HR-Abteilungen stehen vor der Herausforderung, administrative Aufgaben zu bewältigen und gleichzeitig den strategischen Anforderungen eines modernen Unternehmens gerecht zu werden. Aber wie strategisch denkt eine Personalabteilung, wenn sie pausenlos beschäftigt ist?

HRWare zeigt Schritt für Schritt die Automatisierung von HR-Prozessen. Die Sage HR Suite setzt existierende Ressourcen in den eigenen Mitarbeiterkompetenzen frei. So kann sich ihre HR-Strategie weiterentwickeln. Insgesamt zeigt sich die Sage HR Suite als flexibles HR-System, das die Unternehmensziele durch Human Resources Management optimal unterstützt. Besonders gut gelingt dies mit HRWare als Partner, denn wo die Standardmodule nicht maßgeschneidert zu Ihnen passen, bieten wir Ihnen eine Lösung an und wir binden auch Ihre vorhandenen Systeme an die Sage HR Suite an, wenn Sie dies wünschen.

Inhalt

1. Personalverwaltung als grundlage für HR-Ziele
2. Praxisbeispiel: Digitale Personalakte optimiert Dokumentenmanagement
   
3. Mehr Zeit für HR-Strategie 

Personalverwaltung als Grundlage für strategische HR-Ziele

Die HR-Abteilung sollte nicht nur reaktiv, sondern im besten Falle strategisch arbeiten und so am Erfolg des Unternehmens mitarbeiten. Im Fokus steht die zentrale Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten, die dank digitaler Personalakten jederzeit verfügbar und sicher sind. Solche Daten, wie die Informationen über vorhandene Mitarbeiterkompetenzen, können Personalentscheidungen vereinfachen und die Transparenz in Personalprozessen erhöhen. Versuchen Sie zum Beispiel mal ohne digitale Personalakte festzustellen, wie viele Mitarbeitende am Standort Stuttgart englisch sprechen. An diesem einfachen Beispiel wird der größte Vorteil der digitalen Personalakte klar: Die Daten werden leichter durchsuchbar und die vorhandenen Kompetenzen besser nutzbar. Führungskräfte und Mitarbeitende haben über das HR Mitarbeiterportal Zugriff auf relevante Daten, was Rückfragen insgesamt reduziert und ungeliebte administrative Aufgaben verkürzt.

Beispiel aus der Praxis: Abwesenheitsmanagement

Eine der zentralen Herausforderungen im Personalmanagement ist es, wiederkehrende Abläufe so effizient wie möglich zu gestalten und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu stärken. Der Bereich Antrags- und Genehmigungswesen ist hierbei besonders relevant, da zeitaufwändige manuelle Prozesse die Belegschaft nerven und die Effizienz erheblich beeinträchtigen können. Die Sage HR Suite bietet hier durch digitalisierte und automatisierte Workflows eine sehr wertvolle Unterstützung, die durch individuelle Anpassungen sogar noch verstärkt werden kann.

Beispiel aus der Praxis: Abwesenheitsmanagement

Mit der Sage HR Suite kann das Antragswesen für Abwesenheiten wie Urlaub oder Homeoffice nahtlos digital ablaufen. Mitarbeiter stellen ihre Anträge direkt im System, die zuständige Führungskraft erhält automatisch eine Benachrichtigung und kann über das Mitarbeiterportal die Anträge genehmigen oder ablehnen. Dies beschleunigt solche wiederkehrenden Genehmigungsprozesse erheblich und reduziert die Notwendigkeit für Rückfragen. Der Prozess ist durchgängig digital und transparent. Für das HR-Team bedeutet das weniger Verwaltungsaufwand und schnellere Bearbeitungszeiten – Ein klarer Gewinn für Unternehmen, die ihre internen Abläufe optimieren möchten, um einen automatisierten Prozess im Personalmanagement zu erhalten! Personalabteilungen und Führungskräfte besitzen mit der Sage HR Suite ein leistungsstarkes Tool, um den Überblick zu bewahren und schneller auf Anfragen reagieren zu können. Das Ergebnis ist neben der spürbaren Zeitersparnis und mehr Transparenz ein effizienterer Ablauf, der für alle Beteiligten einen Mehrwert schafft.

