Wie lautet die Formel zur Berechnung der Kosten pro Person?

Die Kosten pro Einstellung (Cost per Hire) umfassen alle Ausgaben, die einem Unternehmen entstehen, wenn eine Stelle neu besetzt wird. Die Formel lautet: Gesamte Recruiting-Kosten geteilt durch die Anzahl der Einstellungen im gleichen Zeitraum. In die Berechnung fließen sowohl interne Aufwände wie Personalzeit als auch externe Kosten wie Stellenanzeigen oder Headhunter-Honorare ein. Diese Kennzahl ist ein zentrales Instrument, um Personalkosten zu planen und Recruiting-Prozesse wirtschaftlich zu bewerten.

Unvollständige Kostentransparenz bremst Ihre Personalplanung aus

Viele Unternehmen erfassen nur die offensichtlichen Recruiting-Kosten wie Stellenanzeigen und Agenturhonorare. Dabei bleiben interne Aufwände wie die Arbeitszeit von HR-Mitarbeitenden, von Führungskräften im Auswahlprozess oder für Onboarding-Ressourcen häufig unberücksichtigt. Das führt dazu, dass die tatsächlichen Kosten pro Einstellung systematisch unterschätzt werden und Budgets nicht realistisch geplant werden können. Der konkrete Schritt: Erfassen Sie alle beteiligten Kostenstellen vollständig, bevor Sie Vergleichswerte oder Benchmarks heranziehen.

Fehlende Kennzahlen machen strategische Personalentscheidungen zur Raterei

Wer die Kosten pro Einstellung nicht kennt, kann auch nicht beurteilen, ob ein Recruiting-Kanal wirtschaftlich sinnvoll ist oder ob eine Prozessoptimierung tatsächlich Einsparungen bringt. Ohne diese Datenbasis werden Budgetentscheidungen oft aus dem Bauch heraus getroffen, statt auf Grundlage belastbarer Zahlen. Der Ausweg liegt in einer konsequenten Datenpflege: Wenn Recruiting-Daten zentral und strukturiert erfasst werden, entstehen die Grundlagen für echte strategische Steuerung bei der Personalkostenplanung.

Was sind die Kosten pro Einstellung und warum sind sie wichtig?

Die Kosten pro Einstellung sind eine HR-Kennzahl, die alle Aufwände zusammenfasst, die für die Besetzung einer offenen Stelle anfallen. Sie helfen dabei, den wirtschaftlichen Aufwand des Recruitings messbar zu machen, Budgets realistisch zu planen und verschiedene Recruiting-Strategien miteinander zu vergleichen.

Diese Kennzahl ist besonders dann wertvoll, wenn Unternehmen ihre Personalkosten planen und steuern wollen. Wer weiß, wie viel eine Einstellung im Durchschnitt kostet, kann gezielt prüfen, welche Recruiting-Kanäle, Prozesse oder Maßnahmen wirtschaftlich sind und wo Optimierungspotenzial besteht.

Für mittelständische Unternehmen ist dieser Überblick besonders relevant, weil HR-Ressourcen dort oft knapper sind und jede Fehlbesetzung spürbare Konsequenzen hat. Die Kosten pro Einstellung sind daher nicht nur eine operative Kennzahl, sondern ein strategisches Steuerungsinstrument.

Wie lautet die Formel zur Berechnung der Kosten pro Einstellung?

Die Formel lautet: Kosten pro Einstellung = Gesamte Recruiting-Kosten / Anzahl der Einstellungen. Dabei werden alle internen und externen Kosten, die im betrachteten Zeitraum für das Recruiting angefallen sind, addiert und durch die Anzahl der tatsächlich besetzten Stellen geteilt.

Konkret bedeutet das: Wenn ein Unternehmen in einem Quartal insgesamt 30.000 Euro für Recruiting ausgegeben und dabei zehn Stellen besetzt hat, betragen die Kosten pro Einstellung 3.000 Euro. Die Berechnung klingt einfach, wird aber in der Praxis oft unvollständig durchgeführt, weil nicht alle relevanten Kostenpositionen erfasst werden.

Wichtig ist, einen klar definierten Zeitraum zu wählen und alle Kostenpositionen konsequent zu berücksichtigen. Nur dann liefert die Kennzahl einen aussagekräftigen Wert, der sich sinnvoll mit internen Vorperioden oder externen Benchmarks vergleichen lässt.

Welche Kostenarten fließen in die Berechnung ein?

In die Berechnung der Kosten pro Einstellung fließen unter anderem externe Kosten wie Stellenanzeigen, Agenturhonorare und Assessments sowie interne Kosten wie die Arbeitszeit von HR-Mitarbeitenden, Führungskräften und Interviewteilnehmenden ein. Hinzu kommen Onboarding-Aufwände und gegebenenfalls Reisekosten für Bewerbende.

