Gehaltsabrechnungen müssen vom Arbeitgeber in der Regel sechs Jahre aufbewahrt werden, sofern sie lohnsteuerrechtlich relevant sind. Handelt es sich um Unterlagen mit Bezug zur Buchführung oder zum Jahresabschluss, gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Die genaue Frist hängt von der Art des Dokuments und dem jeweils anwendbaren Rechtsbereich ab. Arbeitnehmende sollten ihre eigenen Abrechnungen ebenfalls mehrere Jahre aufbewahren.

Fehlende Aufbewahrungsfristen kosten Sie mehr als nur Bußgelder

Wer Lohnunterlagen nicht vollständig oder nicht lange genug aufbewahrt, riskiert bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt oder die Rentenversicherung erhebliche Probleme. Fehlende Belege können dazu führen, dass Betriebsausgaben nicht anerkannt werden oder Nachzahlungen fällig werden. Das eigentliche Problem ist oft kein Vorsatz, sondern fehlende Struktur: Abrechnungen liegen in verschiedenen Systemen, Ordnern oder Postfächern verteilt. Eine zentrale, revisionssichere Ablage verhindert genau das und macht Prüfungen deutlich weniger aufwendig.

Unklare Zuständigkeiten zwischen HR und Buchhaltung verzögern die Compliance

In vielen Unternehmen ist nicht klar geregelt, wer für die Aufbewahrung von Entgeltabrechnungen verantwortlich ist. Die Personalabteilung sieht es als Aufgabe der Buchhaltung, die Buchhaltung verweist auf HR. Das Ergebnis: Dokumente fehlen, Fristen werden versäumt, und im Prüfungsfall fehlen Nachweise. Der konkrete Schritt zur Lösung ist eine eindeutige interne Regelung, welche Abteilung welche Unterlagen wie lange und in welchem System aufbewahrt. Wer das schriftlich festlegt und technisch umsetzt, schafft Klarheit auf beiden Seiten.

Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für die Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungspflicht für Lohnunterlagen ergibt sich aus mehreren Gesetzen gleichzeitig. Steuerrechtlich sind vor allem die Abgabenordnung (AO) und das Einkommensteuergesetz (EStG) maßgeblich. Für buchführungspflichtige Unternehmen gilt zusätzlich das Handelsgesetzbuch (HGB). Sozialversicherungsrechtliche Anforderungen ergeben sich unter anderem aus dem Sozialgesetzbuch IV (SGB IV).

Die relevanten Fristen im Überblick:

• Zehn Jahre: Lohnunterlagen, die der Buchführung zugeordnet werden, zum Beispiel Lohnkonten, Beitragsabrechnungen und Buchungsbelege
• Sechs Jahre: Sonstige steuerlich relevante Unterlagen, soweit sie nicht unter die zehnjährige Frist fallen

Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen erstellt wurden. Bitte beachten Sie, dass sich gesetzliche Anforderungen ändern können. Im Zweifelsfall empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

Was zählt alles zu den aufbewahrungspflichtigen Lohnunterlagen?

Aufbewahrungspflichtige Lohnunterlagen umfassen alle Dokumente, die zur Berechnung, Prüfung und Nachvollziehbarkeit der Entgeltabrechnung notwendig sind. Dazu gehören unter anderem Lohnkonten, Gehaltsabrechnungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Aufzeichnungen über geleistete Arbeitszeiten.

Konkret zählen dazu unter anderem:

• Monatliche Entgeltabrechnungen für alle Mitarbeitenden
• Lohnsteueranmeldungen und Nachweise zur Übermittlung über das ELSTER-Verfahren
• Beitragsnachweise und Meldungen an die Sozialversicherungsträger
• Zeitnachweise, Stundenzettel und Arbeitszeitaufzeichnungen
• Bescheinigungen wie Lohnsteuerbescheinigungen oder Sozialversicherungsnachweise
• Verträge und Vereinbarungen, die die Lohnberechnung beeinflussen, zum Beispiel Bonusregelungen oder Zulagenvereinbarungen

Diese Aufzählung ist nicht abschließend. Je nach Branche, Unternehmensstruktur und anwendbarem Tarifvertrag können weitere Unterlagen relevant sein. Auch hier gilt: Die gesetzlichen Anforderungen können sich ändern, weshalb eine regelmäßige Überprüfung der internen Ablagepraxis sinnvoll ist.

Müssen Mitarbeitende ihre Gehaltsabrechnungen selbst aufbewahren?

Für Arbeitnehmende besteht keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für ihre eigenen Gehaltsabrechnungen. Es ist jedoch aus praktischen Gründen empfehlenswert, die Abrechnungen mehrere Jahre zu behalten, insbesondere im Hinblick auf spätere Rentenansprüche oder Streitigkeiten über Lohnzahlungen.

