Was zählt alles zur Arbeitszeit laut Gesetz?

Die Frage, was genau zur Arbeitszeit zählt, beschäftigt Personalverantwortliche und Führungskräfte regelmäßig – und das nicht ohne Grund. Seit dem Grundsatzurteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 und den daraus folgenden Entwicklungen im deutschen Arbeitsrecht steht die Arbeitszeiterfassung stärker im Fokus denn je. Doch bevor Unternehmen über geeignete Systeme zur digitalen Arbeitszeiterfassung nachdenken, lohnt sich ein genauer Blick auf die rechtlichen Grundlagen: Was gilt überhaupt als Arbeitszeit, was nicht, und wo liegen die Grauzonen?

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) bildet den gesetzlichen Rahmen, definiert jedoch nicht alle Situationen abschließend. Ergänzend spielen Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und die Rechtsprechung eine wichtige Rolle. Für Personalverantwortliche im Mittelstand ist ein solides Verständnis dieser Grundlagen unverzichtbar, um Haftungsrisiken zu vermeiden und die Zeitwirtschaft im Unternehmen rechtssicher zu gestalten.

Kernarbeitszeit, Rüstzeit und Wegezeit im Vergleich

Die sogenannte Kernarbeitszeit bezeichnet jene Stunden, in denen Mitarbeitende tatsächlich ihrer vertraglich vereinbarten Tätigkeit nachgehen. Sie bildet den unstrittigen Kern der Arbeitszeiterfassung. Doch daneben gibt es weitere Zeitkategorien, die rechtlich unterschiedlich bewertet werden.

Rüstzeiten sind Tätigkeiten, die unmittelbar vor oder nach der eigentlichen Arbeit anfallen, zum Beispiel das Anlegen von Schutzkleidung oder das Einrichten von Maschinen. Nach herrschender Rechtsprechung zählen diese zur Arbeitszeit, sofern sie vom Arbeitgeber angeordnet oder zwingend erforderlich sind. Entscheidend ist, ob die Tätigkeit im Interesse des Arbeitgebers erfolgt.

Die Wegezeit hingegen ist differenzierter zu betrachten. Der normale Weg von zu Hause zur regulären Arbeitsstätte gilt grundsätzlich nicht als Arbeitszeit. Anders verhält es sich bei Dienstreisen: Fährt ein Mitarbeitender zu einem Kunden oder einer anderen Einsatzstelle, kann die Reisezeit zumindest anteilig als Arbeitszeit gewertet werden, abhängig von tariflichen Regelungen oder individuellen Vereinbarungen.

Bereitschaftsdienst, Rufbereitschaft und Reisezeiten

Gerade in Branchen mit unregelmäßigen Einsatzzeiten, etwa im Gesundheitswesen oder in der Logistik, stellen Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft besondere Herausforderungen dar. Der rechtliche Unterschied zwischen beiden ist erheblich.

Beim Bereitschaftsdienst hält sich die mitarbeitende Person an einem vom Arbeitgeber bestimmten Ort auf und muss bei Bedarf jederzeit tätig werden. Dieser gilt nach europäischem Recht vollständig als Arbeitszeit, auch wenn die betreffende Person schläft oder wartet. Die Rufbereitschaft hingegen erlaubt es, sich frei aufzuhalten und lediglich innerhalb einer bestimmten Frist erreichbar zu sein. Sie zählt grundsätzlich nicht als Arbeitszeit, es sei denn, die Einschränkungen sind so weitreichend, dass eine normale Freizeitgestaltung faktisch unmöglich wird.

Bei Reisezeiten gilt: Aktives Reisen, etwa das Führen eines Dienstwagens oder das Arbeiten im Zug, wird in der Regel als Arbeitszeit anerkannt. Passives Reisen, bei dem die mitarbeitende Person lediglich befördert wird und keine Arbeitsleistung erbringt, wird rechtlich unterschiedlich bewertet. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können hier konkretisierende Regelungen enthalten, die im Einzelfall entscheidend sind.

Pausenregelungen und deren Abgrenzung zur Arbeitszeit

Pausen sind gesetzlich vorgeschrieben, zählen aber ausdrücklich nicht zur Arbeitszeit. Das Arbeitszeitgesetz schreibt unter anderem vor, dass bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden mindestens 30 Minuten Pause zu gewähren sind, bei mehr als neun Stunden verlängert sich diese auf 45 Minuten. Diese Pausenzeiten sind vorab festzulegen und dürfen nicht mit der Ruhezeit verwechselt werden.

Problematisch wird es, wenn Pausen de facto nicht eingehalten werden können, weil Mitarbeitende in dieser Zeit erreichbar bleiben oder auf Abruf stehen müssen. In solchen Fällen kann eine vermeintliche Pause rechtlich als Bereitschaftsdienst eingestuft werden und damit als Arbeitszeit gelten. Unternehmen sollten daher klar kommunizieren und dokumentieren, dass Pausenzeiten tatsächlich unterbrechungsfrei sind.