Das Antrags- und Genehmigungswesen

Wie im obigen Beispiel spielt das Antrags- und Genehmigungswesen im modernen Personalmanagement eine zentrale Rolle, insbesondere in Unternehmen, die ihre HR- Prozesse smarter gestalten möchten. Ein durchdachtes System für Anträge und Genehmigungen ermöglicht es, Routineaufgaben wie Urlaubs- oder Abwesenheitsanträge, Reisekostenabrechnungen und Genehmigungen für Weiterbildungen schnell, lückenlos und strukturiert abzuwickeln. Die Sage HR Suite bietet hier eine kinderleicht bedienbare Plattform, auf der Mitarbeitende und Führungskräfte alle erforderlichen Anträge stellen, nachverfolgen und dokumentieren können. Die Personalplanung und die Personalentwicklung werden endlich vereinfacht und die Personalverantwortlichen werden in allen Unternehmensbereichen entlastet. So kommen Sie den Unternehmenszielen -auch dank der strategischen Arbeit in der Personalabteilung- wesentlich näher.

Flexibles Zeit- und Abwesenheitsmanagement

Gerade im Mittelstand können fehlende Kapazitäten oder unzureichend besetzte Positionen das Unternehmensergebnis stark beeinträchtigen. Mit einem integrierten Zeitmanagement-Modul ermöglicht die Sage HR Suite eine präzise Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Vertretungen. Dies erleichtert nicht nur die Planung, sondern fördert auch eine gerechte und transparente Handhabung von Arbeitszeiten, was wiederum die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden steigert. Sie werden es lieben.

Die Mitarbeiterbindung stärken und die Fluktuation reduzieren

Ein weiterer entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg ist die langfristige Bindung qualifizierter Mitarbeitender. Studien zeigen, dass eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit zu mehr Engagement führt und dass engagierte Mitarbeitende nicht nur produktiver sind, sondern auch messbar zur Stärkung der Unternehmenskultur

beitragen. So ergab eine umfassende Meta-Analyse von Gallup, dass Unternehmen mit hoch engagierten Mitarbeitenden eine um 21 % höhere Rentabilität und eine 17 % höhere Produktivität verzeichnen.

Mit der Sage HR Suite lässt sich ein strukturiertes Feedback- und Entwicklungsprogramm ganz leicht erstellen. Zum Beispiel werden Mitarbeitergespräche, Bewertungen und Beurteilungen vollständig digital und prozessorientiert im System abgebildet. Wie das genau geht, erfahren Sie im durchdachten Onboarding von HRWare, das Sie Schritt für Schritt sicher in der Anwendung macht. Sie können sich in einer kostenfreien Beratung vorab von uns zeigen lassen, was Sie besonders interessiert, um sich selbst davon zu überzeugen.

Mitarbeitende erhalten zusätzliche Motivation durch regelmäßiges Feedback zu ihrer Leistung, klare Entwicklungsziele und über das Mitarbeiterportal auch jederzeit Einblick in die eigenen Zielvereinbarungen. Dies fördert das Engagement und stärkt insgesamt die Bindung ans Unternehmen.

Die Software unterstützt Sie außerdem bei Standardaufgaben wie der Durchführung und Dokumentation von Unterweisungen, der Erstellung von Arbeitszeugnissen und Serienbriefen wie beim HR-relevanten Schriftverkehr im Allgemeinen.

Nehmen wir den Fall eines Unternehmens, in dem Genehmigungen für Dienstreisen regelmäßig und zeitnah erfolgen müssen. Ohne ein digitales System ist dies oft umständlich und zeitaufwendig. Mit der Sage HR Suite kann der Mitarbeiter seinen Antrag über das System einreichen, das daraufhin eine automatische Benachrichtigung an die zuständige Führungskraft sendet. Sobald die Genehmigung erteilt ist, erhält der Mitarbeiter eine Rückmeldung, und die Reisekostenabrechnung wird ebenfalls direkt über das System abgewickelt.

