Alternativen zu DATEV gibt es mehrere – je nachdem, welche Funktion im Mittelpunkt steht. Für die Entgeltabrechnung kommen vor allem spezialisierte HR-Softwarelösungen wie die Sage HR Suite infrage, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeitwirtschaft und Personalverwaltung in einem System vereinen. Wer die Entgeltabrechnung effizienter gestalten möchte, sollte prüfen, ob eine integrierte HR-Plattform die eigenen Anforderungen besser abdeckt als ein reines Abrechnungsprogramm.

Ein isoliertes Abrechnungsprogramm kostet mehr Zeit, als es spart

Viele Unternehmen nutzen DATEV ausschließlich für die Entgeltabrechnung, pflegen Personalstammdaten aber an anderer Stelle, verwalten Abwesenheiten in Tabellen und übermitteln Auswertungen manuell an die Geschäftsführung. Diese Datenpflege an mehreren Stellen erzeugt Fehlerquellen, Verzögerungen und unnötigen Aufwand. Wer die Entgeltabrechnung effizienter gestalten will, braucht nicht nur eine bessere Abrechnung, sondern eine gemeinsame Datenbasis, auf der alle HR-Prozesse aufbauen.

Fehlende Integration zwischen Abrechnung und HR-Prozessen bremst die gesamte Personalabteilung

Wenn Zeitwirtschaft, Bewerbermanagement, digitale Personalakte und Entgeltabrechnung in verschiedenen Systemen laufen, entstehen Medienbrüche, die täglich Zeit kosten. Korrekturen müssen mehrfach eingepflegt werden, Auswertungen lassen sich kaum konsolidieren, und die HR-Abteilung verbringt einen Großteil ihrer Kapazitäten mit Datenpflege statt mit strategischer Personalarbeit. Der konkrete Schritt daraus: eine modulare HR-Plattform einführen, die mit einem Modul startet und schrittweise um weitere Funktionen ergänzt werden kann.

Was ist DATEV und wofür wird es eingesetzt?

DATEV ist ein Softwareprogramm, das ursprünglich für Steuerberater und Buchhalter entwickelt wurde. Es wird unter anderem für Finanzbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie den elektronischen Datenaustausch mit Finanzämtern und Sozialversicherungsträgern genutzt. In vielen Unternehmen läuft die Entgeltabrechnung direkt über DATEV oder über einen Steuerberater, der das Programm einsetzt.

Besonders verbreitet ist DATEV in kleineren und mittleren Unternehmen, die ihre Buchhaltung gemeinsam mit einem externen Steuerbüro abwickeln. In diesem Fall übermittelt das Unternehmen Abrechnungsdaten an den Berater, der die Abrechnung dann im DATEV-Programm durchführt. Diese Konstellation funktioniert für einfache Strukturen gut, stößt aber an Grenzen, sobald HR-Prozesse komplexer werden oder stärker digitalisiert werden sollen.

Wichtig zu wissen: DATEV ist kein Amt und keine Behörde, sondern ein Softwareprogramm. Die Anbindung an DATEV, etwa für den Datenaustausch zwischen HR-Software und Finanzbuchhaltung, ist technisch möglich und bei vielen HR-Lösungen standardmäßig vorgesehen.

Warum suchen Unternehmen nach Alternativen zu DATEV?

Unternehmen suchen nach Alternativen zu DATEV, wenn sie mehr Eigenständigkeit in der Entgeltabrechnung wünschen, wenn HR-Prozesse stärker integriert werden sollen oder wenn das bisherige System mit dem Wachstum des Unternehmens nicht mehr mithalten kann. Häufig geht es nicht um den Ersatz von DATEV als Buchführungsprogramm, sondern um die Ablösung der Entgeltabrechnung.

Typische Auslöser für die Suche nach einer Alternative sind unter anderem: Die Entgeltabrechnung soll intern und nicht mehr über den Steuerberater abgewickelt werden. Die HR-Abteilung braucht direkten Zugriff auf Abrechnungsdaten – ohne Umwege über externe Dienstleister. Oder es sollen weitere HR-Module wie Zeitwirtschaft, digitale Personalakte oder Personalcontrolling in einem System zusammengeführt werden.