Konkret empfiehlt es sich für Mitarbeitende, Gehaltsabrechnungen mindestens so lange aufzubewahren, bis der Rentenversicherungsträger die entsprechenden Zeiten bestätigt hat. Wer seinen Rentenbescheid noch nicht erhalten hat oder Lücken in der Rentenbiografie befürchtet, sollte Abrechnungen deutlich länger archivieren. Im Streitfall mit dem Arbeitgeber können die Abrechnungen zudem als Nachweis dienen, dass Zahlungen korrekt erfolgt sind.

Für die Steuererklärung sind Gehaltsabrechnungen in der Regel nicht zwingend erforderlich, da die Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitgebers als Grundlage dient. Dennoch kann es hilfreich sein, die monatlichen Abrechnungen zur Kontrolle bereitzuhalten.

Wie sollten Gehaltsabrechnungen sicher und gesetzeskonform aufbewahrt werden?

Gehaltsabrechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar, unveränderbar und jederzeit abrufbar sind. Das gilt sowohl für Papierbelege als auch für digitale Dokumente. Bei digitaler Ablage sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) zu beachten.

Wer Abrechnungen digital archiviert, muss sicherstellen, dass:

1. Dokumente nicht nachträglich verändert werden können (Revisionssicherheit)
2. Der Zugriff auf berechtigte Personen beschränkt ist (Datenschutz nach DSGVO)
3. Eine geordnete Ablage gewährleistet ist, die eine schnelle Auffindbarkeit ermöglicht
4. Backups und Ausfallsicherheit vorhanden sind, damit keine Daten verloren gehen

Papierdokumente müssen vor Feuchtigkeit, Licht und unbefugtem Zugriff geschützt sein. In der Praxis setzen viele Unternehmen auf digitale Lösungen, die diese Anforderungen technisch abbilden. Eine integrierte HR-Softwarelösung kann dabei helfen, Abrechnungen zentral, sicher und gesetzeskonform zu verwalten, ohne dass separate Ablagesysteme gepflegt werden müssen.

Was passiert, wenn Aufbewahrungsfristen nicht eingehalten werden?

Werden Lohnunterlagen nicht oder nicht lange genug aufbewahrt, drohen bei einer Betriebsprüfung erhebliche Konsequenzen. Finanzbehörden und Rentenversicherungsträger können fehlende Unterlagen als Verletzung der Aufzeichnungspflichten werten, was zu Schätzungen, Nachzahlungen und Bußgeldern führen kann.

Im schlimmsten Fall schätzen die Prüfer die Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge auf Basis vorhandener Informationen, was in der Regel zulasten des Unternehmens ausfällt. Zusätzlich können Ordnungswidrigkeiten nach der Abgabenordnung oder dem Sozialgesetzbuch verhängt werden. Die genaue Höhe möglicher Sanktionen hängt vom Einzelfall ab und kann erheblich variieren.

Auch zivilrechtlich kann das Fehlen von Abrechnungen problematisch werden, etwa wenn ehemalige Mitarbeitende Ansprüche geltend machen und der Arbeitgeber keine Nachweise mehr vorlegen kann. Eine lückenlose, fristgerechte Aufbewahrung ist daher nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine praktische Absicherung für das Unternehmen.

So unterstützt HRWare Sie bei der gesetzeskonformen Aufbewahrung von Lohnabrechnungen

Die korrekte Aufbewahrung von Entgeltabrechnungen ist kein einmaliges Projekt, sondern eine dauerhafte Aufgabe, die klare Prozesse und verlässliche Systeme erfordert. Wir bei HRWare unterstützen Sie dabei auf mehreren Ebenen:

• Entgeltabrechnung als BPO-Service: Wir übernehmen die vollständige oder teilweise Abwicklung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung, gesetzeskonform, termingerecht und auf einem zertifizierten System. Dabei kümmern wir uns auch um das elektronische Meldewesen und die Übergabe an die Finanzbuchhaltung.
• Revisionssichere digitale Ablage: Die Sage HR Suite ermöglicht eine strukturierte, DSGVO-konforme Archivierung aller abrechnungsrelevanten Dokumente, ohne Medienbrüche und ohne manuelle Ablagearbeit.
• Hosting in Deutschland: Wer keine eigene IT-Infrastruktur für Personaldaten betreiben möchte, kann unsere Hosting-Option nutzen. Die Daten liegen in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland.
• Laufender Support: Unsere Betreuung endet nicht nach der Implementierung. Bei gesetzlichen Änderungen oder Fragen zu Aufbewahrungsfristen stehen wir Ihnen als Ansprechpartner zur Seite.

Möchten Sie wissen, wie wir Ihre Entgeltabrechnung und Dokumentenarchivierung konkret optimieren können? Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf und wir besprechen gemeinsam, welche Lösung zu Ihrem Unternehmen passt.