Ja, Papierakten dürfen nach der Digitalisierung grundsätzlich vernichtet werden – aber nicht pauschal und nicht sofort. Entscheidend ist, ob das Scannen den gesetzlichen Anforderungen entspricht, insbesondere den Vorgaben der GoBD, und ob für das jeweilige Dokument keine originäre Aufbewahrungspflicht in Papierform besteht. Die folgenden Abschnitte klären die wichtigsten Fragen rund um Aufbewahrungsfristen, rechtssicheres Scannen und datenschutzkonforme Vernichtung.

Welche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelten für Personalakten?

Für Personalakten gelten je nach Dokumentenart unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, die sich aus verschiedenen Gesetzen ergeben – unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Die häufigsten Fristen liegen bei sechs oder zehn Jahren, wobei die Frist jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem das Dokument entstanden ist.

Lohn- und gehaltsrelevante Unterlagen wie Entgeltabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise oder Stundenaufzeichnungen unterliegen in der Regel einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Andere Personalunterlagen wie Arbeitsverträge oder Zeugnisse können kürzer aufbewahrt werden, wobei hier auch zivilrechtliche Verjährungsfristen eine Rolle spielen. Da sich gesetzliche Anforderungen ändern können, empfiehlt es sich, die konkreten Fristen regelmäßig zu prüfen und im Zweifelsfall rechtlichen Rat einzuholen.

Wichtig: Die Aufbewahrungspflicht bezieht sich auf den Inhalt des Dokuments – nicht zwingend auf das physische Papier. Ob ein digitales Abbild ausreicht, hängt vom Dokumententyp und der Art der Digitalisierung ab.

Was bedeutet GoBD-konformes Scannen für Personaldokumente?

GoBD-konformes Scannen bedeutet, dass ein Papierdokument so digitalisiert wird, dass das resultierende digitale Abbild inhaltlich vollständig, unveränderbar und jederzeit lesbar ist – und damit dem Original rechtlich gleichgestellt werden kann. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) legen fest, unter welchen Bedingungen ein Scan als rechtssicherer Ersatz gilt.

Technische Anforderungen an den Scan

Der Scan muss das Original bildlich vollständig erfassen – alle Seiten, alle Stempel, alle handschriftlichen Vermerke. Empfohlen wird eine ausreichende Auflösung (in der Regel mindestens 300 dpi), damit der Inhalt klar lesbar bleibt. Das digitale Dokument muss in einem Format gespeichert werden, das langfristig lesbar und nicht manipulierbar ist, etwa als PDF/A.

Organisatorische Anforderungen

Neben der Technik verlangt die GoBD auch einen dokumentierten Prozess: Eine sogenannte Verfahrensdokumentation beschreibt, wie das Scannen abläuft, wer dafür verantwortlich ist und wie die Qualitätssicherung erfolgt. Ohne diese Dokumentation kann die Rechtssicherheit des Scans im Streitfall angezweifelt werden. Außerdem muss das digitale Dokument revisionssicher archiviert werden – das bedeutet: unveränderbar gespeichert und mit Zugriffsschutz versehen. Die digitale Personalakte bietet hierfür eine strukturierte Grundlage.

Welche Personaldokumente dürfen nach dem Scannen vernichtet werden?

Nach einem GoBD-konformen Scan dürfen viele Personaldokumente vernichtet werden – jedoch nicht alle. Dokumente, die steuerrechtlich oder handelsrechtlich aufbewahrungspflichtig sind und für die das Original ausdrücklich verlangt wird, müssen weiterhin in Papierform vorliegen. Für den Großteil der Personalunterlagen gilt jedoch: Ein rechtssicherer Scan ersetzt das Papier.

Typischerweise dürfen nach dem Scannen unter anderem folgende Dokumente vernichtet werden:

• Arbeitsverträge und Vertragsänderungen (sofern kein Originalerfordernis besteht)
• Urlaubsanträge und Genehmigungen
• Krankmeldungen und Bescheinigungen
• Interne Korrespondenz und Gesprächsnotizen
• Bewerbungsunterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Dokumente, die notariell beglaubigt sind oder bei denen der Gesetzgeber ausdrücklich die Schriftform im Original fordert, sollten hingegen nicht vernichtet werden. Im Zweifel gilt: lieber aufbewahren und rechtlichen Rat einholen.

Wie muss der Vernichtungsprozess dokumentiert werden?

Die Vernichtung von Papierakten muss nachvollziehbar dokumentiert werden – sowohl aus Compliance-Gründen als auch im Hinblick auf die DSGVO. Ein sogenanntes Vernichtungsprotokoll hält fest, welche Dokumente wann, durch wen und auf welche Weise vernichtet wurden. Ohne eine solche Dokumentation lässt sich im Nachhinein nicht belegen, dass die Vernichtung ordnungsgemäß erfolgt ist.

