Lässt sich Arbeitszeiterfassung mit DATEV integrieren?

Wer in einem mittelständischen Unternehmen Verantwortung für die Personalarbeit trägt, kennt die Situation: Die Zeitwirtschaft läuft in einem System, die Entgeltabrechnung in einem anderen, und am Monatsende werden Daten mühsam manuell übertragen oder per Export-Import-Verfahren zusammengeführt. Genau hier stellt sich die berechtigte Frage, ob sich die digitale Arbeitszeiterfassung direkt mit dem DATEV-Programm verbinden lässt, um diesen Medienbruch zu beseitigen. Die kurze Antwort lautet: Ja, eine Anbindung an DATEV ist möglich, aber sie erfordert eine sorgfältige technische und organisatorische Vorbereitung.

In diesem Beitrag erklären wir, welche Voraussetzungen eine solche Integration erfüllen muss, wie der Datenaustausch in der Praxis funktioniert und worauf Unternehmen achten sollten, um typische Fehlerquellen von Anfang an zu vermeiden. Wer seine Zeitwirtschaftssoftware bereits im Einsatz hat und nun den nächsten Schritt in Richtung durchgängiger Digitalisierung gehen möchte, findet hier eine fundierte Orientierung.

Technische Voraussetzungen für eine DATEV-Schnittstelle

Eine funktionierende Anbindung an das DATEV-Programm setzt voraus, dass beide beteiligten Systeme ein kompatibles Dateiformat unterstützen. In der Praxis hat sich das LODAS-Format von DATEV als Standard für die Übergabe von Lohn- und Gehaltsdaten etabliert. Die Zeitwirtschaftssoftware muss in der Lage sein, Zeitdaten in genau diesem Format zu exportieren, damit das DATEV-Programm die Informationen fehlerfrei einlesen kann.

Darüber hinaus spielen die Stammdaten eine entscheidende Rolle. Mitarbeiternummern, Kostenstellen und Abrechnungskreise müssen in beiden Systemen identisch gepflegt sein, da die Schnittstelle auf diesen Schlüsselfeldern basiert. Fehlen diese Übereinstimmungen oder weichen sie voneinander ab, kommt es zu Importfehlern auf der DATEV-Seite. Eine saubere Stammdatenpflege ist daher keine optionale Vorbereitung, sondern eine technische Grundbedingung für den reibungslosen Betrieb.

Zusätzlich sollte geklärt werden, ob die Zeitwirtschaftssoftware eine zertifizierte DATEV-Schnittstelle mitbringt oder ob die Anbindung über ein generisches Exportformat realisiert wird. Zertifizierte Schnittstellen bieten in der Regel mehr Stabilität bei DATEV-Updates und reduzieren den manuellen Anpassungsaufwand erheblich.

So funktioniert die Integration in der Praxis

Der Integrationsprozess läuft in der Regel in mehreren Schritten ab: Zunächst werden die erfassten Arbeitszeiten, Überstunden, Abwesenheiten und Zuschlagszeiten im Zeitwirtschaftssystem abgeschlossen und geprüft. Erst danach erfolgt der Export in das DATEV-kompatible Format.

Auf der DATEV-Seite wird die Datei dann eingelesen und den entsprechenden Lohnarten zugeordnet. Dieser Mapping-Schritt ist ein zentraler Bestandteil der Einrichtung: Jede Zeitart im Erfassungssystem, ob Gleitzeitstunden, Nachtschichtzuschlag oder Urlaubstag, muss einer definierten Lohnart im DATEV-Programm entsprechen. Dieses Mapping wird einmalig konfiguriert und bei Bedarf angepasst, wenn sich Abrechnungsregeln oder Arbeitszeitmodelle ändern.

Automatisierung versus manuelle Übergabe

Je nach technischer Infrastruktur kann die Datenübertragung vollautomatisiert oder halbmanuell erfolgen. Vollautomatische Lösungen übertragen die Daten in festgelegten Intervallen direkt zwischen den Systemen, ohne dass ein Mitarbeiter manuell eingreifen muss. Halbmanuelle Prozesse erfordern hingegen, dass eine verantwortliche Person den Export auslöst und die Datei in das DATEV-Programm importiert. Welches Modell sinnvoller ist, hängt unter anderem von der Unternehmensgröße, der Abrechnungsfrequenz und den IT-Ressourcen ab.

Sage HR Suite und DATEV: Was die Verbindung leistet

Die Sage HR Suite verfügt über eine integrierte Anbindung an das DATEV-Programm, die speziell für die Anforderungen mittelständischer Unternehmen konzipiert wurde. Dabei werden nicht nur einfache Arbeitsstunden übertragen, sondern auch komplexere Zeitdaten wie Schichtzulagen, Mehrarbeitsstunden, Urlaubsansprüche und Fehlzeiten.

Ein wesentlicher Vorteil dieser Verbindung liegt in der gemeinsamen Datenbasis. Da die Sage HR Suite Personalstammdaten, Zeitwirtschaft und Entgeltabrechnung in einem System zusammenführt, entfällt das manuelle Abgleichen zwischen verschiedenen Datenquellen. Die Zeitdaten aus dem Zeitwirtschaftsmodul fließen direkt in die Abrechnungsvorbereitung ein, was die Fehlerquote deutlich senkt und den Aufwand für die monatliche Abrechnungsroutine reduziert.

