Was sind Reisekosten und was zählt dazu?

Reisekosten sind alle Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Dazu zählen unter anderem Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Reisenebenkosten. Sie entstehen immer dann, wenn Beschäftigte vorübergehend außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig werden – sei es beim Kunden vor Ort, auf einer Messe oder an einem anderen Unternehmensstandort.

Unvollständige Reisekostenabrechnungen kosten Unternehmen bares Geld

Wenn Reisekosten nicht vollständig oder nicht korrekt erfasst werden, gehen Unternehmen und Mitarbeitenden steuerliche Vorteile verloren. Erstattungen werden zu spät ausgezahlt, Belege gehen verloren, und die Lohnbuchhaltung muss nacharbeiten. Das kostet nicht nur Zeit, sondern birgt auch das Risiko, bei einer Betriebsprüfung Rückfragen zu erhalten. Der erste Schritt zur Verbesserung ist ein klares, einheitliches Verfahren für die Erfassung und Einreichung von Reisekosten – am besten digital und direkt an die Entgeltabrechnung angebunden.

Fehlende Transparenz bei Reisekostenrichtlinien bremst die Abrechnung aus

Viele Unternehmen haben keine klar kommunizierte Reisekostenrichtlinie, oder sie ist veraltet. Mitarbeitende wissen dann nicht, was erstattet wird, welche Pauschalen gelten und welche Belege sie einreichen müssen. Das führt zu Rückfragen, Korrekturen und verzögerten Abrechnungen. Eine aktuelle, schriftlich dokumentierte Richtlinie, die regelmäßig auf Gesetzesänderungen geprüft wird, schafft Klarheit auf beiden Seiten und beschleunigt den gesamten Prozess spürbar.

Was sind Reisekosten genau?

Reisekosten sind beruflich veranlasste Aufwendungen, die durch eine Auswärtstätigkeit entstehen. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist. Die steuerliche Behandlung und die Erstattungsregeln richten sich unter anderem nach dem Einkommensteuergesetz und den Lohnsteuerrichtlinien.

Entscheidend ist der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte: Das ist in der Regel der Ort, dem ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist – typischerweise das Büro oder der Betriebssitz. Fahrten dorthin sind keine Reisekosten im steuerlichen Sinne, sondern Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, für die andere Regelungen gelten.

Sobald ein Mitarbeitender jedoch zu einem Kunden fährt, eine Filiale besucht oder an einer externen Schulung teilnimmt, liegt eine Auswärtstätigkeit vor, und damit können Reisekosten anfallen, die steuerlich relevant sind.

Was zählt alles zu den Reisekosten?

Zu den Reisekosten zählen vier Hauptkategorien: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Jede Kategorie folgt eigenen steuerlichen Regeln und Pauschalen, die regelmäßig angepasst werden können.

• Fahrtkosten: Kosten für die Nutzung des eigenen Pkw (abgerechnet über eine Kilometerpauschale), öffentliche Verkehrsmittel, Taxi oder Mietwagen sowie Flug- und Bahntickets.
• Verpflegungsmehraufwendungen: Pauschbeträge, die bei mehrstündiger Abwesenheit vom Wohnort und der ersten Tätigkeitsstätte anfallen. Die Höhe richtet sich nach der Abwesenheitsdauer und dem Reiseziel (Inland oder Ausland).
• Übernachtungskosten: Tatsächliche Kosten für ein Hotel oder eine andere Unterkunft, die nachgewiesen werden müssen. Für bestimmte Fälle gibt es steuerliche Pauschalen.
• Reisenebenkosten: Dazu zählen unter anderem Parkgebühren, Gepäckaufbewahrung, Maut, Trinkgelder im üblichen Rahmen und ähnliche kleinere Aufwendungen.

Diese Aufzählung gibt einen guten Überblick, ist aber nicht abschließend. Welche Kosten im Einzelfall erstattungs- und steuerfähig sind, hängt von den konkreten Umständen ab und kann sich durch gesetzliche Änderungen ändern.

Was ist der Unterschied zwischen Reisekosten und Reisekostenerstattung?

Reisekosten sind die tatsächlich entstandenen Aufwendungen des Mitarbeitenden. Die Reisekostenerstattung ist die Zahlung des Arbeitgebers, mit der diese Kosten erstattet werden. Beide Begriffe beschreiben also verschiedene Seiten desselben Vorgangs: Aufwand auf der einen, Ausgleich auf der anderen Seite.

Steuerlich ist die Unterscheidung relevant, weil Erstattungen durch den Arbeitgeber bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei sind. Zahlt ein Unternehmen mehr als die gesetzlich vorgesehenen Pauschalen oder Höchstbeträge, kann der übersteigende Betrag lohnsteuerpflichtig werden. Deshalb ist es wichtig, dass die Entgeltabrechnung Reisekostenerstattungen korrekt bewertet und verarbeitet.

Nicht jede Erstattung ist automatisch steuerfrei. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Abrechnungsprozesse die aktuellen steuerlichen Vorgaben berücksichtigen. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Abstimmung mit einem Steuerberater.

Welche Reisekosten sind steuerlich absetzbar?

