Wie kann der Arbeitgeber die Arbeitszeiterfassung überprüfen?

Seit dem wegweisenden Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 und den darauf folgenden nationalen Entwicklungen steht fest: Die Arbeitszeiterfassung Pflicht Arbeitgeber ist kein optionales Thema mehr. Unternehmen jeder Größe sind gefordert, die geleisteten Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch zu dokumentieren und nachvollziehbar zu machen. Doch wie genau darf und soll ein Arbeitgeber die erfassten Zeiten überprüfen? Welche Methoden sind rechtlich zulässig, und wo beginnen die Grenzen des Datenschutzes?

Diese Fragen stellen sich besonders im Mittelstand, wo Personalverantwortliche häufig mehrere Rollen gleichzeitig übernehmen und wenig Zeit für aufwändige manuelle Kontrollen bleibt. Wer die Arbeitszeiterfassung nicht nur als Pflichtübung, sondern als strategisches Instrument begreift, schützt sein Unternehmen vor Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz und schafft gleichzeitig Transparenz für alle Beteiligten.

Rechtliche Grundlage der Arbeitszeiterfassung in Deutschland

Die gesetzliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich in Deutschland aus mehreren Quellen. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verpflichtet Arbeitgeber unter anderem dazu, Überstunden sowie Arbeitszeiten, die über die werktägliche Regelarbeitszeit hinausgehen, zu dokumentieren. Darüber hinaus hat das Bundesarbeitsgericht im Jahr 2022 in einem Grundsatzurteil klargestellt, dass Arbeitgeber generell zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit verpflichtet sind.

Konkret bedeutet das: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen nachvollziehbar festgehalten werden. Dabei gelten unter anderem folgende Rahmenbedingungen, die sich jedoch weiterentwickeln können:

• Die Höchstarbeitszeit von in der Regel acht Stunden täglich darf nur in Ausnahmefällen überschritten werden
• Gesetzlich vorgeschriebene Ruhepausen müssen eingehalten und dokumentiert werden
• Ruhezeiten zwischen zwei Arbeitstagen sind einzuhalten
• Aufzeichnungen sind in der Regel mindestens zwei Jahre aufzubewahren

Da sich gesetzliche Anforderungen laufend weiterentwickeln, empfiehlt es sich, die aktuellen Regelungen regelmäßig zu prüfen und bei Bedarf fachkundige Beratung hinzuzuziehen. Wer ein Gleitzeitmodell digital verwalten oder komplexe Schichtmodelle abbilden möchte, sollte dabei besonders auf eine rechtskonforme Dokumentation achten.

Methoden zur Überprüfung von Arbeitszeitnachweisen

Arbeitgeber haben verschiedene Möglichkeiten, die erfassten Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu kontrollieren. Entscheidend ist, dass die gewählte Methode verhältnismäßig, transparent und dokumentiert ist.

Manuelle Überprüfung

Der klassische Weg ist die Sichtprüfung von Stundenzetteln oder Arbeitszeitnachweisen in Papierform oder per Arbeitszeiterfassung Excel. Diese Methode ist in kleinen Betrieben noch verbreitet, stößt jedoch schnell an Grenzen: Fehler schleichen sich ein, Auswertungen sind zeitaufwändig, und ein Überblick über Überstunden oder Abwesenheiten lässt sich kaum automatisiert gewinnen.

Elektronische und digitale Systeme

Moderne Unternehmen setzen zunehmend auf digitale Arbeitszeiterfassung und elektronische Zeiterfassungssysteme. Ob per digitaler Stempeluhr am Eingang, per App oder über ein webbasiertes Portal: Diese Lösungen erfassen Zeiten minutengenau und ermöglichen eine automatische Auswertung. Besonders für den Außendienst mit mobiler Zeiterfassung bieten App-basierte Lösungen erhebliche Vorteile, da Mitarbeitende ihre Zeiten ortsunabhängig buchen können.

Stichprobenartige Kontrollen

Neben der laufenden Systemüberwachung können Arbeitgeber auch stichprobenartig prüfen, ob die erfassten Zeiten plausibel sind. Auffälligkeiten wie ungewöhnlich viele Überstunden, fehlende Pausenzeiten oder nicht gebuchte Abwesenheiten lassen sich mit einer geeigneten Zeitwirtschaft Software schnell identifizieren.

Datenschutz und Mitbestimmung beim Überprüfungsprozess

Bei der Kontrolle von Arbeitszeiten müssen Arbeitgeber zwei wesentliche Rahmenbedingungen beachten: die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats.

Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur in dem Umfang verarbeitet werden dürfen, der für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Eine lückenlose Bewegungsüberwachung oder das Speichern von Daten über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum hinaus ist in der Regel unzulässig. Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass ihr Zeiterfassungssystem DSGVO-konform konfiguriert ist und nur die notwendigen Daten erhebt.

Besteht ein Betriebsrat, hat dieser bei der Einführung und Ausgestaltung von Zeiterfassungssystemen ein umfassendes Mitbestimmungsrecht gemäß § 87 BetrVG. Das gilt sowohl für die technische Lösung selbst als auch für die Regelungen zur Überprüfung. Eine frühzeitige Einbindung des Betriebsrats vermeidet Konflikte und schafft Akzeptanz auf beiden Seiten. Außerdem haben Mitarbeitende grundsätzlich ein Recht auf Einsicht in ihre eigenen Arbeitszeitdaten.

