Was sagt das neue Arbeitszeitgesetz 2026 zur Erfassungspflicht?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist seit dem wegweisenden Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 ein dauerhaftes Thema in deutschen Personalabteilungen. Mit dem Jahr 2024 hat die gesetzliche Entwicklung in Deutschland einen weiteren entscheidenden Schritt gemacht: Der Referentenentwurf zum neuen Arbeitszeitgesetz konkretisiert, was viele Arbeitgeber bereits ahnen, aber noch nicht vollständig umgesetzt haben. Wer die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bislang auf die lange Bank geschoben hat, sollte jetzt handeln. Denn die Anforderungen sind klar, die Fristen laufen, und die Konsequenzen bei Verstößen sind spürbar.

Dieser Artikel gibt Ihnen einen strukturierten Überblick darüber, was sich konkret ändert, welche Anforderungen das Gesetz an eine gesetzeskonforme Zeiterfassung stellt und warum digitale Lösungen dabei keine Kür, sondern längst eine Notwendigkeit sind.

Was sich 2026 konkret für Arbeitgeber ändert

Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Grundsatzurteil von 2022 bereits festgestellt, dass Arbeitgeber in Deutschland zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten verpflichtet sind. Der daraufhin entwickelte Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes präzisiert diese Pflicht und bringt für Arbeitgeber konkrete neue Anforderungen mit sich.

Besonders relevant ist die geplante Vorgabe, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch erfasst werden müssen. Die Aufzeichnung soll dabei am selben Tag erfolgen. Ausnahmen sind unter anderem für bestimmte leitende Angestellte sowie für Unternehmen vorgesehen, die mit den Sozialpartnern entsprechende Tarifverträge abgeschlossen haben. Diese Ausnahmen sind jedoch eng gefasst und gelten nicht pauschal für alle Branchen oder Beschäftigungsgruppen.

Für den Mittelstand bedeutet das in der Praxis: Wer bislang auf Papierzettel, Excel-Tabellen oder die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden gesetzt hat, steht vor einem grundlegenden Umstellungsbedarf. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt dabei unabhängig von der Betriebsgröße, wobei kleinere Unternehmen unter bestimmten Bedingungen längere Übergangsfristen in Anspruch nehmen können.

Welche Anforderungen das Gesetz an die Zeiterfassung stellt

Das Gesetz stellt nicht nur die Frage, ob Arbeitszeiten erfasst werden, sondern auch wie. Dabei geht es um deutlich mehr als das bloße Festhalten von An- und Abwesenheiten.

Elektronische Erfassung als Standard

Die Erfassung muss elektronisch erfolgen. Papierbasierte oder rein manuelle Methoden, wie etwa die klassische Arbeitszeiterfassung in Excel, erfüllen die gesetzlichen Anforderungen in der Regel nicht mehr. Das gilt auch für einfache Tabellenkalkulationen, die nachträglich ausgefüllt werden. Gefordert ist eine nachvollziehbare, manipulationssichere Dokumentation.

Was konkret erfasst werden muss

Neben Beginn und Ende der Arbeitszeit gehört unter anderem auch die gesetzeskonforme Erfassung von Pausenzeiten zu den Pflichten des Arbeitgebers. Pausen müssen dokumentiert sein, da sie die Berechnung der tatsächlichen Arbeitszeit direkt beeinflussen. Gleiches gilt für Überstunden, Schichtzeiten sowie besondere Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit oder Schichtplanung.

Relevant ist außerdem das Recht der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auf Einsicht in ihre eigenen Zeitaufzeichnungen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass diese Transparenz technisch und organisatorisch gewährleistet ist. Wer ein Gleitzeitmodell verwaltet oder Arbeitszeitkonten für Mitarbeiter führt, muss diese Daten jederzeit abrufbar und nachvollziehbar halten.

Aufbewahrungsfristen nicht vergessen

Die Aufzeichnungen sind für einen gesetzlich definierten Zeitraum aufzubewahren. Aktuell sind das mindestens zwei Jahre, wobei sich diese Fristen je nach Branche oder weiteren gesetzlichen Regelungen unterscheiden können. Auch hier gilt: Die genauen Anforderungen können sich ändern, weshalb eine regelmäßige Prüfung der eigenen Dokumentationsprozesse empfehlenswert ist.

Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen

Arbeitszeitgesetzverstöße zu vermeiden ist nicht nur eine Frage der Compliance, sondern auch des wirtschaftlichen Risikomanagements. Die Folgen fehlender oder mangelhafter Zeiterfassung können erheblich sein.