Für die minutengenaue Arbeitszeiterfassung ist die saubere Abgrenzung von Pausen besonders relevant: Systeme zur digitalen Zeitwirtschaft sollten in der Lage sein, Pausenzeiten automatisch zu erfassen und klar von der Nettoarbeitszeit zu trennen, um Abrechnungsfehler zu vermeiden.

Homeoffice und mobile Arbeit: besondere Herausforderungen

Mobile Arbeit und Homeoffice haben die Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit in vielen Unternehmen erheblich verwischt. Rechtlich gilt jedoch: Auch im Homeoffice gelten dieselben Arbeitszeitregeln wie im Büro. Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenpflichten sind einzuhalten, unabhängig vom Arbeitsort.

Die Herausforderung liegt in der Praxis: Wer kontrolliert, ob ein Mitarbeitender im Homeoffice tatsächlich um 22 Uhr noch arbeitet? Und wie wird verhindert, dass die gesetzliche Ruhezeit von mindestens elf Stunden zwischen zwei Arbeitstagen unterschritten wird? Arbeitgeber tragen hier eine Verantwortung, auch wenn die unmittelbare Kontrolle schwieriger ist als im Büro.

Hinzu kommt die Frage der Selbstorganisation: Kurze private Unterbrechungen während der Arbeitszeit im Homeoffice, etwa ein kurzer Einkauf, gelten rechtlich als Pausen und sind entsprechend zu dokumentieren. Für eine digitale Zeitwirtschaft bedeutet das, dass mobile Erfassungsmöglichkeiten unverzichtbar sind, die auch außerhalb des Büros zuverlässig funktionieren.

Arbeitszeiterfassung digital und rechtssicher umsetzen

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist spätestens seit dem BAG-Beschluss aus dem Jahr 2022 ein zentrales Thema für Personalverantwortliche. Auch wenn das zugehörige Gesetz zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland noch konkretisiert wird, steht fest: Unternehmen sind verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Die klassische Arbeitszeiterfassung in Excel stößt dabei schnell an ihre Grenzen, sowohl was Revisionssicherheit als auch Effizienz betrifft.

Eine elektronische Arbeitszeiterfassung bietet gegenüber manuellen Methoden entscheidende Vorteile: Daten werden manipulationssicher gespeichert, Auswertungen lassen sich auf Knopfdruck abrufen, und die Anbindung an DATEV oder andere Systeme ermöglicht einen reibungslosen Datenfluss in die Entgeltabrechnung. Apps zur Arbeitszeiterfassung ergänzen stationäre Lösungen für mobil tätige Mitarbeitende.

Für Kleinbetriebe stellt sich häufig die Frage, ob und in welchem Umfang die Arbeitszeiterfassung Pflicht gilt. Grundsätzlich gelten die gesetzlichen Anforderungen für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße. Ausnahmen können sich unter anderem aus tarifvertraglichen Regelungen oder branchenspezifischen Sonderregelungen ergeben, sollten aber stets im Einzelfall rechtlich geprüft werden.

So unterstützt HRWare bei der rechtssicheren Arbeitszeiterfassung

Eine gesetzeskonforme und effiziente Zeitwirtschaft ist kein Selbstläufer, besonders wenn Homeoffice, Bereitschaftsdienste und verschiedene Arbeitszeitmodelle zusammenkommen. Wir bei HRWare Consulting begleiten mittelständische Unternehmen dabei, ihre Arbeitszeiterfassung digital, rechtssicher und praxistauglich aufzustellen.

• Zeitwirtschaft als Modul der Sage HR Suite: Das Zeitwirtschaftsmodul lässt sich nahtlos in bestehende HR-Prozesse integrieren, sodass Daten aus der Zeiterfassung direkt in die Entgeltabrechnung fließen, ohne manuelle Übertragungen.
• Mobile Erfassung für Homeoffice und Außendienst: Über das my.HRWare.Portal können Mitarbeitende ihre Zeiten ortsunabhängig erfassen, inklusive Pausen und Abwesenheiten, auf einer sicheren Plattform, die in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gehostet wird.
• Anbindung an DATEV: Für Unternehmen, die das DATEV-Programm in der Entgeltabrechnung nutzen, stellen wir eine zuverlässige Schnittstelle sicher, damit Zeitdaten fehlerfrei übertragen werden.
• Individuelle Anpassung: Kein Unternehmen ist wie das andere. Wo Standardlösungen nicht ausreichen, entwickeln wir individuelle Workflows und Anpassungen, die genau zu Ihren betrieblichen Anforderungen passen.
• Schulungen über die HRWare Akademie: Damit Ihr Team das System von Anfang an sicher nutzt, bieten wir praxisnahe Schulungen zu Modulen, Updates und fachlichen Themen rund um die Zeitwirtschaft an.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Ihre Arbeitszeiterfassung modernisieren und auf eine zukunftssichere Grundlage stellen möchten. Wir analysieren gemeinsam Ihre aktuelle Situation und zeigen Ihnen, wie eine passende Lösung aus der Sage HR Suite für Ihr Unternehmen aussehen kann.