Ein vollständiges Vernichtungsprotokoll enthält unter anderem:

• Art und Menge der vernichteten Dokumente
• Datum der Vernichtung
• Verantwortliche Person oder Dienstleister
• Vernichtungsmethode (z. B. Aktenvernichter Sicherheitsstufe P-4 oder höher)
• Bestätigung, dass ein GoBD-konformer Scan vorliegt

Wird die Vernichtung an einen externen Dienstleister übergeben, ist zudem ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß DSGVO erforderlich. Die physische Vernichtung sollte so erfolgen, dass eine Wiederherstellung der Daten ausgeschlossen ist – bei sensiblen Personaldaten empfiehlt sich mindestens Sicherheitsstufe P-4 nach DIN 66399.

Welche Rolle spielt die DSGVO bei der Vernichtung von Papierakten?

Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nicht länger gespeichert werden dürfen, als es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Das gilt auch für Papierakten: Sobald die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und kein berechtigtes Interesse mehr besteht, müssen Personalunterlagen – ob in Papier oder digital – gelöscht beziehungsweise vernichtet werden.

Die DSGVO beeinflusst den Vernichtungsprozess auf mehreren Ebenen. Erstens verlangt sie, dass die Vernichtung datenschutzkonform erfolgt – also so, dass Unbefugte keinen Zugriff auf die Daten erhalten. Zweitens muss die Vernichtung im Verarbeitungsverzeichnis des Unternehmens abgebildet sein. Drittens sind Mitarbeitende grundsätzlich über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren – das schließt auch die Digitalisierung und spätere Vernichtung der Originalunterlagen ein.

Besondere Vorsicht gilt bei besonders schutzbedürftigen Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO – dazu gehören unter anderem Gesundheitsdaten, die in Personalakten häufig vorkommen (z. B. Krankheitsbescheinigungen). Für diese Daten gelten erhöhte Anforderungen an Schutz und Vernichtung. Eine revisionssichere Personalverwaltung hilft dabei, den Überblick über Dokumentenarten und Fristen zu behalten.

Wann sollte ein Unternehmen rechtlichen Rat einholen?

Ein Unternehmen sollte rechtlichen Rat einholen, wenn Unsicherheit darüber besteht, ob ein bestimmtes Dokument in Papierform aufbewahrt werden muss, ob der Scanprozess den GoBD-Anforderungen entspricht oder ob die Vernichtung DSGVO-konform ist. Gerade bei der erstmaligen Einführung eines digitalen Archivierungssystems ist eine rechtliche Prüfung sinnvoll.

Konkrete Situationen, in denen rechtlicher Rat empfehlenswert ist:

• Ersteinführung einer digitalen Personalakte und Ablösung des Papierarchivs
• Unklarheit über die Aufbewahrungsfrist einzelner Dokumententypen
• Einsatz externer Dienstleister für Scannen oder Vernichtung
• Verarbeitung besonders sensibler Personaldaten (z. B. Gesundheitsdaten)
• Betriebsratsrelevante Unterlagen oder Dokumente mit arbeitsrechtlicher Bedeutung

Steuer- oder sozialversicherungsrechtliche Fragen sollten grundsätzlich mit einem Steuerberater oder Fachanwalt geklärt werden. Für datenschutzrechtliche Aspekte empfiehlt sich die Einbindung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten.

Wie HRWare Sie bei der Digitalisierung Ihrer Personalakte unterstützt

Die Umstellung von Papierakten auf eine vollständig digitale Personalverwaltung ist ein Prozess, der technische, organisatorische und rechtliche Aspekte vereint. Wir begleiten Sie dabei von Anfang an – nicht nur bei der Implementierung, sondern auch danach.

Was wir konkret für Sie tun:

• Einführung der digitalen Personalakte auf Basis der Sage HR Suite – revisionssicher, DSGVO-konform und vollständig in Ihre bestehenden HR-Prozesse integriert
• Prozessberatung zur GoBD-konformen Digitalisierung Ihrer Bestandsakten – inklusive Empfehlungen zur Verfahrensdokumentation
• Modularer Einstieg: Sie starten mit der digitalen Personalakte und können das System bei Bedarf um weitere Module wie Zeitwirtschaft, Entgeltabrechnung oder Personalcontrolling erweitern
• Hosting in Deutschland: Auf Wunsch betreiben wir Ihre Lösung in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum – ohne eigene IT-Infrastruktur auf Ihrer Seite
• Laufender Support: Unser Team steht Ihnen auch nach der Einführung zur Verfügung – für Fragen, Updates und individuelle Anpassungen
• Schulungen über die HRWare Akademie: Wir vermitteln Ihrem HR-Team das nötige Wissen, um die digitale Personalakte sicher und effizient zu nutzen

Möchten Sie wissen, wie eine rechtssichere Digitalisierung Ihrer Personalakten in der Praxis aussieht? Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gerne unverbindlich.

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