Reisekosten können auf zwei Ebenen steuerlich relevant sein: Arbeitgeber können erstattete Beträge als Betriebsausgaben absetzen. Arbeitnehmer können nicht erstattete Reisekosten als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend machen. Steuerfreiheit beim Arbeitgeber setzt voraus, dass die gesetzlichen Voraussetzungen und Höchstgrenzen eingehalten werden.

Für Fahrtkosten gilt beim eigenen Pkw eine Kilometerpauschale, die der Gesetzgeber festlegt. Verpflegungspauschalen hängen von der Abwesenheitsdauer und dem Reiseland ab. Übernachtungskosten werden grundsätzlich in tatsächlicher Höhe anerkannt, sofern ein Beleg vorliegt. Für Auslandsreisen gelten eigene Pauschalen, die je nach Land unterschiedlich hoch sind und sich ändern können.

Wichtig: Die genauen Beträge und Grenzen werden vom Gesetzgeber festgelegt und können sich jährlich ändern. Unternehmen sollten ihre Reisekostenrichtlinien regelmäßig auf Aktualität prüfen und bei konkreten steuerlichen Fragen einen Fachberater hinzuziehen.

Wie werden Reisekosten korrekt abgerechnet?

Eine korrekte Reisekostenabrechnung setzt voraus, dass alle relevanten Angaben vollständig dokumentiert sind: Reisezweck, Reiseziel, Abwesenheitsdauer, entstandene Kosten und entsprechende Belege. Auf dieser Grundlage werden die erstattungsfähigen Beträge berechnet und in der Entgeltabrechnung steuerlich korrekt eingeordnet.

Der typische Prozess folgt diesen Schritten:

1. Der Mitarbeitende dokumentiert die Reise mit Datum, Uhrzeit, Ziel und Zweck.
2. Alle Belege werden gesammelt und der Abrechnung beigefügt.
3. Die Abrechnung wird eingereicht, unter anderem mit Angaben zur Abwesenheitsdauer für die Verpflegungspauschalen.
4. Die Personalabteilung oder Lohnbuchhaltung prüft die Angaben und ordnet die Kostenarten steuerlich korrekt ein.
5. Die Erstattung wird mit der nächsten Entgeltabrechnung ausgezahlt oder separat überwiesen.

Fehler entstehen häufig bei der Abwesenheitsberechnung, bei fehlenden Belegen oder wenn Pauschalen falsch angewendet werden. Ein strukturiertes Formular oder eine digitale Lösung hilft, diese Fehlerquellen zu reduzieren.

Wie kann HR-Software die Reisekostenabrechnung vereinfachen?

HR-Software kann den gesamten Reisekostenprozess digitalisieren: von der Erfassung durch den Mitarbeitenden über die Prüfung durch die HR-Abteilung bis zur direkten Übergabe an die Entgeltabrechnung. Das reduziert manuelle Schritte, minimiert Fehler und beschleunigt die Auszahlung.

Ohne digitale Unterstützung laufen Reisekostenabrechnungen häufig über Excel-Tabellen, E-Mails oder Papierformulare. Das kostet Zeit auf beiden Seiten und macht eine konsistente Prüfung schwierig. Medienbrüche entstehen spätestens dann, wenn die Daten manuell in die Lohnbuchhaltung übertragen werden müssen.

Integrierte Lösungen, die Reisekostendaten direkt mit der Entgeltabrechnung verknüpfen, schaffen hier eine einheitliche Datenbasis. Steuerliche Bewertungen können systemseitig unterstützt werden, und Mitarbeitende können Belege mobil einreichen, was den Prozess erheblich beschleunigt.

So unterstützt HRWare bei der Reisekostenabrechnung

Wir bei HRWare Consulting begleiten mittelständische Unternehmen dabei, ihre HR-Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren, einschließlich der Reisekostenabrechnung. Als Sage-Premium-Partner kennen wir die Anforderungen moderner Personalabteilungen und wissen, wo manuelle Prozesse am meisten Zeit kosten.

Konkret unterstützen wir Sie unter anderem bei folgenden Themen:

• Integration der Reisekostenabrechnung in die Sage HR Suite, damit Daten direkt in die Entgeltabrechnung fließen – ohne Medienbrüche.
• Prozessberatung: Wir helfen dabei, klare Abläufe und Richtlinien für die Reisekostenerfassung zu definieren, die zu Ihrem Unternehmen passen.
• Modulare Erweiterung: Sie starten mit dem, was Sie aktuell benötigen, und erweitern die Lösung bei Bedarf um weitere HR-Module.
• BPO-Option: Wenn Sie die Entgeltabrechnung vollständig oder teilweise auslagern möchten, übernehmen wir als Lohn- und Gehaltsabrechnungspartner die gesetzeskonforme Verarbeitung für Sie, inklusive der korrekten Behandlung von Reisekostenerstattungen.
• Laufender Support: Unsere Betreuung endet nicht nach der Implementierung. Unser Team steht Ihnen auch im laufenden Betrieb zur Seite, wenn sich gesetzliche Vorgaben ändern oder neue Anforderungen entstehen.

Möchten Sie wissen, wie eine moderne Reisekostenabrechnung in Ihrer Personalabteilung aussehen kann? Sprechen Sie uns gerne an, und wir schauen gemeinsam, welche Lösung am besten zu Ihren Anforderungen passt.

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