Externe Kosten

Zu den externen Kosten zählen unter anderem:

• Schaltung von Stellenanzeigen auf Jobbörsen oder in Printmedien
• Honorare für Personalvermittler oder Executive-Search-Agenturen
• Kosten für Eignungsdiagnostik, Assessments oder Hintergrundprüfungen
• Reisekostenerstattungen für Bewerbende

Interne Kosten

Interne Kosten werden häufig unterschätzt, machen aber oft einen erheblichen Anteil aus. Dazu gehören unter anderem:

• Arbeitszeit der HR-Mitarbeitenden für Ausschreibung, Sichtung und Kommunikation
• Zeit von Führungskräften und Fachabteilungen für Interviews und Entscheidungsprozesse
• Onboarding-Aufwände wie Einarbeitung, Schulungen und administrative Tätigkeiten
• Anteilige IT- und Systemkosten für Bewerbermanagementsoftware

Wer nur die externen Kosten erfasst, unterschätzt die tatsächliche Belastung erheblich. Gerade die internen Aufwände sind schwerer zu messen, aber entscheidend für ein realistisches Bild bei der Personalkostenplanung.

Was ist ein realistischer Richtwert für die Kosten pro Einstellung?

Ein allgemeingültiger Richtwert existiert nicht, weil die Kosten pro Einstellung stark von Branche, Unternehmensgröße, Stelle und Recruiting-Strategie abhängen. Branchen- und Unternehmensvergleiche zeigen jedoch, dass die Kosten bei einfacheren Stellen deutlich niedriger liegen als bei Fach- oder Führungspositionen.

Als grobe Orientierung gilt: Je spezialisierter eine Stelle ist und je länger der Recruiting-Prozess dauert, desto höher fallen die Kosten aus. Bei Positionen, für die externe Personalvermittler eingesetzt werden, können die Kosten pro Einstellung schnell ein Vielfaches des monatlichen Bruttogehalts betragen.

Sinnvoller als externe Benchmarks ist oft der interne Vergleich über die Zeit: Wenn Unternehmen ihre eigenen Kosten konsequent erfassen, können sie Verbesserungen durch optimierte Prozesse oder veränderte Recruiting-Kanäle direkt messen und bewerten.

Wie lassen sich die Kosten pro Einstellung dauerhaft senken?

Die Kosten pro Einstellung lassen sich vor allem durch drei Ansätze reduzieren: effizientere Prozesse im Recruiting, eine stärkere Nutzung kostengünstiger Kanäle wie Active Sourcing oder Mitarbeiterempfehlungen sowie eine schnellere Entscheidungsfindung, die Prozesslaufzeiten verkürzt.

Konkret helfen folgende Maßnahmen dabei, Recruiting-Kosten zu senken:

1. Bewerbermanagement strukturieren: Klare Prozesse und digitale Unterstützung reduzieren manuelle Aufwände und beschleunigen die Bearbeitung von Bewerbungen.
2. Recruiting-Kanäle analysieren: Wer regelmäßig auswertet, welche Kanäle die besten Kandidat:innen zu welchen Kosten liefern, kann Budgets gezielt umschichten.
3. Mitarbeiterempfehlungsprogramme stärken: Empfehlungen durch bestehende Mitarbeitende sind oft kostengünstiger und führen zu passenderen Einstellungen.
4. Onboarding optimieren: Ein strukturiertes Onboarding verkürzt die Zeit bis zur vollen Produktivität und reduziert Frühfluktuation, die erneute Recruiting-Kosten verursacht.
5. Datenbasis aufbauen: Nur wer Kosten systematisch erfasst, erkennt, wo der größte Hebel liegt.

Welche HR-Software hilft bei der Erfassung der Recruiting-Kosten?

HR-Software mit integriertem Bewerbermanagement ermöglicht die strukturierte Erfassung aller Recruiting-Aktivitäten und ihrer Kosten. Systeme, die Bewerbermanagement, Zeitwirtschaft und Personalcontrolling in einer gemeinsamen Datenbasis verbinden, liefern die vollständigsten Grundlagen für die Kostenberechnung pro Einstellung.

Entscheidend ist, dass die Software nicht nur Bewerbungen verwaltet, sondern auch Prozesszeiten, Kanalquellen und Onboarding-Aufwände nachvollziehbar macht. Nur dann lässt sich die Formel zur Berechnung der Kosten pro Einstellung mit belastbaren Zahlen befüllen, anstatt auf Schätzwerte angewiesen zu sein.

So unterstützt HRWare bei der Personalkostenplanung und beim Recruiting-Controlling

Wir bei HRWare Consulting wissen, dass belastbare Zahlen die Grundlage für jede strategische Personalentscheidung sind. Mit der Sage HR Suite bieten wir Ihnen eine modulare Plattform, die Bewerbermanagement, Personalcontrolling und Zeitwirtschaft auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammenführt, sodass Sie Recruiting-Kosten vollständig und nachvollziehbar erfassen können.

Konkret unterstützen wir Sie dabei durch:

• Strukturiertes Bewerbermanagement mit Kanal- und Kostenverfolgung
• Integriertes Personalcontrolling für aussagekräftige Kennzahlen wie die Kosten pro Einstellung
• Modularer Einstieg: Sie starten mit dem Modul, das Ihnen den größten Mehrwert bringt, und erweitern bei Bedarf
• Eine zentrale Datenbasis für HR, Entgeltabrechnung und Reporting, ohne Systembrüche
• Laufender Support nach der Implementierung, damit Sie die Software dauerhaft effektiv nutzen
• Schulungsangebote über die HRWare Akademie, um Ihr Team gezielt weiterzubilden

Möchten Sie wissen, wie Sie Ihre Recruiting-Kosten transparent machen und Personalkosten gezielt planen können? Sprechen Sie uns an, und wir zeigen Ihnen, wie die Sage HR Suite das in der Praxis umsetzt.