heute für Kunden die Arbeitszeiten unserer Mitarbeitenden zahlungspflichtig abrechnen wollen, dann erwarten diese -zu Recht- eine penibel korrekte Projektzeiterfassung von uns als seriösem Geschäftspartner. Ohne mobile Zeiterfassung ist das Verwalten dieser projektbezogenen Daten heute nahezu unmöglich.
Ausnahmen von der elektronischen Form
Wenn es keine durchgehende Strategie gibt, dann passiert es bei Ausnahmen immer, dass manuelle Workarounds (meistens in Form von Excel Tabellen) den Fluss unterbrechen. HRWare sieht das als Hauptaufgabe an, diese Ausnahmen durch klasse Prozesse und Workflows zu ersetzen. Zum Beispiel durch ein informatives Mitarbeiterportal und durch eine App oder Software zur Zeiterfassung, um unprofessionelle und fehleranfällige Excel-Workarounds stetig weiter zu minimieren.
Die Lösung für Zeiterfassung
Eine Software zur Zeiterfassung muss her, aber welche?
Kann man die eigentlich auch mieten? Selbstverständlich.
Die digitale Echtzeit-Zeiterfassung hat mittlerweile in den meisten verpflichteten Unternehmen einen festen Platz eingenommen. Unternehmen weltweit erkennen zunehmend die Vorteile digitaler Systeme zur Erfassung von Arbeitszeiten und deren weitreichende Auswirkungen auf die betriebliche Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit an.
Wenn Sage über die Integration im Zusammenhang mit Zeitmanagement spricht, dann bezieht sich das auf die nahtlose Einbindung der Zeiterfassung in das gesamte HR-Management-System. Auf Knopfdruck Aussagen zu treffen auf die Fragen nach dem Arbeitszeitgesetz oder nach Pausenzeiten ist mit der Stempeluhr eben nicht machbar. Papier ist nicht so leicht durchsuchbar.
Die Integration der Sage HR Suite ermöglicht es, Arbeitszeiten systematisch und rechtskonform zu erfassen, zu verwalten und auszuwerten.
Dazu gehört auch, dass die HR Suite eine Zugriffskontrolle und auch zeitliche Zugriffskontrolle bietet. Für die Öffnung von Türen und Schranken, ganz nach der jeweiligen Berechtigung der Person.
Jegliche Zeitdaten können an andere Module der Sage HR Suite, wie der Personalabrechnung und dem Projektmanagement übergeben werden.
Das System ist schon von Haus aus sehr integrativ und wenn Wünsche offenbleiben, dann löst HRWare diese.
Als Sage Platinum Partner raten wir natürlich zu den Lösungen von Sage und zeigen Ihnen das gern mal ganz konkret. Monatliche Bezahlmodelle gibt es natürlich auch.
Was trägt HRWare bei?
Auf der Webseite von HRWare, einem führenden Anbieter für die Sage HR Suite und Zusatzlösungen, wird besonders hervorgehoben, wie moderne Zeiterfassungssysteme dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Arbeitskultur transparent zu machen.
Klingt allgemein vielversprechend. Ist aber im täglichen Arbeiten entscheidend für die Mitarbeitenden und für die Kunden.
Ohne kompetente Partner kann man keine großen Fortschritte machen. HRWare hört nicht bei der genialen Standardsoftware von Sage auf sondern bietet bei Bedarf auch zusätzliche individuelle Anpassungen und Trainings in der Akademie.
Der Wandel von manuellen zu digitalen Systemen
Früher wurden Arbeitszeiten nur manuell erfasst – sei es durch die beschriebenen Stempelkarten, durch Excel-Tabellen oder in Form einfacher handschriftlicher Notizen. Diese Methoden waren nicht nur zeitaufwendig, sondern leider auch anfällig für Fehler und Manipulation.
So fügt sich das Thema Zeitmanagement in Ihre Unternehmensstrategie ein
Sie wollen wachsen oder sie planen sogar, einen Mittbewerber zu übernehmen? Dann hat das Auswirkungen auf Ihre Mitarbeitenden.
Wenn Sie die Menschen positiv und aktiv in die Arbeitszeitgestaltung einbeziehen, dann haben Sie eine motiviertere und insgesamt zufriedenere Belegschaft. Moderne Systeme bieten eine Vielzahl an Funktionen, die weit über die reine Erfassung der Arbeitsstunden hinausgehen. Sie bieten einen Ausgleich zwischen Arbeitszeit und Privatleben. Nutzen Sie gern den Inhalt unseres BLOG-Beitrages dazu, um Ihrer Belegschaft das Thema Zeiterfassung schmackhaft zu machen.
