Gilt die Arbeitszeiterfassung auch im Homeoffice?

Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 und der darauf folgenden Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts steht fest: Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht für Arbeitgeber in Deutschland. Was viele Unternehmen jedoch noch immer beschäftigt, ist die Frage, ob und wie diese Pflicht auch im Homeoffice gilt. Schließlich unterscheidet sich das Arbeiten von zu Hause in vielerlei Hinsicht vom klassischen Büroalltag. Die kurze Antwort lautet: Ja, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt uneingeschränkt auch im Homeoffice. Wie sie sich in der Praxis umsetzen lässt und welche Besonderheiten dabei zu beachten sind, erläutert dieser Artikel.

Gerade für mittelständische Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden flexible Arbeitsmodelle anbieten, ist eine verlässliche digitale Arbeitszeiterfassung kein Nice-to-have mehr, sondern ein zentrales Compliance-Thema. Die richtige Zeitwirtschaft Software hilft dabei, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, ohne den Verwaltungsaufwand unnötig zu erhöhen.

Rechtliche Grundlagen der Arbeitszeiterfassung im Überblick

Die gesetzliche Grundlage für die Arbeitszeiterfassung ergibt sich in Deutschland aus mehreren Regelwerken. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) schreibt unter anderem vor, dass Arbeitszeiten, die über acht Stunden täglich hinausgehen, dokumentiert werden müssen. Darüber hinaus hat das Bundesarbeitsgericht im Jahr 2022 in einem wegweisenden Beschluss klargestellt, dass Arbeitgeber bereits heute verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen, also nicht nur die Überstunden.

Der Gesetzgeber arbeitet seither an einer konkreten gesetzlichen Regelung zur digitalen Arbeitszeiterfassung Pflicht, die unter anderem klare Vorgaben zu Aufzeichnungsform und Aufbewahrungsfristen bringen soll. Bis eine endgültige gesetzliche Regelung in Kraft tritt, gilt das, was das Bundesarbeitsgericht vorgegeben hat, als Maßstab. Wichtig zu wissen: Die Regelungen können sich ändern, weshalb Unternehmen gut beraten sind, ihre Prozesse flexibel und anpassbar zu gestalten. Auch Ausnahmen, etwa für bestimmte leitende Angestellte, sind im Gesetz vorgesehen, sollten aber stets im Einzelfall geprüft werden.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Wer Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz vermeiden will, braucht ein System, das Arbeitszeiten lückenlos, nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert, unabhängig davon, wo die Arbeit stattfindet.

Besonderheiten der Zeiterfassung beim Arbeiten von zu Hause

Das Homeoffice stellt die Zeiterfassung vor spezifische Herausforderungen, die im klassischen Bürobetrieb so nicht auftreten. Im Büro ist der Arbeitsbeginn oft durch das Einloggen am Rechner oder das Betreten des Gebäudes klar markiert. Im Homeoffice verschwimmen diese Grenzen, weil Privat- und Berufsleben räumlich zusammenfallen.

Besonders kritisch ist dabei die korrekte Erfassung von Pausenzeiten gesetzeskonform. Das Arbeitszeitgesetz schreibt vor, dass bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden mindestens 30 Minuten Pause einzuhalten sind, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Diese Pausen müssen auch im Homeoffice dokumentiert werden, was in der Praxis häufig vergessen oder ungenau gehandhabt wird.

Vertrauensarbeitszeit ist keine Ausnahme von der Erfassungspflicht

Ein weit verbreiteter Irrtum: Wer Vertrauensarbeitszeit vereinbart hat, muss trotzdem Arbeitszeiten erfassen. Vertrauensarbeitszeit bedeutet lediglich, dass der Arbeitgeber die Anwesenheit nicht kontrolliert, nicht aber, dass die Aufzeichnungspflicht entfällt. Auch Gleitzeitmodelle müssen digital verwaltet und dokumentiert werden, damit Arbeitszeitkonten korrekt geführt werden können.

Ein weiterer Aspekt ist die Abgrenzung von Erreichbarkeit und tatsächlicher Arbeitszeit. Wer im Homeoffice abends noch schnell eine E-Mail beantwortet, leistet unter Umständen Arbeitszeit, die erfasst werden sollte. Klare interne Regelungen und ein entsprechendes technisches System helfen, hier Klarheit zu schaffen.

Welche Methoden zur Erfassung im Homeoffice geeignet sind

Grundsätzlich sind verschiedene Methoden zur Arbeitszeiterfassung zulässig, solange sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Die Eignung der jeweiligen Methode hängt jedoch stark vom Arbeitsmodell und der Unternehmensgröße ab.

• Arbeitszeiterfassung Excel: Einfache Tabellen sind technisch zulässig, aber fehleranfällig, schwer zu kontrollieren und bieten keine automatische Auswertung. Für größere Teams oder komplexere Modelle sind sie kaum geeignet.
• Apps zur Arbeitszeiterfassung: Mobile Lösungen ermöglichen eine minutengenaue Erfassung direkt vom Smartphone aus, was besonders für Mitarbeitende im Homeoffice oder im Außendienst praktisch ist.
• Webbasierte Zeiterfassung online: Browserbasierte Lösungen, die keine Installation erfordern, sind im Homeoffice besonders einfach einsetzbar und lassen sich zentral verwalten.
• Integrierte Zeitwirtschaft Software: Systeme, die direkt in die HR-Software eingebunden sind, ermöglichen eine nahtlose Verbindung zwischen Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Entgeltabrechnung.