Zunächst drohen Bußgelder. Die zuständigen Behörden, insbesondere die Gewerbeaufsicht und die Zollbehörde im Rahmen des Mindestlohngesetzes, können bei fehlenden oder unvollständigen Aufzeichnungen empfindliche Sanktionen verhängen. Die Höhe richtet sich unter anderem nach der Schwere des Verstoßes und der Betriebsgröße.

Darüber hinaus entstehen im Streitfall erhebliche Beweisschwierigkeiten. Wenn Mitarbeitende Überstunden geltend machen und keine lückenlose Dokumentation vorliegt, sind Arbeitgeber in einer schwachen Verhandlungsposition. Gerichte haben in der Vergangenheit zugunsten der Arbeitnehmerseite entschieden, wenn die Dokumentation unvollständig war. Überstunden unkontrolliert ansammeln zu lassen, ist also nicht nur ein organisatorisches, sondern auch ein rechtliches Risiko.

Ein weiterer Aspekt, der häufig unterschätzt wird, ist der Reputationsschaden. Unternehmen, die als nachlässig im Umgang mit Arbeitszeitrecht gelten, haben es schwerer, qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen und zu binden.

Digitale Zeiterfassung als rechtssichere Lösung

Eine moderne Zeitwirtschaft Software ist heute in der Lage, alle gesetzlichen Anforderungen automatisiert und revisionssicher abzubilden. Der Unterschied zu manuellen Methoden liegt nicht nur in der Effizienz, sondern vor allem in der Rechtssicherheit.

Digitale Lösungen ermöglichen die minutengenaue Arbeitszeiterfassung, die automatische Berechnung von Pausen, Überstunden und Arbeitszeitkonten sowie die lückenlose Dokumentation für Prüfzwecke. Mobile Zeiterfassung für den Außendienst, die Integration von Schichtplanung und Zeiterfassung sowie die flexible Abbildung von Arbeitszeitmodellen wie Kernarbeitszeit oder Gleitzeit sind dabei keine Extras, sondern Standardfunktionen moderner Systeme.

Besonders für den Mittelstand lohnt sich die Umstellung auf eine digitale Zeitwirtschaft, weil sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch die HR-Abteilung spürbar entlastet. Urlaubsplanung und Abwesenheiten lassen sich zentral steuern, Fehlzeiten werden transparent, und Arbeitszeiten können gegenüber Behörden oder im Streitfall klar nachgewiesen werden. Wer außerdem bereits mit einer digitalen Stempeluhr für Mitarbeiter arbeitet, profitiert von der direkten Anbindung an Entgeltabrechnung und weiteren HR-Prozessen.

So unterstützt HRWare bei der gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung

Wir bei HRWare Consulting begleiten mittelständische Unternehmen dabei, ihre Zeitwirtschaft rechtssicher, effizient und zukunftsfähig aufzustellen. Das Zeitwirtschaftsmodul der Sage HR Suite bietet dabei eine vollständig integrierte Lösung, die sich nahtlos in die bestehende HR-Infrastruktur einfügt.

• Elektronische Zeiterfassung: Minutengenaue Erfassung von Beginn, Ende und Pausen, auch mobil für Außendienstmitarbeitende
• Flexible Arbeitszeitmodelle: Gleitzeitmodelle, Schichtpläne und Kernarbeitszeiten lassen sich individuell abbilden und digital verwalten
• Arbeitszeitkonten: Automatischer Ausgleich und transparente Übersicht für Mitarbeitende und HR-Verantwortliche
• Abwesenheitsmanagement: Urlaub, Fehlzeiten und Abwesenheiten zentral und übersichtlich steuern
• Revisionssichere Dokumentation: Alle Daten werden nachvollziehbar gespeichert und sind für Prüfzwecke jederzeit abrufbar
• Anbindung an DATEV und Entgeltabrechnung: Eine gemeinsame Datenbasis für alle HR-Prozesse, ohne Doppelpflege

Als Sage Premium-Partner mit über 20 Jahren Erfahrung und mehr als 500 betreuten Kunden wissen wir, worauf es bei der Einführung einer Zeitwirtschaftslösung im Mittelstand ankommt. Wir begleiten Sie von der Analyse über die Implementierung bis zum laufenden Support. Sprechen Sie uns an und erfahren Sie, wie wir Ihre Zeitwirtschaft gemeinsam auf ein rechtssicheres Fundament stellen.