Ist Reisezeit Arbeitszeit und muss sie erfasst werden?

Ob Außendienstmitarbeiter auf dem Weg zum Kunden, Servicetechniker zwischen zwei Einsatzorten oder Führungskräfte auf Dienstreise: Die Frage, ob Reisezeit als Arbeitszeit gilt und wie sie zu erfassen ist, beschäftigt viele Unternehmen im Mittelstand. Die Antwort ist rechtlich komplex und hängt von mehreren Faktoren ab. Wer hier falsch liegt, riskiert nicht nur Konflikte mit Mitarbeitenden, sondern auch Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz. Dieser Artikel gibt einen strukturierten Überblick über die rechtliche Lage, die Erfassungspflicht und die praktische Umsetzung.

Gerade im Kontext der Arbeitszeiterfassungspflicht gewinnt das Thema Reisezeit zusätzlich an Bedeutung. Seit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 und den laufenden Gesetzgebungsprozessen steht die digitale Arbeitszeiterfassung stärker denn je im Fokus von Personalverantwortlichen. Unternehmen, die ihre Zeitwirtschaft noch nicht vollständig digitalisiert haben, stehen vor der Herausforderung, auch Sonderfälle wie Reisezeiten rechtssicher abzubilden.

Rechtliche Grundlagen zur Reisezeit im Überblick

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt, wie lange Arbeitnehmer täglich arbeiten dürfen und welche Ruhezeiten einzuhalten sind. Was es nicht explizit definiert, ist der Status von Reisezeiten. Diese Lücke hat die Rechtsprechung in den vergangenen Jahren schrittweise gefüllt, und die Ergebnisse sind nicht immer eindeutig.

Grundsätzlich gilt: Reisezeit ist dann Arbeitszeit, wenn der Arbeitnehmer während der Reise einer Weisung des Arbeitgebers unterliegt oder eine Arbeitsleistung erbringt. Fährt ein Mitarbeiter als Beifahrer im Dienstwagen und bearbeitet dabei E-Mails, ist das in der Regel Arbeitszeit. Sitzt er passiv im Zug ohne Arbeitsverpflichtung, ist die rechtliche Einordnung weniger eindeutig. Entscheidend ist dabei stets die konkrete Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses und etwaige tarifvertragliche oder arbeitsvertragliche Regelungen.

Hinzu kommt, dass die Vergütungspflicht und die arbeitszeitrechtliche Einordnung voneinander getrennt zu betrachten sind. Eine Reisezeit kann vergütungspflichtig sein, ohne zwingend als Arbeitszeit im Sinne des ArbZG zu zählen, und umgekehrt. Unternehmen sollten diese Unterscheidung kennen, um sowohl die Abrechnung als auch die Zeitwirtschaft korrekt aufzusetzen.

Reisezeit als Arbeitszeit: Diese Unterschiede sind entscheidend

Nicht jede Minute auf Reisen ist automatisch Arbeitszeit. Die Einordnung hängt von mehreren Kriterien ab, die Personalverantwortliche kennen sollten.

Aktive Tätigkeit während der Reise

Führt ein Mitarbeiter während der Reise aktiv eine Arbeitsleistung aus, zum Beispiel Telefonate, Konzepterstellung oder die Vorbereitung von Kundengesprächen, gilt diese Zeit in der Regel als Arbeitszeit. Die bloße Anwesenheit in einem Fahrzeug oder Flugzeug reicht hingegen nicht aus, um automatisch Arbeitszeit zu begründen.

Anordnung durch den Arbeitgeber

Entscheidend ist auch, ob die Reise auf Anweisung des Arbeitgebers erfolgt und ob der Arbeitnehmer dabei in seiner Freiheit eingeschränkt ist. Ein Mitarbeiter, der auf Weisung des Unternehmens einen mehrstündigen Flug antritt und dabei keine freie Zeiteinteilung hat, befindet sich in einer arbeitgeberseitig bestimmten Situation. Solche Zeiten werden von Gerichten häufig zumindest anteilig als Arbeitszeit gewertet.

Wegzeit zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Die normale Pendelzeit zwischen Wohnung und regulärer Arbeitsstätte zählt grundsätzlich nicht zur Arbeitszeit. Anders sieht es aus, wenn Mitarbeitende direkt von zuhause zu einem Kunden fahren, ohne die Betriebsstätte aufzusuchen. In diesem Fall kann die Fahrzeit als Arbeitszeit gewertet werden, insbesondere wenn sie die übliche Pendelzeit überschreitet. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können hier abweichende Regelungen treffen.

Erfassungspflicht: Was Arbeitgeber dokumentieren müssen

Seit dem BAG-Urteil von 2022 und dem darauf folgenden politischen Diskurs ist klar: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt dem Grunde nach für alle Betriebe, unabhängig von ihrer Größe. Ausnahmen bestehen unter anderem für bestimmte leitende Angestellte, können sich aber durch neue gesetzliche Regelungen ändern.

Für Reisezeiten bedeutet das: Sobald sie als Arbeitszeit einzustufen sind, müssen sie in die Arbeitszeitdokumentation einfließen. Dazu gehören unter anderem:

• Beginn und Ende der Reisezeit mit Uhrzeit
• Zuordnung zur jeweiligen Dienstreise oder zum Auftrag
• Differenzierung zwischen aktiver Arbeitsleistung und passiver Reisezeit, sofern relevant
• Einhaltung der gesetzlichen Ruhezeiten auch bei Dienstreisen

Wichtig: Die genauen Anforderungen an die Dokumentation können sich durch neue gesetzliche Vorgaben ändern. Unternehmen sollten ihre Prozesse regelmäßig überprüfen und sich bei Bedarf rechtlich beraten lassen. Die minutengenaue Arbeitszeiterfassung ist dabei nicht nur eine formale Pflicht, sondern auch ein Instrument, um Überstunden transparent nachzuweisen und korrekt auszugleichen.

