Eine Altersstrukturanalyse ist eine systematische Auswertung der Altersverteilung innerhalb einer Belegschaft. Sie zeigt, wie sich die Mitarbeitenden eines Unternehmens auf verschiedene Altersgruppen verteilen, und liefert damit eine wichtige Grundlage für die strategische Personalplanung. Im Folgenden beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um die Erstellung, Interpretation und Nutzung dieser HR-Analyse.

Welche Daten werden für eine Altersstrukturanalyse benötigt?

Für eine Altersstrukturanalyse werden in erster Linie die Geburtsdaten aller Mitarbeitenden sowie grundlegende Stammdaten wie Eintrittsdatum, Abteilung, Funktion und Beschäftigungsart benötigt. Diese Informationen ermöglichen es, die Belegschaftsstruktur differenziert nach Alter, Betriebszugehörigkeit und organisatorischen Einheiten darzustellen.

Im Detail umfasst die Datenbasis unter anderem folgende Angaben:

• Geburtsdatum jedes Mitarbeitenden
• Eintrittsdatum und ggf. voraussichtliches Renteneintrittsdatum
• Abteilungs- und Teamzugehörigkeit
• Beschäftigungsumfang (Vollzeit, Teilzeit)
• Funktion oder Stellenbezeichnung
• Qualifikationsstufe oder Berufsgruppe

All diese Informationen sollten idealerweise in einer zentralen digitalen Personalakte gepflegt sein, damit die Auswertung ohne aufwändige manuelle Datensammlung möglich ist. Je vollständiger und aktueller die Datenbasis, desto aussagekräftiger fällt die spätere Analyse aus.

Wie wird eine Altersstrukturanalyse Schritt für Schritt erstellt?

Eine Altersstrukturanalyse erstellen Sie in wenigen klar definierten Schritten: Daten zusammenführen, Altersgruppen bilden, Verteilung visualisieren und Ergebnisse interpretieren. Der gesamte Prozess lässt sich mit einer geeigneten HR-Software weitgehend automatisieren.

Die typischen Schritte im Überblick:

1. Datenbasis prüfen: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Mitarbeiterdaten vollständig und aktuell vorliegen.
2. Altersgruppen definieren: Üblich sind Gruppen in Fünf- oder Zehn-Jahres-Schritten, z. B. unter 30, 30 bis 39, 40 bis 49, 50 bis 59 und 60 plus.
3. Verteilung berechnen: Ermitteln Sie, wie viele Mitarbeitende in jede Altersgruppe fallen, sowohl absolut als auch prozentual.
4. Segmentierung verfeinern: Schlüsseln Sie die Ergebnisse nach Abteilungen, Standorten oder Funktionen auf, um Unterschiede innerhalb des Unternehmens sichtbar zu machen.
5. Visualisierung erstellen: Balken- oder Säulendiagramme helfen dabei, die Altersverteilung auf einen Blick erfassbar zu machen.
6. Ergebnisse dokumentieren und teilen: Die Analyse sollte für HR-Leitung und Geschäftsführung aufbereitet und mit konkreten Handlungsempfehlungen verknüpft werden.

Moderne HR-Systeme mit integrierten HR-Kennzahlen und Reporting-Funktionen können diese Schritte erheblich vereinfachen und die Analyse auf Knopfdruck bereitstellen.

Was sagt eine Altersstrukturanalyse über das Unternehmen aus?

Eine Altersstrukturanalyse gibt Aufschluss darüber, wie ausgewogen oder einseitig die Belegschaft eines Unternehmens demografisch aufgestellt ist. Sie zeigt, ob ein Unternehmen in den kommenden Jahren mit einem hohen Renteneintritt rechnen muss, ob Nachwuchskräfte fehlen oder ob bestimmte Abteilungen besonders von demografischen Veränderungen betroffen sind.

Typische Erkenntnisse, die eine solche HR-Analyse liefert:

• Nachfolgerisiken: Wenn viele Schlüsselpositionen von Mitarbeitenden über 55 besetzt sind, droht in absehbarer Zeit ein erheblicher Wissensverlust.
• Rekrutierungsbedarf: Eine überalterte Belegschaft signalisiert, dass aktive Nachwuchsgewinnung notwendig ist.
• Wissenstransfer: Unternehmen erkennen, wo erfahrene Mitarbeitende ihr Know-how an jüngere Kolleginnen und Kollegen weitergeben sollten.
• Demografischer Wandel: Die Analyse macht sichtbar, wie stark der demografische Wandel das eigene Unternehmen bereits betrifft oder in Zukunft betreffen wird.