Dieses strukturierte und zeitgemäße Vorgehen reduziert nicht nur Bearbeitungszeiten, sondern sorgt auch für Transparenz und Effizienz innerhalb der Abläufe. Ohne eine geeignete und ganzheitliche Software für das Personalwesen entwickeln sich oft im ganzen Unternehmen „manuelle Workflows“ -meist in Form von Excel-Tabellen- und ein Überblick wird erschwert. Das ist vorbei, wenn Sie die Sage HR Suite einsetzen.

Beispiel aus der Praxis: Effizientes Dokumentenmanagement mit der digitalen Personalakte

Eine häufige Herausforderung für Personalabteilungen ist die digitale Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten. Mit wachsender Teamgröße und höheren Compliance-

Anforderungen wird das Dokumentenmanagement schnell komplex. Hier bietet die Sage HR Suite eine Lösung durch die digitale Personalakte.

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das bisher auf physische Personalakten angewiesen ist. Wenn ein Mitarbeiter ein Gehaltsgespräch führt oder eine Weiterbildungsmaßnahme plant, müssen HR-Mitarbeitende oft lange suchen und eventuell mehrere Dokumente aktualisieren. Die digitale Personalakte der Sage HR Suite erfasst alle relevanten Daten und Dokumente zentral und revisionssicher. So können Führungskräfte und die Personalabteilung auf alle notwendigen Informationen zugreifen, ohne zeitaufwändiges Suchen oder Kopieren. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko, dass wichtige Dokumente verloren gehen, in falsche Hände geraten oder das veraltete Daten verwendet werden.

Entlastung durch automatisierte Prozesse

Die Einführung einer Software ist nicht einfach? Das stimmt vielleicht, aber warten Sie mal unser Onboarding ab. Wir stellen sicher, dass Sie schnellstmöglich, aber in Ihrem eigenen Tempo Ihre Personalabteilung digitalisieren und sich dabei jederzeit sicher und wohl fühlen. Durch den Einsatz der Sage HR Suite werden wesentliche HR-Prozesse, wie das Bewerbermanagement und die Personalabrechnung, standardisiert und digitalisiert. Für Unternehmen bietet dies eine doppelte Entlastung: Zum einen sparen sie wertvolle Zeit bei lästigen und administrativen Tätigkeiten, und zum anderen reduziert die Automatisierung potenzielle Fehlerquellen in der Abrechnung. Dies ist besonders wichtig, da die Abrechnung fehlerfrei und effizient sein muss, um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu sichern und Compliance-Risiken zu vermeiden.

Kunden, die sich bei uns für die Lösung Sage HR Suite entschieden haben, gaben uns oft das Feedback: „Wenn wir das gewusst hätten, dann hätten wir es schon viel früher gemacht“!

Zusammenfassung: Mehr Zeit für die Entwicklung der HR-Strategie

Durch die Einführung eines integrierten HR-Systems wie der Sage HR Suite verschafft das Team von HRWare Ihnen die Möglichkeit, sich von repetitiven, administrativen Aufgaben zu befreien und die so gewonnene Zeit strategisch zu nutzen.

Sowohl Mitarbeitende wie auch Führungskräfte sind über das Mitarbeiterportal aktiv in die Prozesse involviert.

Unternehmen profitieren nicht nur durch eine optimierte Personalverwaltung, sondern auch durch ein systematisches und zielgerichtetes Talentmanagement, das langfristig aktiv zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt.

Mit der Sage HR Suite lassen sich Ihre Herausforderungen der Personalführung erfolgreich meistern und eine HR-Landschaft schaffen, die sich den Anforderungen von morgen anpasst.

Jetzt Kontakt mit HRWare aufnehmen und sich kostenfrei beraten lassen