Digitale Zeiterfassungssysteme ermöglichen eine genaue und automatisierte Erfassung der Arbeitszeiten. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten über verschiedene Geräte, vom PC, Tablets, Smartphones bis hin zu modernsten Zeiterfassungsterminals erfassen.
Diese Flexibilität unterstützt insbesondere das mobile Arbeiten, das in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen hat.
Rufen Sie JETZT bei HRWare an, um sich da besser zu informieren.
Urteil des europäischen Gerichtshofs
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat entschieden, dass Arbeitgeber in der EU verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden einzuführen. Dieses Urteil (C-55/18) zielt darauf ab, die Rechte der Arbeitnehmenden zu schützen. So kann es auch interpretiert und argumentiert werden. HRWare ermöglicht es Ihnen, aus dieser Not eine Tugend zu machen.
Effizienzsteigerung durch Automatisierung
Einer der größten Vorteile der digitalen Zeiterfassung ist die Automatisierung. Durch die Integration mit anderen HR-Systemen, wie beispielsweise der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder der Urlaubsverwaltung, können Prozesse erheblich beschleunigt werden.
Das reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern es minimiert auch das Risiko von Fehlern. Wie das geht, erfahren Sie in einem persönlichen Gespräch mit HRWare.
Jetzt anrufen und Erstgespräch vereinbaren
Ein gutes Beispiel hierfür ist die automatische Berechnung von Überstunden. Während bei manuellen Systemen oft eine zeitaufwendige Nachbearbeitung erforderlich war, berechnen digitale Systeme Überstunden in Echtzeit und können diese direkt an das Lohnabrechnungssystem und die Mitarbeitenden übermitteln. Diese Automatisierung spart Zeit und sorgt für eine präzise Abrechnung und die Möglichkeit, rechtzeitig zu intervenieren.
Transparenz und Vertrauen im Unternehmen
Transparenz ist ein weiterer wichtiger Aspekt, der durch digitale Zeiterfassung gefördert wird. Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf ihre erfassten Arbeitszeiten und können diese problemlos einsehen und überprüfen. Sie müssen nicht in der Personalabteilung nachfragen, wo sie aktuell stehen. Ein Mitarbeiterportal spart der Personalabteilung viel Zeit und schafft Vertrauen, sowie Zufriedenheit und es sorgt dafür, dass Unstimmigkeiten ohne viel Zeitaufwand schnell und größtenteils autark durch die Mitarbeitenden selbst geklärt werden können.
Digitale Zeiterfassung
Darüber hinaus ermöglicht die digitale Zeiterfassung eine bessere Nachverfolgung und Analyse der Arbeitszeiten. Führungskräfte können Berichte erstellen, um Trends und Muster zu erkennen, die zur Optimierung der Arbeitsabläufe und zur Personaleinsatzplanung genutzt werden können. Zum Beispiel kann durch die Analyse der Arbeitszeiten festgestellt werden, zu welchen Zeiten die Produktivität der Belegschaft am höchsten ist, sodass Arbeitspläne entsprechend angepasst werden können.
DSGVO-konform sein und Datenschutz einhalten
In vielen Ländern sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Digitale Zeiterfassungssysteme helfen dabei, diese gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und bieten gleichzeitig eine hohe Datensicherheit. Moderne Systeme sind in der Lage, detaillierte Berichte zu erstellen, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, und die Daten sicher zu speichern.
Datenschutz
Der Datenschutz spielt hierbei eine zentrale Rolle. Digitale Zeiterfassungssysteme müssen sicherstellen, dass die erfassten Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Dies wird durch den Einsatz moderner Verschlüsselungstechnologien und strenger Zugriffsrechte gewährleistet. HRWare legt großen Wert darauf, dass ihre Systeme den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen, um die sensiblen Daten der Mitarbeiter zu schützen.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Ein weiterer Vorteil digitaler Zeiterfassungssysteme ist ihre Flexibilität. Unternehmen können die Systeme an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen und verschiedene Arbeitszeitmodelle integrieren. Ob Gleitzeit, Schichtarbeit oder Projektarbeit – digitale Systeme bieten die nötige Flexibilität, um unterschiedliche Anforderungen abzubilden.
Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten einfach und schnell erfassen, egal ob sie im Büro, von zu Hause aus oder unterwegs arbeiten. Dies fördert nicht nur die viel proklamierte Work-Life-Balance, sondern trägt auch zu einer höheren Zufriedenheit und Produktivität der gesamten Belegschaft bei. Unabhängig vom Alter und der Rolle.