Praktische Umsetzung mit digitaler Zeiterfassung

Die manuelle Erfassung von Reisezeiten über Stundenzettel oder Excel-Tabellen ist fehleranfällig, zeitaufwendig und bietet im Streitfall kaum rechtssichere Nachweise. Eine digitale Arbeitszeiterfassung schafft hier deutlich mehr Verlässlichkeit.

Moderne Zeitwirtschaft-Software ermöglicht es, verschiedene Zeitkategorien wie Reisezeit, Arbeitszeit, Pause und Bereitschaftszeit differenziert zu erfassen und automatisch den richtigen Konten zuzuordnen. Für Mitarbeitende im Außendienst oder auf Dienstreise bieten mobile Zeiterfassungslösungen besondere Vorteile: Sie können Zeiten direkt per App buchen, ohne auf ein stationäres Terminal angewiesen zu sein.

Dabei sollte die gewählte Lösung unter anderem folgende Anforderungen erfüllen:

• Flexible Zeitkategorien, die auch Reisezeiten und Sonderzeiten abbilden
• Mobiler Zugriff für Außendienstmitarbeiter und Reisende
• Automatische Prüfung auf Einhaltung von Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten
• Revisionssichere Speicherung der Zeitdaten
• Anbindung an bestehende HR- und Abrechnungssysteme, zum Beispiel über eine DATEV-Schnittstelle

Ein weiterer Vorteil digitaler Lösungen ist die Transparenz für Mitarbeitende. Wer jederzeit Einsicht in sein Arbeitszeitkonto hat, kann Fehler frühzeitig melden und Unstimmigkeiten vermeiden. Das stärkt das Vertrauen und reduziert den administrativen Aufwand im HR-Team.

Häufige Fehler und wie Unternehmen sie vermeiden

In der Praxis begegnen uns bei der Begleitung von Digitalisierungsprojekten immer wieder ähnliche Stolpersteine rund um die Erfassung von Reisezeiten. Wer diese kennt, kann gezielt gegensteuern.

Reisezeiten pauschal als Nicht-Arbeitszeit behandeln

Ein verbreiteter Fehler ist die pauschale Annahme, dass Reisezeiten grundsätzlich keine Arbeitszeit darstellen. Das kann zu einer systematischen Unterschreitung der Vergütungspflicht führen und im Streitfall rechtliche Konsequenzen haben. Jeder Fall sollte anhand der tatsächlichen Umstände bewertet werden.

Fehlende Differenzierung in der Zeiterfassung

Wer Reisezeiten nicht als eigene Kategorie in der Zeitwirtschaft abbildet, verliert schnell den Überblick. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Software verschiedene Zeitarten unterscheiden kann und dass Mitarbeitende wissen, wie sie welche Zeiten buchen sollen. Klare Buchungsregeln und kurze Schulungen helfen dabei erheblich.

Ruhezeiten bei Dienstreisen übersehen

Das Arbeitszeitgesetz schreibt unter anderem eine Mindestruhezeit von elf Stunden zwischen zwei Arbeitstagen vor. Bei Dienstreisen, die sich über den Abend erstrecken, wird diese Anforderung leicht übersehen. Digitale Zeitwirtschaftssysteme können solche Verstöße automatisch erkennen und Warnmeldungen ausgeben, bevor es zu einem Arbeitszeitgesetz-Verstoß kommt.

Keine einheitliche Regelung im Unternehmen

Wenn verschiedene Abteilungen Reisezeiten unterschiedlich handhaben, entsteht Ungleichbehandlung und Frustration. Eine klare Betriebsvereinbarung oder Richtlinie, kombiniert mit einer einheitlichen technischen Lösung, schafft hier Klarheit für alle Seiten.

So unterstützt HRWare bei der Zeitwirtschaft im Unternehmen

Die rechtssichere Erfassung von Reisezeiten ist kein isoliertes Problem, sondern Teil einer ganzheitlichen Zeitwirtschaftsstrategie. Genau hier setzen wir mit unserer Beratung und den Lösungen der Sage HR Suite an. Als Sage Premium-Partner begleiten wir mittelständische Unternehmen dabei, ihre Zeitwirtschaft digital, gesetzeskonform und alltagstauglich aufzustellen.

• Flexible Zeitkategorien: Das Zeitwirtschaftsmodul der Sage HR Suite bildet Reisezeiten, Gleitzeitmodelle, Schichtpläne und Sonderzeiten differenziert ab.
• Mobile Zeiterfassung: Außendienstmitarbeiter und Reisende buchen ihre Zeiten bequem per App, ohne Medienbrüche.
• Automatische Prüfungen: Das System erkennt Verstöße gegen Ruhezeiten oder Höchstarbeitszeiten und gibt Warnmeldungen aus, bevor Probleme entstehen.
• Anbindung an bestehende Systeme: Ob DATEV-Schnittstelle oder Integration in die Entgeltabrechnung, alles läuft in einer gemeinsamen Datenbasis zusammen.
• Individuelle Konfiguration: Wir passen die Lösung an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an, einschließlich betrieblicher Sonderregelungen zur Reisezeit.
• Laufender Support: Unsere Betreuung endet nicht nach der Implementierung. Unser Support-Team steht Ihnen auch danach verlässlich zur Seite.

Möchten Sie Ihre Zeitwirtschaft digitalisieren und dabei auch Reisezeiten rechtssicher abbilden? Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit Ihnen die passende Lösung zu entwickeln. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch mit unserem Team.

Dieser Inhalt wurde mithilfe von KI erstellt und kann Fehler enthalten.