Für den Mittelstand empfiehlt sich in der Regel eine digitale Lösung, die sowohl mobile Zeiterfassung als auch die Verwaltung von Arbeitszeitkonten und Abwesenheiten in einem System vereint. So lassen sich auch komplexe Modelle wie Gleitzeit oder Schichtplanung effizient abbilden.

Häufige Fehler bei der Homeoffice-Zeiterfassung vermeiden

In der Praxis schleichen sich bei der Zeiterfassung im Homeoffice immer wieder dieselben Fehler ein, die sowohl rechtliche als auch organisatorische Probleme nach sich ziehen können.

Unvollständige oder nachträgliche Erfassung

Viele Mitarbeitende tragen ihre Arbeitszeiten erst am Ende des Tages oder sogar wöchentlich nach, was zu ungenauen Aufzeichnungen führt. Eine minutengenaue Arbeitszeiterfassung ist jedoch wichtig, um im Streitfall belastbare Nachweise vorlegen zu können. Digitale Lösungen mit Start-Stopp-Funktion fördern eine zeitnahe Erfassung.

Fehlende Transparenz für Arbeitnehmer

Arbeitnehmer haben das Recht, ihre erfassten Zeiten einzusehen. Wer kein System nutzt, das diese Einsicht für Arbeitnehmer einfach ermöglicht, riskiert nicht nur Vertrauensverlust, sondern auch rechtliche Auseinandersetzungen. Ein transparentes System, in dem Mitarbeitende jederzeit ihr Arbeitszeitkonto abrufen können, schafft hier Abhilfe.

Überstunden unkontrolliert ansammeln lassen

Im Homeoffice neigen Mitarbeitende dazu, mehr zu arbeiten als vereinbart, ohne dass dies bemerkt wird. Überstunden, die sich unbemerkt anhäufen, sind nicht nur ein arbeitsrechtliches Risiko, sondern auch ein Zeichen für fehlende Prozessklarheit. Automatische Warnmeldungen bei Überschreitung bestimmter Schwellenwerte helfen, gegenzusteuern.

Digitale HR-Software als Lösung für rechtssichere Zeiterfassung

Eine moderne Zeitwirtschaft Software löst die meisten der beschriebenen Herausforderungen auf einen Schlag. Statt auf fragmentierte Insellösungen zu setzen, profitieren Unternehmen von einem integrierten System, das Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Schichtplanung und Urlaubsverwaltung in einer einzigen Datenbasis vereint.

Entscheidend ist dabei, dass die Lösung flexibel genug ist, um verschiedene Arbeitszeitmodelle abzubilden, von der klassischen Kernarbeitszeit über Gleitzeit bis hin zu Schichtmodellen. Gleichzeitig sollte sie eine lückenlose Dokumentation sicherstellen, die im Falle einer Prüfung durch Behörden oder im arbeitsrechtlichen Streitfall belastbar ist. Eine Anbindung an DATEV als Programm erleichtert zudem den Datenaustausch mit der Entgeltabrechnung erheblich.

So unterstützt HRWare bei der gesetzeskonformen Zeiterfassung im Homeoffice

Wir bei HRWare Consulting begleiten mittelständische Unternehmen dabei, ihre Zeitwirtschaft rechtssicher, effizient und zukunftsfähig aufzustellen. Mit der Sage HR Suite und unserem Modul für digitale Zeitwirtschaft bieten wir eine Lösung, die speziell auf die Anforderungen des Mittelstands zugeschnitten ist.

Das können Sie konkret von uns erwarten:

• Flexible Arbeitszeitmodelle digital abbilden: Gleitzeit, Kernarbeitszeit, Schichtplanung und Vertrauensarbeitszeit lassen sich individuell konfigurieren.
• Mobile Zeiterfassung für Homeoffice und Außendienst: Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten minutengenau über Browser oder App, von überall.
• Arbeitszeitkonten automatisch führen und ausgleichen: Überstunden, Pausenzeiten und Abwesenheiten werden systemseitig berechnet und transparent dargestellt.
• Nahtlose Integration in die Entgeltabrechnung: Dank einer einheitlichen Datenbasis und der Anbindung an DATEV entfällt doppelte Datenpflege.
• Einstieg modular möglich: Sie starten mit dem Zeitwirtschaftsmodul und erweitern die Lösung bei Bedarf um weitere HR-Funktionen.
• Laufender Support und Schulungen: Unsere HRWare Akademie und unser Supportteam begleiten Sie auch nach der Implementierung.

Sie möchten wissen, wie eine rechtssichere und praxistaugliche Zeitwirtschaft in Ihrem Unternehmen konkret aussehen kann? Sprechen Sie uns an und wir zeigen Ihnen, wie die Sage HR Suite Ihre Anforderungen abbildet.