Dokumente in einer Personalakte müssen je nach Art des Dokuments zwischen zwei und dreißig Jahren aufbewahrt werden. Die genaue Aufbewahrungsfrist hängt vom jeweiligen Dokumententyp und der zugrundeliegenden gesetzlichen Regelung ab. Im Folgenden beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um die Aufbewahrungsfristen der Personalakte, von den gesetzlichen Grundlagen bis zur effizienten Verwaltung im Alltag.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Dokumente?

Die Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen variieren stark je nach Dokumententyp. Als Faustregel gilt: Unterlagen mit steuerlicher oder sozialversicherungsrechtlicher Relevanz unterliegen in der Regel einer sechsjährigen oder zehnjährigen Aufbewahrungspflicht, während arbeitsrechtlich relevante Dokumente häufig kürzer aufzubewahren sind.

Eine Übersicht der gängigen Fristen für das Aufbewahren von Personalunterlagen:

• Entgeltunterlagen (unter anderem Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassungsnachweise): sechs Jahre gemäß Abgabenordnung (AO), in bestimmten Fällen bis zu zehn Jahre
• Arbeitsverträge und Vertragsänderungen: mindestens bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses, empfohlen werden drei bis fünf Jahre nach Austritt wegen möglicher Ansprüche
• Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen: nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens in der Regel zwei bis drei Monate, bei abgelehnten Kandidaten maximal sechs Monate
• Unfallberichte und Nachweise zu Arbeitsunfällen: bis zu dreißig Jahre, sofern Ansprüche nach dem Sozialgesetzbuch geltend gemacht werden könnten
• Steuerliche Unterlagen (unter anderem Lohnsteuerbescheinigungen): sechs Jahre nach § 147 AO

Diese Übersicht ist nicht abschließend. Da sich gesetzliche Anforderungen ändern können, empfiehlt es sich, die jeweils aktuell gültigen Fristen regelmäßig zu prüfen und im Zweifel rechtlichen Rat einzuholen.

Welche gesetzlichen Grundlagen bestimmen die Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungspflicht in HR ergibt sich aus mehreren Gesetzen gleichzeitig. Es gibt keine einheitliche Regelung, sondern ein Zusammenspiel aus Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Arbeitsrecht, das je nach Dokumentenart unterschiedliche Fristen vorgibt.

Zu den wichtigsten gesetzlichen Grundlagen gehören unter anderem:

• Abgabenordnung (AO) §§ 147, 169: Regelt steuerliche Aufbewahrungspflichten, in der Regel sechs bis zehn Jahre
• Handelsgesetzbuch (HGB) § 257: Gilt für kaufmännische Unterlagen, ebenfalls sechs bis zehn Jahre
• Sozialgesetzbuch (SGB IV) § 28f: Verpflichtet Arbeitgeber zur Aufbewahrung von Entgeltunterlagen für mindestens sechs Jahre
• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Verjährungsfristen für arbeitsrechtliche Ansprüche beeinflussen, wie lange Vertragsunterlagen sinnvollerweise aufzubewahren sind
• DSGVO: Regelt den Datenschutz und begrenzt, wie lange personenbezogene Daten gespeichert werden dürfen, auch in der Personalakte

Das Spannungsfeld zwischen Aufbewahrungspflicht und Datenschutz ist in der Praxis besonders relevant: Unterlagen dürfen nur so lange gespeichert bleiben, wie ein berechtigtes Interesse oder eine gesetzliche Pflicht besteht.

Was passiert nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen die entsprechenden Dokumente aus der Personalakte gelöscht oder vernichtet werden. Eine weitere Aufbewahrung wäre ohne gesetzliche Grundlage datenschutzrechtlich unzulässig und kann zu Verstößen gegen die DSGVO führen.

Die Vernichtung muss dabei datenschutzkonform erfolgen. Papierunterlagen sind so zu vernichten, dass eine Wiederherstellung ausgeschlossen ist, etwa durch zertifizierte Aktenvernichter. Digitale Unterlagen müssen sicher und unwiderruflich gelöscht werden. Unternehmen sollten den Löschprozess dokumentieren, um im Zweifelsfall nachweisen zu können, dass sie ihrer Pflicht nachgekommen sind.

Wichtig: Läuft eine Frist ab, während ein Rechtsstreit mit dem betreffenden Mitarbeitenden anhängig ist, sollte die Vernichtung bis zur abschließenden Klärung aufgeschoben werden.

Gelten andere Fristen für die digitale Personalakte?

Nein, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten unabhängig davon, ob Dokumente in Papierform oder digital vorliegen. Die digitale Personalakte unterliegt denselben Fristen wie eine physische Akte, entscheidend ist der Inhalt des Dokuments, nicht das Format.

