Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Lohnabrechnungen beziehungsweise Unterlagen zur Entgeltabrechnung in der Regel sechs Jahre aufzubewahren, in bestimmten Fällen sogar zehn Jahre. Die genaue Frist richtet sich nach der Art des Dokuments und den einschlägigen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften. Für Unternehmen bedeutet das: Eine strukturierte, revisionssichere Archivierung ist kein optionales Extra, sondern eine gesetzliche Pflicht.

Fehlende Struktur in der Archivierung kostet mehr Zeit als die Abrechnung selbst

Viele Personalabteilungen investieren erheblichen Aufwand in die monatliche Entgeltabrechnung, vernachlässigen aber die systematische Ablage der fertigen Dokumente. Das Ergebnis: Wenn Prüfer, Mitarbeitende oder Behörden Nachweise anfordern, beginnt die eigentliche Arbeit erst. Dokumente werden manuell gesucht, Ordner durchforstet und E-Mails durchsucht. Dieser Aufwand lässt sich vermeiden, indem Archivierungsprozesse von Anfang an mitgedacht werden – idealerweise digital und direkt im Abrechnungssystem verankert.

Unklare Aufbewahrungsfristen erhöhen das Risiko bei Betriebsprüfungen

Wer nicht genau weiß, welche Dokumente wie lange aufzubewahren sind, läuft Gefahr, entweder zu früh zu löschen oder unnötig Speicherplatz mit längst veralteten Unterlagen zu belegen. Beides ist problematisch: Zu frühes Löschen kann bei einer Betriebsprüfung zu Bußgeldern führen, zu spätes Löschen kann gegen datenschutzrechtliche Grundsätze verstoßen. Eine klare interne Richtlinie, die Dokumenttypen und Fristen miteinander verknüpft, schafft hier Sicherheit und spart langfristig Ressourcen.

Wie lange muss der Arbeitgeber Lohnabrechnungen aufbewahren?

Für Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie die dazugehörigen Buchungsbelege gilt in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren nach handelsrechtlichen Vorschriften. Lohnkonten und steuerrechtlich relevante Unterlagen unterliegen häufig einer Frist von zehn Jahren. Maßgeblich sind unter anderem die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB).

Wichtig ist, dass die Frist nicht ab dem Datum des Dokuments, sondern in der Regel ab dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem das Dokument erstellt wurde. Ein Lohnkonto aus dem Jahr 2024 wäre demnach frühestens Ende 2034 löschreif, sofern die zehnjährige Frist gilt. Die genaue Zuordnung hängt vom jeweiligen Dokumenttyp ab und sollte im Einzelfall mit einem Steuerberater abgestimmt werden.

Hinzu kommt, dass Aufbewahrungsfristen durch laufende Prüfungsverfahren, Rechtsstreitigkeiten oder behördliche Anfragen verlängert werden können. Unternehmen sollten deshalb sicherstellen, dass ihre Archivierungslösung flexibel genug ist, um Fristen bei Bedarf anzupassen.

Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für die Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungspflicht für Entgeltabrechnungen ergibt sich aus mehreren gesetzlichen Quellen gleichzeitig. Zentral sind unter anderem die Abgabenordnung (§ 147 AO), das Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) sowie sozialversicherungsrechtliche Vorschriften. Die konkreten Fristen können sich durch Gesetzesänderungen verschieben.

Neben den steuerrechtlichen Anforderungen spielen auch datenschutzrechtliche Vorgaben eine Rolle. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Arbeitgeber, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Das bedeutet: Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist müssen Daten aktiv gelöscht werden, sofern kein anderer Rechtsgrund für die weitere Speicherung besteht.

Da sich gesetzliche Anforderungen regelmäßig ändern, empfiehlt es sich, die internen Archivierungsrichtlinien mindestens einmal jährlich zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Einzelfragen sollten stets mit einem Fachberater geklärt werden.

Was passiert, wenn Lohnabrechnungen nicht aufbewahrt werden?

Werden Lohnabrechnungen oder zugehörige Unterlagen nicht oder nicht lange genug aufbewahrt, drohen bei einer Betriebsprüfung empfindliche Konsequenzen. Finanzbehörden können fehlende Unterlagen als Verstoß gegen die Buchführungspflicht werten und Schätzungen vornehmen, die für das Unternehmen nachteilig ausfallen können.