Daneben spielen Themen wie Datenschutz, DSGVO-Konformität und die Frage, wo Personaldaten gespeichert werden, eine wachsende Rolle. Viele Unternehmen möchten die Kontrolle über ihre HR-Daten stärker selbst behalten.

Welche Alternativen zu DATEV gibt es für die Lohnabrechnung?

Für die Entgeltabrechnung gibt es verschiedene Alternativen zu DATEV, darunter spezialisierte HR-Softwarelösungen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung direkt im Unternehmen ermöglichen. Bekannte Lösungen in diesem Bereich sind unter anderem die Sage HR Suite, Lexware, LOGA und weitere Systeme, die sich je nach Unternehmensgröße und Anforderungen unterscheiden.

Die Wahl der richtigen Alternative hängt von mehreren Faktoren ab:

• Unternehmensgröße: Kleinere Betriebe haben andere Anforderungen als mittelständische Unternehmen mit mehreren Standorten oder komplexen Tarifstrukturen.
• Integrationstiefe: Soll die Abrechnung als eigenständiges Modul laufen oder Teil einer umfassenderen HR-Plattform sein?
• Schnittstellen: Wird eine Anbindung an DATEV für die Finanzbuchhaltung benötigt? Viele HR-Systeme bieten diese Schnittstelle standardmäßig an.
• Betrieb: Soll die Software auf eigenen Servern laufen oder in einem zertifizierten Rechenzentrum gehostet werden?

Für Unternehmen, die die Entgeltabrechnung nicht selbst betreiben möchten, ist auch ein BPO-Modell eine Alternative: Dabei übernimmt ein spezialisierter Dienstleister die vollständige oder teilweise Auslagerung der Abrechnung, inklusive Meldewesen und Übergabe an die Finanzbuchhaltung.

Was ist der Unterschied zwischen DATEV und der Sage HR Suite?

Der zentrale Unterschied liegt im Anwendungsbereich. DATEV ist ein Programm, das primär für steuerliche und buchhalterische Aufgaben entwickelt wurde und von Steuerberatern eingesetzt wird. Die Sage HR Suite ist eine spezialisierte HR-Plattform, die Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Bewerbermanagement, digitale Personalakte und Personalcontrolling in einem integrierten System vereint.

Während DATEV für die Entgeltabrechnung genutzt werden kann, fehlen dort typischerweise die HR-spezifischen Funktionen, die eine moderne Personalabteilung benötigt. Die Sage HR Suite hingegen ist modular aufgebaut: Unternehmen können mit einem Modul starten, etwa der Entgeltabrechnung, und weitere Bereiche schrittweise ergänzen. Alle Module teilen dabei eine gemeinsame Datenbasis, was Doppelpflege und Fehler reduziert.

Wichtig: Eine Anbindung an DATEV für den Datenaustausch mit der Finanzbuchhaltung ist auch bei der Sage HR Suite möglich. Die beiden Systeme schließen sich also nicht gegenseitig aus, sondern können ergänzend eingesetzt werden.

Wann sollte ein Unternehmen von DATEV auf eine andere Lösung wechseln?

Ein Wechsel lohnt sich, wenn die Entgeltabrechnung intern und eigenständig abgewickelt werden soll, wenn mehrere HR-Prozesse in einem System zusammengeführt werden sollen oder wenn die bisherige Lösung mit dem Unternehmenswachstum nicht mehr Schritt hält. Auch regulatorische Anforderungen, etwa die ab 2027 gesetzlich verpflichtende digitale Personalakte, können ein Anlass sein.

