Welche Risiken hat Vertrauensarbeitszeit für Arbeitgeber?

Vertrauensarbeitszeit klingt nach modernem Führungsstil und gegenseitigem Respekt. Mitarbeitende gestalten ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich, Kontrolle tritt in den Hintergrund, Vertrauen rückt nach vorne. Doch was auf den ersten Blick wie ein Gewinn an Flexibilität wirkt, birgt für Arbeitgeber erhebliche rechtliche und organisatorische Risiken. Gerade die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung hat das Thema in den letzten Jahren neu aufgeladen und zwingt Unternehmen dazu, ihr Verständnis von Vertrauensarbeitszeit grundlegend zu überdenken.

Wer glaubt, mit Vertrauensarbeitszeit die Verantwortung für die Zeitdokumentation an die Mitarbeitenden abgeben zu können, irrt sich. Die gesetzlichen Anforderungen treffen den Arbeitgeber, unabhängig davon, welches Arbeitszeitmodell im Unternehmen gelebt wird. Die folgenden Abschnitte zeigen, welche konkreten Risiken entstehen und wie sich Vertrauensarbeitszeit rechtssicher gestalten lässt.

Rechtliche Grauzone: Was das BAG-Urteil bedeutet

Das Bundesarbeitsgericht hat mit seinem Beschluss aus dem Jahr 2022 klargestellt, dass Arbeitgeber in Deutschland bereits nach geltendem Recht verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. Dieses Urteil basiert auf einer europarechtskonformen Auslegung des Arbeitsschutzgesetzes und stützt sich auf ein EuGH-Urteil aus dem Jahr 2019, das EU-Mitgliedstaaten zur Einführung objektiver, verlässlicher und zugänglicher Zeiterfassungssysteme verpflichtet.

Für Unternehmen, die Vertrauensarbeitszeit praktizieren, bedeutet das eine erhebliche Unsicherheit. Denn Vertrauensarbeitszeit schließt zwar die Kontrolle der Anwesenheit aus, nicht aber die Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Diese Unterscheidung ist rechtlich entscheidend. Wer keine Zeiterfassung betreibt, bewegt sich in einer Grauzone, die bei Prüfungen durch die Arbeitsschutzbehörden oder in arbeitsrechtlichen Streitigkeiten schnell zum Problem werden kann.

Bis ein bundeseinheitliches Arbeitszeiterfassungsgesetz in Kraft tritt, bleibt die Rechtslage zwar im Detail noch offen, die Richtung ist jedoch eindeutig. Unternehmen, die jetzt handeln und eine digitale Zeitwirtschaft einführen, sind besser vorbereitet als jene, die auf weitere gesetzliche Konkretisierungen warten.

Überstunden, Haftung und Nachweispflichten

Eines der größten praktischen Risiken der Vertrauensarbeitszeit liegt im Bereich der Überstunden. Wenn Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten eigenständig einteilen und keine Aufzeichnungen geführt werden, können sich über Monate hinweg erhebliche Mehrarbeitsstunden ansammeln, ohne dass der Arbeitgeber davon weiß. Im Streitfall, etwa bei einer Kündigung oder einem Vergütungsstreit, kann der Arbeitnehmer Überstunden geltend machen, und der Arbeitgeber hat keine belastbaren Gegennachweise.

Die Beweislastverteilung im Arbeitsrecht ist hier für Arbeitgeber ungünstig. Zwar muss der Arbeitnehmer Überstunden grundsätzlich nachweisen, doch wenn keinerlei Zeitdokumentation existiert, fällt es schwer, substantiierte Gegenargumente vorzubringen. Das Arbeitszeitkonto der Mitarbeiter führen ist deshalb kein bürokratischer Selbstzweck, sondern ein konkretes Instrument zur Haftungsbegrenzung.

Hinzu kommen Nachweispflichten gegenüber Behörden. Bei Prüfungen durch Zoll, Finanzbehörden oder Arbeitsschutzbehörden können fehlende Arbeitszeitnachweise zu Bußgeldern führen. Besonders im Bereich des Mindestlohngesetzes sind lückenlose Aufzeichnungen unter anderem für bestimmte Branchen und Beschäftigungsformen gesetzlich vorgeschrieben, wobei sich die genauen Anforderungen je nach gesetzlicher Entwicklung ändern können.

