Ein Organigramm für ein Unternehmen erstellt man, indem man zunächst alle relevanten Stellen, Abteilungen und Berichtslinien erfasst, eine passende Darstellungsform wählt und die Struktur anschließend mit einem geeigneten Tool visualisiert. Der gesamte Prozess lässt sich in wenigen Schritten umsetzen und zahlt sich schnell aus: Ein klares Organigramm schafft Transparenz, erleichtert die interne Kommunikation und ist eine wichtige Grundlage für strategische Personalentscheidungen. Im Folgenden beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um das Thema Organigramm erstellen.

Welche Informationen gehören in ein Organigramm?

Ein Organigramm enthält mindestens die Namen der Organisationseinheiten oder Stellen, die Hierarchieebenen sowie die Berichtslinien zwischen den einzelnen Positionen. Je nach Zweck und Detailtiefe können zusätzlich Namen der Stelleninhaber, Abteilungsbezeichnungen, Standorte oder Kostenstellen ergänzt werden.

Grundsätzlich gilt: Das Organigramm sollte so viele Informationen enthalten wie nötig und so wenige wie möglich. Überladene Darstellungen verlieren schnell an Übersichtlichkeit. Bewährt hat sich folgende Grundausstattung:

• Stellenbezeichnungen oder Funktionen (z. B. Personalleitung, Buchhaltung, Vertrieb)
• Namen der Stelleninhaber, sofern das Organigramm intern genutzt wird
• Hierarchische Beziehungen, dargestellt durch verbindende Linien
• Abteilungs- oder Teamzugehörigkeit, erkennbar durch Gruppierungen oder Farben
• Funktionale Querverbindungen, wenn Teams abteilungsübergreifend zusammenarbeiten

Für die digitale Personalverwaltung ist ein gepflegtes Organigramm besonders wertvoll, weil es als Referenzpunkt für Stammdaten, Zuständigkeiten und Genehmigungsprozesse dient.

Welche Arten von Organigrammen gibt es?

Es gibt im Wesentlichen drei verbreitete Arten von Organigrammen: das hierarchische Organigramm, das Matrixorganigramm und das flache oder netzwerkartige Organigramm. Die Wahl der Darstellungsform hängt von der tatsächlichen Unternehmensstruktur und dem Verwendungszweck ab.

Hierarchisches Organigramm

Die klassische Darstellungsform zeigt die Unternehmenshierarchie von oben nach unten. An der Spitze steht die Geschäftsführung, darunter folgen Abteilungsleiter, Teamleiter und Mitarbeitende. Diese Form eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen mit klaren Berichtslinien und ist die am weitesten verbreitete Variante.

Matrixorganigramm

Das Matrixorganigramm bildet Unternehmen ab, in denen Mitarbeitende gleichzeitig einer Fachabteilung und einem Projekt- oder Produktteam angehören. Es zeigt sowohl vertikale als auch horizontale Beziehungen und ist besonders in projektorientierten Organisationen verbreitet.

Flaches oder netzwerkartiges Organigramm

Unternehmen mit wenigen Hierarchieebenen oder agilen Strukturen nutzen flache Organigramme, die Gleichwertigkeit und Zusammenarbeit betonen. Diese Form eignet sich gut für Start-ups oder Unternehmen, die ihre Unternehmensstruktur bewusst dezentral gestalten.

Wie erstellt man ein Organigramm Schritt für Schritt?

Ein Organigramm erstellt man in fünf Schritten: Zuerst legt man den Zweck und den Detailgrad fest, dann erfasst man alle relevanten Stellen und Berichtslinien, wählt eine geeignete Darstellungsform, visualisiert die Struktur mit einem Tool und gibt das Ergebnis zur Prüfung frei.

1. Zweck definieren: Soll das Organigramm intern zur Orientierung dienen, extern präsentiert werden oder als Grundlage für Personalplanung und Personalentwicklung genutzt werden? Der Zweck bestimmt Detailtiefe und Format.
2. Daten erheben: Alle Stellen, Abteilungen, Führungsebenen und Berichtslinien werden gesammelt. Hierfür eignen sich HR-Stammdaten, Stellenbeschreibungen und Rücksprachen mit Abteilungsleitungen.
3. Struktur festlegen: Entscheiden Sie, welche Organigrammart am besten zur Unternehmensstruktur passt, und legen Sie die Hierarchieebenen fest.
4. Visualisieren: Mit einem geeigneten Tool wird die Struktur grafisch umgesetzt. Achten Sie auf klare Linienführung, einheitliche Gestaltung und ausreichend Weißraum.
5. Freigabe und Verteilung: Das fertige Organigramm wird von der zuständigen Stelle geprüft, freigegeben und an die relevanten Personengruppen kommuniziert.

Welche Tools eignen sich am besten zur Erstellung?

