Welche Übergangsfristen gelten für die Pflicht zur Zeiterfassung?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung beschäftigt Personalverantwortliche und Geschäftsführer im Mittelstand seit dem wegweisenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022. Seitdem ist klar: Arbeitgeber sind grundsätzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Was jedoch noch immer fehlt, ist ein verbindliches Bundesgesetz mit konkreten Umsetzungsfristen. Genau das sorgt für Unsicherheit in vielen HR-Abteilungen, die wissen wollen: Ab wann gilt was, und was muss jetzt schon umgesetzt werden?

Dieser Beitrag gibt einen strukturierten Überblick über den aktuellen Rechtsstand, die diskutierten Übergangsfristen und die praktischen Schritte, die Unternehmen bereits heute einleiten sollten, um die Arbeitszeiterfassung Pflicht rechtssicher zu erfüllen.

Der aktuelle Stand der gesetzlichen Regelung

Die rechtliche Grundlage für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich derzeit nicht aus einem eigenständigen deutschen Gesetz, sondern aus zwei Quellen: dem BAG-Beschluss vom September 2022 sowie dem EuGH-Urteil von 2019, das EU-Mitgliedstaaten zur Einführung objektiver, verlässlicher und zugänglicher Zeiterfassungssysteme verpflichtet. Das Bundesarbeitsgericht hat in seiner Entscheidung klargestellt, dass die bestehende Auslegung des Arbeitsschutzgesetzes bereits eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung begründet.

Ein konkretes Arbeitszeiterfassungsgesetz auf Bundesebene, das diese Vorgaben ausdrücklich kodifiziert und mit Übergangsfristen versieht, befindet sich seit Jahren in der Diskussion. Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums aus dem Jahr 2023 hat die Debatte weiter befeuert, wurde jedoch bis heute nicht in ein verabschiedetes Gesetz überführt. Das bedeutet: Die grundsätzliche Arbeitszeiterfassung Pflicht besteht bereits, aber die gesetzliche Ausgestaltung mit Detailregelungen steht noch aus. Für Unternehmen ist das eine schwierige Situation, denn sie müssen handeln, ohne alle Rahmenbedingungen zu kennen.

Wichtig zu wissen ist außerdem, dass das Arbeitszeitgesetz schon jetzt bestimmte Dokumentationspflichten kennt, etwa die Aufzeichnung von Überstunden und Arbeitszeiten, die über acht Stunden hinausgehen. Diese Anforderungen gelten unabhängig vom neuen Gesetzgebungsvorhaben und sind für viele Unternehmen bereits heute verbindlich.

Welche Übergangsfristen sind geplant?

Der Referentenentwurf von 2023 sah gestaffelte Übergangsfristen vor, die sich an der Unternehmensgröße orientieren. Ob diese Fristen in einem künftigen Gesetz so übernommen werden, ist noch offen, sie geben jedoch eine Orientierung für die politische Richtung.

Geplante Staffelung nach Unternehmensgröße

Dem Entwurf zufolge sollten größere Unternehmen früher handeln müssen als kleinere. Für Betriebe mit mehr als 250 Beschäftigten war eine Frist von einem Jahr nach Inkrafttreten vorgesehen. Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden sollten zwei Jahre Zeit erhalten, und für Kleinbetriebe mit bis zu 10 Beschäftigten war eine Übergangsfrist von bis zu fünf Jahren im Gespräch. Diese Staffelung sollte insbesondere Arbeitszeiterfassung Kleinbetriebe entlasten und ihnen mehr Zeit zur Systemumstellung geben.

Was noch unklar ist

Da das Gesetz zum Stand 2026 noch nicht verabschiedet ist, gelten diese Fristen nicht verbindlich. Politische Entwicklungen, Koalitionsverhandlungen und europäische Vorgaben können die finale Ausgestaltung noch beeinflussen. Unternehmen sollten die Gesetzgebung aktiv verfolgen und sich nicht auf eine lange Übergangsfrist verlassen. Wer jetzt bereits eine digitale Lösung einführt, ist nicht nur auf der sicheren Seite, sondern profitiert auch unmittelbar von effizienteren Prozessen in der Zeitwirtschaft.

Was Unternehmen jetzt konkret vorbereiten sollten

Unabhängig vom genauen Zeitpunkt des Inkrafttretens eines neuen Gesetzes lohnt es sich, die eigene Ausgangssituation jetzt zu analysieren und konkrete Maßnahmen einzuleiten. Wer wartet, bis alle Details feststehen, riskiert Zeitdruck bei der Implementierung.

Bestandsaufnahme der aktuellen Erfassungspraxis

Viele Unternehmen nutzen bereits Lösungen zur Arbeitszeiterfassung, sei es über Excel-Tabellen, einfache Apps oder integrierte Softwaremodule. Entscheidend ist, ob diese Lösungen die gesetzlichen Anforderungen an Objektivität, Verlässlichkeit und Zugänglichkeit erfüllen. Eine Arbeitszeiterfassung Excel ist beispielsweise zwar weit verbreitet, aber aufgrund ihrer Manipulierbarkeit und fehlenden Automatisierung für eine rechtssichere Dokumentation oft nicht ausreichend.

Anforderungen an ein zukunftssicheres System

Ein rechtskonformes System zur digitalen Arbeitszeiterfassung sollte unter anderem folgende Aspekte abdecken können:

• Minutengenaue Erfassung von Beginn, Ende und Pausen der täglichen Arbeitszeit
• Automatische Berechnung von Überstunden und Arbeitszeitkonten
• Einsichtsmöglichkeit für Arbeitnehmer in ihre eigenen Zeitdaten
• Unterstützung flexibler Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit oder Schichtplanung
• Mobile Erfassung für Außendienstmitarbeitende
• Revisionssichere Speicherung und Auswertbarkeit der Daten

Dabei ist zu beachten, dass sich die gesetzlichen Detailanforderungen noch ändern können. Die genannte Liste ist daher nicht abschließend zu verstehen, sondern als Orientierung auf Basis des aktuellen Diskussionsstands. Wer Zeitwirtschaft digital abbilden möchte, sollte zudem darauf achten, dass das System nahtlos in die bestehende HR-Landschaft integrierbar ist.

Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen prüfen

In einigen Branchen und Unternehmen existieren bereits Regelungen zur Arbeitszeiterfassung über Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen. Diese können von den gesetzlichen Mindestanforderungen abweichen, müssen jedoch zukünftig mit dem neuen Gesetz kompatibel sein. Eine frühzeitige Abstimmung mit dem Betriebsrat ist daher sinnvoll.

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Konkret unterstützen wir Sie mit folgenden Leistungen und Funktionen:

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• Mobile Zeiterfassung: Auch für Außendienstmitarbeitende über App oder Browser nutzbar
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