Darüber hinaus können Mitarbeitende im Streitfall Nachweise über geleistete Zahlungen einfordern. Fehlen diese, entsteht eine Beweislücke, die rechtliche Auseinandersetzungen erschwert. Auch im Rahmen von Sozialversicherungsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung sind vollständige Lohnunterlagen Pflicht.

Die möglichen Folgen reichen von Bußgeldern bis hin zu Steuernachzahlungen. Unternehmen, die ihre Archivierung vernachlässigen, tragen also ein vermeidbares finanzielles und rechtliches Risiko.

Müssen Lohnabrechnungen in Papierform oder digital aufbewahrt werden?

Lohnabrechnungen dürfen grundsätzlich digital aufbewahrt werden, sofern die Anforderungen an die Unveränderbarkeit und Lesbarkeit erfüllt sind. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) definieren, unter welchen Bedingungen digitale Archivierung steuerrechtlich anerkannt wird. Eine reine Papierablage ist nicht zwingend erforderlich.

Entscheidend ist, dass digitale Dokumente revisionssicher gespeichert werden. Das bedeutet: Dokumente dürfen nachträglich nicht verändert werden, müssen jederzeit lesbar und reproduzierbar sein und innerhalb einer angemessenen Frist auffindbar sein. Systeme, die diese Anforderungen nicht erfüllen, genügen den GoBD-Vorgaben nicht.

Wer auf digitale Archivierung umstellt, sollte außerdem sicherstellen, dass die verwendeten Dateiformate auch langfristig lesbar bleiben und dass Zugriffsrechte klar geregelt sind. Nicht jede Software, die Dokumente speichert, erfüllt automatisch die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung.

Wie können HR-Abteilungen die Archivierung effizient gestalten?

Effiziente Archivierung beginnt mit einer klaren Dokumentenstruktur und einem System, das Fristen automatisch verwaltet. Wer Entgeltabrechnungen direkt aus der Abrechnungssoftware heraus revisionssicher ablegt, spart manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen. Entscheidend ist, dass Ablage und Fristenverwaltung nicht als separate Aufgaben behandelt werden.

Praktisch bewährt haben sich folgende Ansätze:

• Automatische Ablage der Abrechnungsdokumente direkt nach Abschluss des Abrechnungslaufs
• Hinterlegung von Löschfristen je Dokumenttyp im Archivierungssystem
• Klare Zugriffsrechte, die sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Einsicht erhalten
• Regelmäßige Überprüfung der Archivierungsrichtlinien, mindestens einmal jährlich
• Einbindung der digitalen Personalakte, um alle mitarbeiterbezogenen Dokumente zentral zu verwalten

Gerade dann, wenn die Entgeltabrechnung zu zeitaufwendig geworden ist und interne Kapazitäten an ihre Grenzen stoßen, lohnt es sich, Prozesse grundlegend zu überdenken. Eine integrierte Lösung, die Abrechnung und Archivierung verbindet, reduziert nicht nur den Aufwand, sondern erhöht auch die Rechtssicherheit.

So unterstützt HRWare bei der revisionssicheren Archivierung von Entgeltabrechnungen

Wir bei HRWare Consulting begleiten Unternehmen nicht nur bei der Einführung der Sage HR Suite, sondern auch bei der Frage, wie Entgeltabrechnungen rechtssicher und effizient archiviert werden können. Für Unternehmen, bei denen die monatliche Abrechnung zu viele interne Kapazitäten bindet, bieten wir zudem unseren Lohn- und Gehaltsabrechnungsservice (BPO) an:

• Vollständige oder teilweise Übernahme der Entgeltabrechnung, gesetzeskonform und termingerecht
• Abrechnung auf einem zertifizierten System inklusive elektronischem Meldewesen und Bescheinigungswesen
• Übergabe an die Finanzbuchhaltung sowie Anbindung an DATEV auf Wunsch
• Revisionssichere Ablage der Abrechnungsdokumente, Hosting in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland
• Entlastung des internen Payroll-Teams bei gleichzeitiger Minimierung von Risiken durch gesetzliche Änderungen

Ob Sie die Abrechnung vollständig auslagern oder nur einzelne Prozesse optimieren möchten: Wir finden gemeinsam mit Ihnen die passende Lösung. Sprechen Sie uns gerne an und erfahren Sie, wie wir Ihre HR-Abteilung dauerhaft entlasten können.