Zur Erstellung eines Organigramms eignen sich spezialisierte HR-Software-Module am besten, da sie direkt auf vorhandene Personaldaten zugreifen und Änderungen automatisch abbilden können. Alternativ kommen allgemeine Diagrammtools oder Tabellenkalkulationsprogramme zum Einsatz, erfordern aber manuelle Pflege.

In der Praxis werden häufig folgende Lösungen genutzt:

• Integrierte HR-Software: Organigramm-Module, die direkt mit der Personalverwaltung verknüpft sind, aktualisieren die Darstellung automatisch bei Personalveränderungen. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
• Spezialisierte Diagrammtools: Programme wie Lucidchart oder draw.io ermöglichen flexible Gestaltung, erfordern aber manuelle Datenpflege und sind nicht mit HR-Stammdaten verbunden.
• Tabellenkalkulationen und Präsentationssoftware: Microsoft Excel oder PowerPoint bieten einfache Möglichkeiten für kleinere Unternehmen, sind aber bei wachsender Mitarbeiterzahl schnell unübersichtlich.

Für mittelständische Unternehmen ist ein integriertes Organigramm-Modul in der HR-Software die effizienteste Lösung, weil Änderungen in den Stammdaten direkt in der Struktur sichtbar werden.

Wie hält man ein Organigramm aktuell?

Ein Organigramm bleibt aktuell, wenn Änderungen in der Unternehmensstruktur unmittelbar nachgepflegt werden und klare Verantwortlichkeiten für die Pflege definiert sind. Am zuverlässigsten gelingt das, wenn das Organigramm direkt mit dem HR-System verknüpft ist.

Folgende Maßnahmen helfen dabei, die Darstellung dauerhaft aktuell zu halten:

• Klare Zuständigkeit: Eine Person oder ein Team in der HR-Abteilung übernimmt die Verantwortung für die Pflege des Organigramms.
• Fester Aktualisierungsrhythmus: Mindestens quartalsweise sollte geprüft werden, ob alle Stellen, Namen und Berichtslinien noch korrekt sind.
• Prozesskopplung: Personalveränderungen wie Einstellungen, Versetzungen oder Austritte lösen automatisch eine Aktualisierung aus, wenn das Organigramm mit den HR-Stammdaten verbunden ist.
• Zugriffsrechte regeln: Nur berechtigte Personen dürfen Änderungen vornehmen, um Inkonsistenzen zu vermeiden.

Wann sollte ein Unternehmen sein Organigramm überarbeiten?

Ein Unternehmen sollte sein Organigramm immer dann überarbeiten, wenn sich die Unternehmensstruktur, die Führungsebenen oder wesentliche Zuständigkeiten verändern. Darüber hinaus empfiehlt sich eine regelmäßige Überprüfung unabhängig von konkreten Anlässen.

Typische Auslöser für eine Überarbeitung sind unter anderem:

• Einstellung neuer Führungskräfte oder Veränderungen in der Geschäftsführung
• Reorganisation von Abteilungen oder die Einführung neuer Teams
• Fusionen, Übernahmen oder die Ausgliederung von Unternehmensbereichen
• Wachstumsphasen, in denen neue Stellen und Hierarchieebenen entstehen
• Strategische Neuausrichtung, die sich auf Verantwortlichkeiten auswirkt

Auch im Rahmen von HR-Kennzahlen und Personalcontrolling ist ein aktuelles Organigramm eine wichtige Datengrundlage, etwa bei der Analyse von Führungsspannen oder der Planung von Personalkapazitäten.

Wie wir bei HRWare beim Organigramm-Erstellen unterstützen

Als Sage Premium-HR-Partner unterstützen wir mittelständische Unternehmen dabei, ihre Unternehmensstruktur digital und dauerhaft aktuell abzubilden. Das Organigramm-Modul der Sage HR Suite ist direkt mit der Personalverwaltung verknüpft, sodass Änderungen in den Stammdaten automatisch in der Darstellung erscheinen. Was uns dabei besonders auszeichnet:

• Nahtlose Integration: Das Organigramm ist Teil einer einzigen Datenbasis, die alle HR-Prozesse verbindet. Kein manueller Abgleich, keine doppelte Datenpflege.
• Modularer Einstieg: Unternehmen können mit dem Organigramm-Modul starten und die Sage HR Suite bei Bedarf um weitere Module wie digitale Personalakte, Zeitwirtschaft oder Personalcontrolling erweitern.
• Individuelle Anpassung: Wo Standardlösungen an ihre Grenzen stoßen, entwickeln wir individuelle Erweiterungen, die genau auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sind.
• Langfristige Begleitung: Unsere Betreuung endet nicht nach der Implementierung. Unser Support-Team steht auch im laufenden Betrieb zur Verfügung, und unsere HRWare Akademie bietet praxisnahe Schulungen zu allen Modulen.

Sie möchten Ihre Unternehmensstruktur übersichtlich und automatisch gepflegt darstellen? Sprechen Sie uns an und erfahren Sie, wie wir Ihr Organigramm-Projekt gemeinsam umsetzen.

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