Für Unternehmen, die sowohl Gleitzeitmodelle als auch Schichtplanung abbilden müssen, ist diese durchgängige Verarbeitung besonders wertvoll. Komplexe Arbeitszeitkonten lassen sich minutengenau führen, und die daraus resultierenden abrechnungsrelevanten Werte werden zuverlässig an das DATEV-Programm übergeben, ohne dass Informationen auf dem Weg verloren gehen.

Häufige Fehlerquellen und wie man sie vermeidet

Selbst gut geplante Integrationen stoßen in der Praxis auf wiederkehrende Probleme. Die häufigste Fehlerquelle ist eine inkonsistente Stammdatenpflege: Wenn Mitarbeiternummern in der Zeitwirtschaftssoftware nicht exakt mit denen im DATEV-Programm übereinstimmen, scheitert der Import. Regelmäßige Synchronisationsprüfungen, insbesondere bei Neueinstellungen oder Abteilungswechseln, helfen, dieses Problem zu vermeiden.

Ein weiteres häufiges Problem ist das unvollständige Lohnarten-Mapping. Wird eine neue Zeitart eingeführt, zum Beispiel ein neues Schichtmodell oder ein tariflicher Zuschlag, muss diese Zeitart auch auf der DATEV-Seite als Lohnart angelegt und im Mapping berücksichtigt werden. Fehlt dieser Schritt, werden die entsprechenden Daten beim Import ignoriert oder lösen Fehlermeldungen aus.

Versionskonflikte und Update-Management

Ein oft unterschätztes Thema ist das Zusammenspiel von Software-Updates. Wenn das DATEV-Programm in einer neuen Version erscheint, können sich Schnittstellenformate oder Importlogiken ändern. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Zeitwirtschaftssoftware zeitnah kompatible Updates erhält und dass vor einem DATEV-Update ein Testlauf mit Beispieldaten durchgeführt wird. Dieser Schritt verhindert, dass ein Versionsupdate den laufenden Abrechnungsprozess unterbricht.

DSGVO-konforme Datenübertragung im Blick behalten

Die Übertragung von Arbeitszeitdaten zwischen Systemen ist datenschutzrechtlich relevant, denn Arbeitszeiten gelten als personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Unternehmen sind verpflichtet, sicherzustellen, dass diese Daten nur auf rechtlich zulässigen Wegen übertragen werden und dass geeignete technische sowie organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten getroffen sind.

Konkret bedeutet das unter anderem: Die Übertragungswege müssen verschlüsselt sein, Zugriffsrechte auf die Exportdateien müssen restriktiv vergeben werden, und es sollte dokumentiert sein, welche Daten zu welchem Zweck an das DATEV-Programm übergeben werden. Diese Dokumentation ist nicht nur aus Compliance-Gründen wichtig, sondern auch im Falle einer Prüfung durch Datenschutzbehörden hilfreich.

Darüber hinaus haben Arbeitnehmer das Recht, Einsicht in ihre erfassten Arbeitszeiten zu nehmen. Systeme, die eine transparente Anzeige der Zeitkonten für Mitarbeitende ermöglichen, unterstützen dieses Recht aktiv und reduzieren den administrativen Aufwand für Rückfragen an die HR-Abteilung. Wer die gesetzlichen Anforderungen rund um die Arbeitszeiterfassungspflicht für Arbeitgeber im Blick behalten möchte, sollte sicherstellen, dass das eingesetzte System revisionssichere Nachweise erzeugt und diese für die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen verfügbar hält.

Wie wir bei HRWare die Integration unterstützen

Eine reibungslose Anbindung der Zeitwirtschaft an das DATEV-Programm ist kein Selbstläufer, aber mit der richtigen Unterstützung gut umsetzbar. Wir begleiten Unternehmen bei diesem Vorhaben von der ersten Analyse bis zur produktiven Nutzung, und zwar nicht nur bei der technischen Einrichtung, sondern auch bei der organisatorischen Vorbereitung.

Als Sage Premium-Partner setzen wir die Sage HR Suite ein, die eine zertifizierte Anbindung an das DATEV-Programm mitbringt. Was wir dabei konkret leisten:

• Stammdatenabgleich und Mapping-Konfiguration: Wir richten das Lohnarten-Mapping individuell auf Ihre Abrechnungsstruktur ein und gleichen Stammdaten zwischen den Systemen ab.
• Modularer Einstieg: Sie starten mit dem Zeitwirtschaftsmodul und können die Sage HR Suite bei Bedarf um weitere Module wie digitale Personalakte oder Bewerbermanagement erweitern.
• DSGVO-konformes Hosting: Für Unternehmen ohne eigene IT-Infrastruktur für Personaldaten bieten wir Hosting in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland an.
• Laufender Support: Unsere Betreuung endet nicht mit der Implementierung. Bei DATEV-Updates, neuen Arbeitszeitmodellen oder gesetzlichen Änderungen stehen wir als Ansprechpartner bereit.
• Schulungen über die HRWare Akademie: Wir bieten praxisnahe Weiterbildung zu den eingesetzten Modulen, damit Ihre HR-Abteilung das System sicher und effizient nutzt.

Wenn Sie Ihre digitale Arbeitszeiterfassung mit dem DATEV-Programm verbinden möchten und dabei auf einen erfahrenen Partner setzen wollen, sprechen Sie uns gerne an. Wir analysieren gemeinsam Ihre aktuelle Systemlandschaft und zeigen Ihnen, wie eine saubere Integration in Ihrem konkreten Umfeld aussehen kann.