Gesundheitsschutz und Fürsorgepflicht als unterschätztes Risiko

Neben den rechtlichen Nachweispflichten tragen Arbeitgeber eine aktive Fürsorgepflicht gegenüber ihren Mitarbeitenden. Das Arbeitszeitgesetz legt unter anderem Höchstarbeitszeiten, Mindestruhezeiten und Regelungen zu Pausenzeiten fest. Diese Schutzvorschriften gelten unabhängig davon, ob ein Unternehmen Vertrauensarbeitszeit praktiziert oder nicht.

Wenn keine Zeiterfassung stattfindet, kann der Arbeitgeber nicht erkennen, ob Mitarbeitende regelmäßig die gesetzlichen Grenzen überschreiten. Das ist nicht nur ein Compliance-Problem, sondern auch ein Gesundheitsrisiko. Chronische Überlastung, fehlende Erholungsphasen und dauerhafter Stress entstehen häufig genau dort, wo keine Transparenz über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit besteht.

Im Schadensfall, etwa wenn ein Mitarbeitender aufgrund von Überarbeitung erkrankt oder einen Unfall erleidet, kann fehlende Zeitdokumentation als Verletzung der Fürsorgepflicht gewertet werden. Arbeitgeber sind gut beraten, Pausenzeiten gesetzeskonform zu erfassen und Arbeitszeitüberschreitungen systematisch zu erkennen, bevor daraus arbeitsrechtliche oder haftungsrechtliche Konsequenzen entstehen.

Vertrauensarbeitszeit und digitale Zeiterfassung kombinieren

Die gute Nachricht: Vertrauensarbeitszeit und digitale Arbeitszeiterfassung schließen sich nicht aus. Im Gegenteil, eine moderne Zeitwirtschaft Software ermöglicht es, beide Ansätze sinnvoll zu verbinden. Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten selbst, flexibel und mobil, während der Arbeitgeber die Übersicht behält, ohne in die Rolle des Kontrolleurs zu schlüpfen.

Entscheidend ist dabei, dass das System einfach und niedrigschwellig nutzbar ist. Eine digitale Stempeluhr für Mitarbeiter muss nicht bedeuten, dass jede Minute überwacht wird. Vielmehr geht es darum, eine verlässliche Datenbasis zu schaffen, auf die Arbeitgeber im Bedarfsfall zurückgreifen können. Ob im Büro, im Homeoffice oder bei der mobilen Zeiterfassung im Außendienst, moderne Lösungen decken alle Arbeitssituationen ab.

Gut gestaltete Zeitwirtschaftslösungen unterstützen außerdem das Gleitzeitmodell digital verwalten, ermöglichen das automatische Ausgleichen von Zeitkonten und helfen dabei, Arbeitszeitgesetz-Verstöße zu vermeiden, indem sie bei kritischen Schwellenwerten automatisch Hinweise geben. Das reduziert den administrativen Aufwand für HR-Abteilungen erheblich und schafft gleichzeitig die nötige Rechtssicherheit.

So unterstützt HRWare bei der rechtssicheren Arbeitszeitgestaltung

Wir bei HRWare Consulting begleiten mittelständische Unternehmen dabei, Vertrauensarbeitszeit rechtssicher umzusetzen, ohne den Geist des Modells zu opfern. Das Zeitwirtschaftsmodul der Sage HR Suite bietet dafür eine leistungsstarke Grundlage, die sich flexibel an unterschiedliche Arbeitszeitmodelle anpassen lässt. Konkret unterstützen wir unter anderem bei:

• Einrichtung digitaler Zeitkonten für alle Mitarbeitenden, inklusive automatischer Ausgleichsfunktionen
• Abbildung individueller Arbeitszeitmodelle, von Gleitzeit über Kernarbeitszeit bis hin zu Schichtplanung
• Mobiler Zeiterfassung für Außendienst, Homeoffice und dezentrale Teams
• Automatischen Warnmeldungen bei Überschreitung gesetzlicher Arbeitszeiten oder Unterschreitung von Ruhezeiten
• Nahtloser Integration in die Entgeltabrechnung und Anbindung an DATEV, sodass alle Zeitdaten konsistent in einer einzigen Datenbasis verfügbar sind

Wer mit dem Zeitwirtschaftsmodul startet, kann die Sage HR Suite bei Bedarf schrittweise um weitere Module wie das Abwesenheitsmanagement oder die digitale Personalakte erweitern. Unsere Berater begleiten Sie von der Analyse über die Implementierung bis zum laufenden Support. Sprechen Sie uns an und erfahren Sie, wie wir Ihr Arbeitszeitmodell gemeinsam rechtssicher und effizient gestalten können.