Wie digitale HR-Software die Zeiterfassungskontrolle vereinfacht

Wer Arbeitszeitkonten für Mitarbeiter führen und gleichzeitig gesetzliche Anforderungen im Blick behalten möchte, kommt an einer durchdachten Softwarelösung kaum vorbei. Moderne Zeitwirtschaft Software automatisiert nicht nur die Erfassung, sondern auch die Auswertung und Kontrolle der Arbeitszeiten.

Konkrete Vorteile einer integrierten Lösung umfassen unter anderem:

• Automatische Berechnung von Überstunden und Arbeitszeitkonten
• Echtzeit-Übersicht über Anwesenheiten, Abwesenheiten und Fehlzeiten
• Regelbasierte Prüfung auf Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz, etwa bei fehlenden Pausen
• Digitale Genehmigungsworkflows für Urlaubsanträge und Abwesenheiten
• Nahtlose Zeitwirtschaft und Abwesenheitsmanagement aus einer gemeinsamen Datenbasis

Ein besonderer Vorteil integrierter HR-Plattformen liegt darin, dass Zeitdaten nicht isoliert stehen, sondern direkt mit der Entgeltabrechnung, dem Personalcontrolling oder der Anbindung an das DATEV-Programm verknüpft werden können. Das reduziert manuelle Übertragungsfehler und spart erheblichen Aufwand. Für Unternehmen mit Schichtplanung lassen sich zudem Schichtpläne direkt mit der Zeiterfassung verknüpfen, sodass Soll- und Ist-Zeiten automatisch abgeglichen werden.

Häufige Fehler bei der Arbeitszeitkontrolle vermeiden

Selbst gut gemeinte Kontrollen scheitern in der Praxis oft an vermeidbaren Fehlern. Wer diese kennt, kann gezielt gegensteuern.

Fehlende Dokumentation der Prüfprozesse: Arbeitgeber sollten nicht nur Arbeitszeiten dokumentieren, sondern auch festhalten, wie und wann Kontrollen stattfinden. Im Streitfall ist eine nachvollziehbare Dokumentation entscheidend.

Unklare Regelungen zu Gleitzeitmodellen: Wenn Mitarbeitende Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit flexibel gestalten können, braucht es klare Regeln zur Kernarbeitszeit und zur Buchungspflicht. Fehlen diese, entstehen schnell unkontrollierte Überstunden oder Minusstunden.

Pausenzeiten werden nicht erfasst: Gesetzlich vorgeschriebene Pausen müssen nicht nur gewährt, sondern auch dokumentiert werden. Viele Unternehmen erfassen nur Beginn und Ende der Arbeitszeit, vergessen aber die gesetzeskonforme Erfassung von Pausenzeiten. Das kann bei Prüfungen zu Problemen führen.

Kein Abgleich zwischen Erfassung und Abrechnung: Wenn Zeitdaten manuell in die Entgeltabrechnung übertragen werden, entstehen Fehler. Eine direkte Verknüpfung zwischen Zeitwirtschaft und Abrechnung verhindert Inkonsistenzen und spart Zeit.

Veraltete oder ungeeignete Systeme: Wer Arbeitszeiten noch mit Tabellenkalkulationen verwaltet, riskiert nicht nur Fehler, sondern auch mangelnde Revisionssicherheit. Gerade für Unternehmen mit wachsender Belegschaft oder komplexen Arbeitszeitmodellen ist ein professionelles System keine Option, sondern eine Notwendigkeit.

So unterstützt HRWare bei der Arbeitszeiterfassung und -kontrolle

Als spezialisierter Sage Premium-Partner begleiten wir Unternehmen dabei, ihre Zeitwirtschaft rechtssicher, effizient und zukunftsfähig aufzustellen. Mit der Sage HR Suite und unserem Modul für digitale Zeitwirtschaft decken wir alle relevanten Anforderungen ab:

• Flexible Arbeitszeitmodelle: Gleitzeit, Schichtplanung, Kernarbeitszeiten und individuelle Zeitkonten lassen sich präzise abbilden und steuern
• Mobile Zeiterfassung: Mitarbeitende im Außendienst oder im Homeoffice buchen ihre Zeiten bequem per App oder über unser my.HRWare.Portal
• Automatische Regelprüfung: Das System erkennt Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz, fehlende Pausen oder Überschreitungen und weist proaktiv darauf hin
• DSGVO-konformes Hosting: Auf Wunsch betreiben wir die Lösung in unserem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland
• Nahtlose Integration: Zeitdaten fließen direkt in die Entgeltabrechnung und ermöglichen eine reibungslose Anbindung an das DATEV-Programm
• Laufender Support: Unsere Betreuung endet nicht mit der Implementierung. Wir stehen Ihnen auch danach als verlässlicher Ansprechpartner zur Seite

Ob Sie gerade erst mit der Digitalisierung Ihrer Zeitwirtschaft beginnen oder ein bestehendes System optimieren möchten: Wir zeigen Ihnen, was mit der Sage HR Suite möglich ist. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und lassen Sie uns gemeinsam die passende Lösung für Ihr Unternehmen entwickeln.