Was sich bei der digitalen Personalakte ändert, ist die Handhabung: Digitale Systeme ermöglichen es, Fristen automatisiert zu hinterlegen, Erinnerungen zu setzen und Löschprozesse strukturiert zu steuern. Das reduziert das Risiko, Fristen zu versäumen oder Dokumente länger als erlaubt aufzubewahren.

Zudem müssen digitale Personalakten den Anforderungen der DSGVO entsprechen und revisionssicher geführt werden. Das bedeutet: Dokumente dürfen nachträglich nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden, und Zugriffe müssen nachvollziehbar protokolliert sein. Gerade für mittelständische Unternehmen bietet die digitale Personalakte hier erhebliche Vorteile gegenüber einer rein papiergestützten Verwaltung.

Wer darf Einblick in die Personalakte nehmen?

Grundsätzlich dürfen nur Personen Einblick in die Personalakte nehmen, die dazu berechtigt sind. Dazu gehören in erster Linie HR-Mitarbeitende, die direkt mit der Personalverwaltung betraut sind, sowie Vorgesetzte in dem Umfang, der für ihre Führungsaufgaben erforderlich ist.

Darüber hinaus haben Mitarbeitende nach § 83 BetrVG das Recht, ihre eigene Personalakte jederzeit einzusehen. Sie dürfen dabei eine Person ihres Vertrauens hinzuziehen, in der Regel jedoch keine gewerkschaftlichen Vertreter, sofern es sich nicht um betriebsverfassungsrechtliche Angelegenheiten handelt.

Dritte, etwa externe Dienstleister oder Behörden, dürfen nur unter klar definierten Voraussetzungen Einsicht erhalten. Unternehmen sollten intern klar regeln, wer welche Dokumente einsehen darf, und Zugriffsrechte in digitalen Systemen entsprechend konfigurieren. Eine strukturierte Personalverwaltung hilft dabei, Zugriffe transparent und nachvollziehbar zu gestalten.

Wie lassen sich Aufbewahrungsfristen effizient verwalten?

Aufbewahrungsfristen effizient zu verwalten bedeutet, Fristen systematisch zu erfassen, automatisiert zu überwachen und Löschprozesse strukturiert auszulösen. Wer das manuell versucht, riskiert Fehler, Versäumnisse und unnötigen Verwaltungsaufwand.

Bewährte Maßnahmen für eine effiziente Verwaltung von Personalunterlagen sind unter anderem:

• Dokumentenklassifizierung: Jedem Dokumententyp wird beim Anlegen eine Fristkategorie zugewiesen, sodass das System automatisch weiß, wann eine Löschung fällig ist
• Automatische Erinnerungen: HR-Software kann vor Ablauf einer Frist Hinweise generieren, damit die verantwortliche Person rechtzeitig handeln kann
• Revisionssichere Archivierung: Digitale Systeme protokollieren Zugriffe und Änderungen lückenlos, was im Prüffall wichtig ist
• Zentrale Datenbasis: Alle Dokumente an einem Ort zu verwalten verhindert, dass Unterlagen in verschiedenen Ablagesystemen vergessen werden

Gerade für mittelständische Unternehmen, die mehrere hundert oder tausend Personalakten verwalten, ist eine manuelle Fristenkontrolle kaum noch praktikabel. Digitale Lösungen schaffen hier Verlässlichkeit und entlasten die HR-Abteilung spürbar.

So unterstützt HRWare bei der Verwaltung von Aufbewahrungsfristen

Wir bei HRWare Consulting wissen, dass die Verwaltung von Aufbewahrungsfristen in der Praxis schnell komplex wird, besonders wenn Dokumente in verschiedenen Formaten und Systemen vorliegen. Mit der digitalen Personalakte der Sage HR Suite bieten wir eine Lösung, die genau hier ansetzt:

• Automatisierte Fristenverwaltung: Dokumente werden kategorisiert und Fristen hinterlegt, sodass Löschprozesse strukturiert und rechtzeitig angestoßen werden
• Revisionssichere Archivierung: Alle Zugriffe und Änderungen werden lückenlos protokolliert, DSGVO-konform und auditfähig
• Rollenbasierte Zugriffsrechte: Wer welche Dokumente sehen darf, wird im System klar geregelt und nachvollziehbar dokumentiert
• Hosting in Deutschland: Auf Wunsch hosten wir Ihre Personaldaten in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland
• Laufender Support: Unsere Betreuung endet nicht nach der Implementierung, wir begleiten Sie auch bei Änderungen gesetzlicher Anforderungen

Möchten Sie Ihre Aufbewahrungsfristen endlich zuverlässig und effizient verwalten? Sprechen Sie uns an, wir zeigen Ihnen, wie die digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen konkret eingesetzt werden kann.

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