Konkrete Signale, die für einen Wechsel sprechen:

• Die Entgeltabrechnung läuft noch vollständig über den Steuerberater, obwohl das Unternehmen die Kontrolle intern übernehmen möchte.
• HR-Daten werden an mehreren Stellen gepflegt, was zu Inkonsistenzen und Mehraufwand führt.
• Auswertungen für das Personalcontrolling müssen manuell zusammengestellt werden.
• Eine Anbindung an Zeitwirtschaft oder Bewerbermanagement ist nicht vorhanden oder aufwendig.
• Das Unternehmen wächst und braucht eine skalierbare Lösung, die mitwächst.

Kein Wechsel ist notwendig, wenn DATEV als Programm für die Finanzbuchhaltung genutzt wird und lediglich eine Schnittstelle zu einer HR-Lösung benötigt wird. In diesem Fall kann die bestehende DATEV-Anbindung beibehalten und durch eine spezialisierte HR-Software ergänzt werden.

Wie läuft ein Wechsel von DATEV zu einer alternativen HR-Software ab?

Ein Systemwechsel in der Entgeltabrechnung folgt in der Regel einem strukturierten Prozess: Analyse der bestehenden Daten und Prozesse, Datenmigration, Systemkonfiguration, Testläufe und schließlich der produktive Betrieb. Die Dauer hängt von der Komplexität der Abrechnungsstrukturen und der Anzahl der Mitarbeitenden ab.

Die wichtigsten Phasen im Überblick:

1. Bestandsaufnahme: Welche Abrechnungsstrukturen, Tarifverträge und Sonderregelungen sind vorhanden? Welche Schnittstellen müssen erhalten bleiben, etwa zur Finanzbuchhaltung?
2. Datenmigration: Stammdaten, Abrechnungshistorie und Personalstamm werden in das neue System übertragen. Dieser Schritt erfordert eine sorgfältige Prüfung.
3. Systemkonfiguration: Das neue System wird auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens eingerichtet, inklusive Lohnarten, Abrechnungskreise und Schnittstellen.
4. Testläufe: Vor dem Go-live werden Probedurchläufe durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Abrechnungsergebnisse korrekt sind.
5. Produktivstart und Begleitung: Der Echtbetrieb beginnt, idealerweise mit fachlicher Begleitung durch erfahrene Consultants in den ersten Abrechnungsmonaten.

Ein häufiger Fehler beim Systemwechsel ist, die Datenmigration zu unterschätzen. Besonders historische Abrechnungsdaten und komplexe Lohnarten brauchen Zeit und Sorgfalt. Ein erfahrener Implementierungspartner, der ausschließlich auf HR-Software spezialisiert ist, reduziert dieses Risiko erheblich.

Wie HRWare beim Wechsel zu einer modernen HR-Lösung unterstützt

Wir bei HRWare Consulting begleiten Unternehmen, die ihre Entgeltabrechnung effizienter gestalten und auf eine integrierte HR-Plattform wechseln möchten. Als Sage-Premium-Partner mit über 20 Jahren Erfahrung in der Personalwirtschaft kennen wir die typischen Herausforderungen beim Systemwechsel und unterstützen Sie von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb.

Was wir konkret anbieten:

• Implementierung der Sage HR Suite mit modularem Einstieg, je nach Bedarf beginnend bei der Entgeltabrechnung
• Datenmigration und Systemkonfiguration durch erfahrene Consultants, die ausschließlich auf HR-Software spezialisiert sind
• Laufender Support nach der Einführung, damit der Betrieb auch bei gesetzlichen Änderungen reibungslos läuft
• BPO-Option: Wer die Entgeltabrechnung vollständig auslagern möchte, kann dies über unseren Abrechnungsservice tun – gesetzeskonform, termingerecht und auf einem zertifizierten System
• Schulungen über die HRWare Akademie, damit Ihr Team das neue System sicher und effizient nutzt
• Hosting in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland für Unternehmen ohne eigene IT-Infrastruktur für Personaldaten

Wenn Sie prüfen möchten, welche Lösung für Ihr Unternehmen am besten passt, sprechen Sie uns gerne an. Auf unserer Kontaktseite können Sie direkt einen Gesprächstermin anfragen. Wir schauen gemeinsam mit Ihnen, welcher Schritt als Nächstes sinnvoll ist.