Herausforderungen und Lösungen
Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es auch Herausforderungen bei der Einführung digitaler Zeiterfassungssysteme. Eine der größten Hürden ist komischerweise die Akzeptanz der Mitarbeiter. Daran kann man arbeiten. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter den anfangs beschriebenen Mehrwert der neuen Systeme erkennen und diese als Unterstützung in ihrem Arbeitsalltag wahrnehmen, anstatt sich kontrolliert zu fühlen.
Förderung der Akzeptanz
Um die Akzeptanz zu fördern, sollten Unternehmen umfassende Schulungen und regelmäßige Informationen zur Verfügung stellen. HRWare unterstützt Sie gern dabei. Mitarbeiter sollten merkbar in die Auswahl und Implementierung des Systems einbezogen werden, um sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse und Anforderungen berücksichtigt werden und damit keine negativen Gefühle entstehen, die meistens unnötig sind.
Bestehende Systeme
Ein weiteres, häufiges Problem ist die Integration mit bestehenden Systemen. Hier ist es entscheidend, dass die digitalen Zeiterfassungssysteme kompatibel mit den vorhandenen HR- und IT-Systemen sind. HRWare bietet hierfür maßgeschneiderte Lösungen, die eine nahtlose Integration ermöglichen und somit einen reibungslosen Übergang sicherstellen. Rufen Sie uns jetzt an und erzählen Sie uns von den Systemen, die heute für Sie unverzichtbar sind.
Praxisbeispiel: Erfolgreiche Implementierung bei einem mittelständischen Unternehmen
Ein mittelständisches Unternehmen aus dem Dienstleistungssektor stand vor der Herausforderung, die Arbeitszeiten seiner über 400 Mitarbeiter effizient und transparent zu erfassen. Die bisherige manuelle Erfassung war fehleranfällig und zeitaufwendig, was zu Unstimmigkeiten, vielen Rückfragen und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern führte.
Implementierung
Durch die Implementierung eines digitalen Zeiterfassungssystems von HRWare konnte das Unternehmen diese Probleme erfolgreich lösen. Die Mitarbeiter wurden intensiv geschult und in den Einführungsprozess einbezogen, wodurch die Akzeptanz des neuen Systems von Anfang an hoch war.
Die Automatisierung der Arbeitszeiterfassung und die nahtlose Integration mit der Lohnabrechnung führten zu einer deutlichen Reduktion des administrativen Aufwands. Zudem konnte die Transparenz der Arbeitszeitdaten erheblich gesteigert werden, was rasch zu einem besseren Arbeitsklima und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit beitrug.
Zukunftsperspektiven der digitalen Zeiterfassung
Die digitale Zeiterfassung steht unserer Meinung nach erst am Anfang ihrer Entwicklung. Mit fortschreitender Technologie werden die Systeme immer intelligenter und bieten zunehmend erweiterte Funktionen. Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen werden in Zukunft dazu beitragen, noch präzisere Analysen und Vorhersagen zu ermöglichen.
IoT
Ein weiteres spannendes Feld ist die Integration von Wearables und anderen IoT-Geräten (Internet of Things) in die Zeiterfassung. Diese Technologien könnten die Erfassung von Arbeitszeiten weiter automatisieren und Ihnen dabei helfen, Gesundheits- und Produktivitätsdaten zu sammeln, die zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen genutzt werden können. Wie kann man sich das vorstellen: Digitale Systeme geben Alarm, wenn an bestimmten Arbeitsplätzen häufige Krankmeldungen vorkommen. Rückenleiden oder Burn-out-Syndrom sind Volkskrankheiten und kein Arbeitgeber mag unvorhersehbare Krankmeldungen, die den gesamten Personaleinsatzplan erschweren oder sabotieren.
Jetzt mehr erfahren
Fazit: Ein unverzichtbares Werkzeug für moderne Unternehmen
Die digitale Zeiterfassung hat sich als unverzichtbares Werkzeug für moderne Unternehmen etabliert. Sie bietet zahlreiche Vorteile, von der Effizienzsteigerung über die Verbesserung der Transparenz bis hin zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Unternehmen, die auf digitale Zeiterfassungssysteme setzen, profitieren von einer besseren Arbeitsorganisation und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit.
Bleib am Puls der Zeit mit HRWare als Partner
HRWare steht als kompetenter Partner bereit, um Unternehmen bei der Auswahl und Implementierung der passenden HR-Lösungen zu unterstützen. Mit maßgeschneiderten Systemen und umfassendem Support stellt HRWare sicher, dass Unternehmen die volle Bandbreite der Vorteile digitaler Zeiterfassung nutzen können.
Die Zukunft der Arbeitswelt ist digital – und mit der richtigen Zeiterfassungslösung können Unternehmen sicherstellen, dass sie für diese Zukunft bestens gerüstet sind.