Kurz gesagt: Die Altersstrukturanalyse ist ein Frühwarnsystem für personelle Engpässe und ein strategisches Planungsinstrument zugleich.

Wie oft sollte eine Altersstrukturanalyse durchgeführt werden?

Eine Altersstrukturanalyse sollte mindestens einmal jährlich durchgeführt werden, idealerweise als fester Bestandteil der strategischen Personalplanung. Bei größeren Veränderungen in der Belegschaft, etwa durch Restrukturierungen, starkes Wachstum oder eine Übernahme, empfiehlt sich eine anlassbezogene Aktualisierung.

Viele Unternehmen koppeln die Analyse an den jährlichen Planungszyklus, etwa zu Beginn des Geschäftsjahres oder im Rahmen der Budgetplanung. So fließen die Erkenntnisse direkt in Entscheidungen über Einstellungen, Nachfolgeplanungen und Weiterbildungsmaßnahmen ein. Eine einmalige Momentaufnahme reicht nicht aus, da sich die Belegschaftsstruktur kontinuierlich verändert und Trends nur im Zeitverlauf erkennbar werden.

Welche Maßnahmen leitet HR aus der Altersstrukturanalyse ab?

Aus einer Altersstrukturanalyse leitet HR konkrete Maßnahmen in den Bereichen Recruiting, Personalentwicklung, Wissensmanagement und Nachfolgeplanung ab. Die Analyse ist dabei kein Selbstzweck, sondern der Ausgangspunkt für gezielte Interventionen.

Je nach Ergebnis kommen unter anderem folgende Maßnahmen in Betracht:

• Gezielte Nachwuchsgewinnung: Wenn jüngere Altersgruppen unterrepräsentiert sind, sollten Recruiting-Aktivitäten entsprechend ausgerichtet werden.
• Nachfolgeplanung: Für Positionen, die in den nächsten Jahren durch Renteneintritte frei werden, sollten frühzeitig Nachfolgekandidaten identifiziert und aufgebaut werden.
• Wissenstransfer sichern: Mentoring-Programme oder strukturierte Übergaben helfen, das Know-how erfahrener Mitarbeitender im Unternehmen zu halten.
• Personalentwicklung anpassen: Ältere Mitarbeitende benötigen möglicherweise andere Weiterbildungsformate als jüngere Kolleginnen und Kollegen.
• Betriebliches Gesundheitsmanagement stärken: Eine älter werdende Belegschaft stellt andere Anforderungen an Gesundheitsangebote und Arbeitsgestaltung.

Die Verbindung zwischen Altersstrukturanalyse und Personalentwicklung ist dabei besonders eng: Wer weiß, wie sich die Belegschaft zusammensetzt, kann Fördermaßnahmen zielgenau einsetzen und langfristig die Mitarbeiterbindung stärken.

Wie wir Sie bei der Altersstrukturanalyse unterstützen

Mit der Sage HR Suite und unserer langjährigen Erfahrung in der digitalen Personalwirtschaft bieten wir Ihnen die Werkzeuge und das Know-how, um Altersstrukturanalysen effizient und aussagekräftig umzusetzen. Konkret unterstützen wir Sie dabei auf mehreren Ebenen:

• Zentrale Datenbasis: Alle relevanten Mitarbeiterdaten liegen in einem konsistenten System vor, sodass Sie jederzeit auf eine vollständige und aktuelle Grundlage zugreifen können.
• Integriertes Reporting: Die Sage HR Suite stellt HR-Kennzahlen und Auswertungen zur Belegschaftsstruktur direkt im System bereit, ohne manuelle Datenexporte.
• Modularer Einstieg: Sie starten mit den Modulen, die Sie jetzt benötigen, und erweitern die Lösung bei Bedarf, zum Beispiel um Personalverwaltung oder Personalentwicklung.
• Beratung und Support: Unser Team begleitet Sie nicht nur bei der Implementierung, sondern steht Ihnen auch danach als verlässlicher Ansprechpartner zur Seite.
• HRWare Akademie: In unseren praxisnahen Schulungen lernen Sie, wie Sie Auswertungen und Analysen optimal für Ihre Personalplanung nutzen.

Möchten Sie erfahren, wie die Sage HR Suite Ihre Altersstrukturanalyse und strategische Personalplanung unterstützen kann? Sprechen Sie uns an und wir zeigen Ihnen die Möglichkeiten in einem unverbindlichen Gespräch.

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