KI und Datenschutz im HR

Ein KI-Assistent kann Wissen schneller zugänglich machen. Im Personalwesen muss dabei klar sein, welche Informationen er überhaupt verarbeiten und wem er sie zeigen darf. Eine technisch überzeugende Antwort hilft wenig, wenn sie Daten enthält, auf die die fragende Person keinen Zugriff haben sollte.

Den konkreten Zweck und die Daten festlegen

Beschreiben Sie vor einem Pilotprojekt, welche Aufgabe unterstützt werden soll und welche Daten dafür erforderlich sind. Die Datenschutzkonferenz nennt Zweckfestlegung, Rechtsgrundlage und die Prüfung möglicher personenbezogener Daten als zentrale Fragen bei der Auswahl von KI-Anwendungen. Auch scheinbar harmlose Angaben können zusammen eine Person identifizierbar machen.

Für einen ersten Test bietet sich beispielsweise eine freigegebene Sammlung allgemeiner Prozessbeschreibungen an. Individuelle Personalakten sollten nicht nebenbei Teil derselben Wissenssammlung werden. Testdaten müssen so gewählt werden, dass der vorgesehene Umfang eingehalten wird.

Berechtigungen bis zur Antwort durchsetzen

Eine praktische Prüffrage lautet: Erhält dieselbe Anfrage je nach Rolle nur die jeweils zulässigen Inhalte? Testen Sie dies mit getrennten Konten für Mitarbeitende, Führungskräfte und HR. Berücksichtigen Sie auch Anhänge, Trefferlisten, Zusammenfassungen und gespeicherte Gesprächsverläufe.

Ein Beispiel: Eine allgemeine Reisekostenrichtlinie kann für viele Beschäftigte bestimmt sein. Ein individueller Reisekostenbeleg enthält dagegen zusätzliche Informationen. Dass beide Dokumente dasselbe Thema betreffen, bedeutet nicht, dass sie denselben Zugriff erlauben sollten.

Den Weg der Informationen nachvollziehen

Klären Sie mit IT, Datenschutz und dem Anbieter, welche Systeme Eingaben, Dokumente und Antworten verarbeiten. Dazu gehören Speicherorte, Aufbewahrung, Löschung, mögliche weitere Dienstleister und eine eventuelle Nutzung für Modelltraining. Auch die vertraglichen Rollen und erforderlichen Vereinbarungen müssen zum tatsächlichen Betrieb passen.

Die DSK-Orientierungshilfen behandeln zudem technische Schutzmaßnahmen und datenschutzfreundliche Gestaltung. Ein Produktname oder eine einzelne Einstellung ersetzt keine Prüfung des gesamten Datenflusses. Lassen Sie sich relevante Eigenschaften dokumentieren und überprüfen Sie sie im geplanten Einsatz.

Menschliche Kontrolle praktisch organisieren

KI-Ergebnisse können unvollständig oder falsch sein. Legen Sie deshalb fest, wer welche Ergebnisse prüft und was bei Unsicherheit passiert. Bei Aufgaben mit Auswirkungen auf Beschäftigte muss die Prüfung fachlich möglich sein: mit ausreichenden Informationen, Zeit und einer echten Möglichkeit, den Vorschlag abzulehnen.

Planen Sie bewusst einen Fehlerfall ein. Was passiert, wenn eine Antwort eine nicht vorhandene Regel nennt oder zwei ähnlich benannte Personen verwechselt? Der Pilot sollte zeigen, wie Fehler erkannt, gemeldet und behoben werden. Eine Schaltfläche mit der Aufschrift „Freigeben“ allein beschreibt noch keinen tragfähigen Kontrollprozess.

Vor dem Start gemeinsam klären

• Welche Datenquellen sind freigegeben, und wer hält sie aktuell?
• Wie werden Zugriffe geprüft und bei Rollenwechseln angepasst?
• Wer entscheidet über den Einsatz und verantwortet den Betrieb?
• Wie werden Ergebnisse berichtigt, Daten gelöscht und Vorfälle bearbeitet?
• Welche Schulung brauchen die vorgesehenen Nutzerinnen und Nutzer?

Datenschutzbeauftragte und gegebenenfalls die Beschäftigtenvertretung sollten frühzeitig einbezogen werden. Welche rechtlichen Anforderungen einschließlich einer möglichen Datenschutz-Folgenabschätzung im konkreten Fall gelten, gehört in die fachliche Prüfung vor der Einführung.

Weiterführende Orientierung

Dieser Beitrag bietet praktische Prüffragen. Für die Bewertung des eigenen Anwendungsfalls sind die konkrete Verarbeitung und die jeweils geltenden Vorgaben entscheidend.

Offizielle Quellen: DSK: Künstliche Intelligenz und Datenschutz sowie DSK: Datenschutzrechtliche Anforderungen an KI-Systeme.

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